Checklist pour organiser une marche caritative

Une marche caritative demande bien plus qu’un itinéraire et une date. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser le parcours, organiser les inscriptions et répartir les bénévoles avant le jour J. Cette checklist rassemble les 68 tâches et 41 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être préparées. Vous saurez aussi quand vérifier la météo, envoyer les dernières consignes et installer les points de repos.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Arrêter définitivement l’itinéraire
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander des mesures de circulation
Créer le formulaire d’inscription en ligne
Publier les informations sur l’itinéraire
Envoyer les invitations
2 personnes
Approcher les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Inscrire les bénévoles
Explorer le parcours sur place
3 personnes
Déterminer les points de repos
2 personnes
Marquer les points de circulation
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
Commander les dossards
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Trier les bracelets et les dossards
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les dernières informations aux participants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Recharger les talkies-walkies
Rendre le lieu de départ propre
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le comptoir d’arrivée
2 personnes
Installer les points de repos
4 personnes
Installer la signalisation du parcours
4 personnes
Tenir les postes de circulation
4 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Remplir les points d'eau
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Vérifier l'inscription
4 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Expliquer l’itinéraire
2 personnes
Faire partir les marcheurs
3 personnes
Tenir les postes de circulation
4 personnes
Tenir les points de repos
6 personnes
Servir de l’eau et des fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Dégager le parcours
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Remettre la médaille ou le souvenir
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner les derniers marcheurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Suivi

Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Démonter les zones de repos
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants
Annoncer le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 20
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 35
Panneaux de directionqté 20
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Rubans de médailleqté 150
Tapis pour les zones de reposqté 4

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Téléphone mobileqté 2
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Brassards réfléchissantsqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 200
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 4
Pinces de serviceqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6

Inscription

Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Caisse
Panneaux QR codeqté 4
Cartes d'itinéraireqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 150
Panneaux d'informationqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez définitivement l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Explorez-le ensuite à pied pour repérer les passages dangereux, les points de circulation et les emplacements possibles pour les pauses.
Commencez les démarches administratives plusieurs semaines avant la marche. Vérifiez les autorisations, les déclarations nécessaires et les mesures de circulation avant de publier le parcours.
Ne limitez pas les inscriptions aux participants : créez aussi un registre des bénévoles. Préparez leur répartition par zone, notamment pour les intersections, les points de repos et l’arrivée.
Commandez les dossards et imprimez les cartes dès que le nombre d’inscrits est suffisamment stable. Triez les bracelets et les dossards à l’avance pour éviter une file d’attente le matin du départ.
La veille, consultez les prévisions météo, refroidissez les boissons et vérifiez les trousses de premiers secours, les talkies-walkies, les batteries externes et la signalétique. Envoyez les dernières informations aux participants au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une marche caritative ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, la réservation des lieux de départ et d’arrivée, les mesures de circulation et l’approche des sponsors peuvent prendre plusieurs semaines.
Que faut-il prévoir pour le parcours d’une marche caritative ?: Prévoyez des flèches, des panneaux de direction et du ruban de balisage, ainsi que des gilets de sécurité ou brassards réfléchissants pour les personnes encadrant le parcours. Repérez aussi les points de repos et contrôlez la signalétique sur place avant le départ.
Quand envoyer les dernières informations aux participants ?: Envoyez-les la veille, après avoir vérifié la météo et confirmé l’itinéraire. Indiquez clairement l’heure et le lieu de départ, les consignes de circulation, les points de repos et ce que les participants doivent apporter.
Combien de bénévoles faut-il pour une marche caritative ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours, du nombre d’intersections et du nombre de participants. Répartissez les bénévoles par zone et prévoyez au minimum une personne pour chaque point de circulation identifié, en plus de l’équipe d’accueil, des pauses et de l’arrivée.

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