Checklist voor een wandeltocht organiseren

Een wandeltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt vooraf de afstand, start- en finishlocatie, vergunningen, vrijwilligers en deelnemersinformatie. Op de dag zelf moeten checkpoints, waterpunten, routepijlen en het start- en finishterrein op tijd klaarstaan. Deze checklist helpt je om de 55 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat praktische zaken zoals opgeladen walkietalkies, routekaarten of dieetwensen te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand controleren
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunning en routeafspraken controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Checkpointteams indelen
2 personen
Praktische deelnemersinformatie sturen
Route opnieuw inspecteren
2 personen
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Routekaarten printen
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Walkietalkies opladen
Routepakket per checkpoint maken
3 personen
Snacks en fruit portioneren
3 personen
Waterpunten voorbereiden
3 personen
Koffiestation voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen
Weersverwachting controleren
Routepakket naar locaties brengen
3 personen
Routepijlen en lint plaatsen
4 personen
Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Water- en fruitpunten klaarzetten
4 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
3 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Startgroepen begeleiden
3 personen
Checkpoint 1 bemannen
2 personen
Checkpoint 2 bemannen
2 personen
Water en fruit bijvullen
2 personen
Routeverloop controleren
2 personen
Laatste wandelaars begeleiden
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en fruit serveren
3 personen
Verloren voorwerpen registreren
Laatste deelnemers afmelden
2 personen

Nazorg

Routepijlen en lint verwijderen
4 personen
Terrein en tafels afbouwen
6 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen drogen en verpakken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Route op zwerfafval controleren
2 personen
Deelnemers bedanken
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Partytentenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Megafoonsaantal 2
Walkietalkiesaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Markeerlintaantal 12
Startnummersaantal 100
Routekaartenaantal 100
Checkpointstempelsaantal 3
Stempelkaartenaantal 100
Pionnenaantal 20
Regenponcho'saantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 8
Nooddekensaantal 10
Contactkaartenaantal 30

Organisatie

Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Scharenaantal 6
Kistjes voor gevonden voorwerpenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Mokkenaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minstens twee keer: bij de eerste verkenning let je op afstand en gevaarlijke punten, vlak voor de tocht controleer je opnieuw of werkzaamheden, modder of omleidingen de route hebben veranderd.
Maak per checkpoint één routepakket met routekaarten, stempelkaarten, checkpointstempel, clipboard, balpennen en contactgegevens. Breng deze pakketten vóór de start naar de juiste locaties.
Plan per checkpoint minimaal één verantwoordelijke en spreek vooraf af hoe zij contact houden. Laad de walkietalkies volledig op en leg powerbanks klaar voor een lange wandeldag.
Stuur deelnemers praktische informatie uiterlijk enkele dagen vooraf: starttijd, afstand, startlocatie, wat ze meenemen en waar water en snacks beschikbaar zijn. Verwerk dieetwensen vóór je fruit en snacks portioneert.
Controleer de weersverwachting de dag ervoor én op de ochtend zelf. Leg bij regen poncho’s klaar, gebruik partytenten bij start, finish en koffie en neem voor vroege of donkere momenten ledlampen en zaklampen mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd om de route en locatie vast te leggen, vergunningen of routeafspraken te controleren, vrijwilligers te vinden en uitnodigingen te versturen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandeltocht?: Reken op minimaal één verantwoordelijke per checkpoint, aangevuld met mensen voor start, finish, catering en routecontrole. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf en instrueer iedereen nogmaals op de dag zelf.
Wanneer moet ik de wandelroute opnieuw controleren?: Inspecteer de route enkele dagen voor de tocht opnieuw en controleer de belangrijkste punten ook op de ochtend zelf. Plaats routepijlen en markeerlint zo laat mogelijk, zodat ze niet verdwijnen of worden verplaatst.
Hoeveel eten en drinken moet ik voorbereiden voor wandelaars?: Voorzie per deelnemer water bij de start en onderweg en reken voor elk gepland waterpunt op een aparte voorraad. Portionerende snacks en fruit pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, bij voorkeur de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.