Checklist pour organiser une randonnée dans les environs
Une randonnée de groupe se prépare d’abord sur le terrain, puis autour des inscriptions et des points de contrôle. Vérifie l’itinéraire, les autorisations et la distance avant d’envoyer les invitations. Dans les derniers jours, concentre-toi sur le balisage, le ravitaillement, les cartes, les dossards et le briefing des bénévoles. Cette checklist t’aide à suivre les étapes dans le bon ordre, sans oublier les détails qui posent problème le matin du départ.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Vérifier l’itinéraire et la distance
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier les autorisations et l’itinéraire
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les équipes de contrôle
2 personnes
Envoyer les informations pratiques aux participants
Réinspecter l'itinéraire
2 personnes
Signaler les zones dangereuses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Recharger les talkies-walkies
Préparer un dossier d’itinéraire par point de contrôle
3 personnes
Doser les snacks et les fruits
3 personnes
Préparer les points d’eau
3 personnes
Préparer le coin café
2 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes
Vérifier les prévisions météo
Acheminer le kit de route vers les lieux
3 personnes
Installer les flèches de direction et le ruban
4 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place les points d'eau et de fruits
4 personnes
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Cocher les inscriptions
3 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Accompagner les groupes de départ
3 personnes
Tenir le checkpoint 1
2 personnes
Assurer le checkpoint 2
2 personnes
Réapprovisionner en eau et en fruits
2 personnes
Vérifier le déroulement du parcours
2 personnes
Accompagner les derniers marcheurs
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Enregistrer les derniers participants
2 personnes
Suivi
Retirer les flèches de parcours et le ruban
4 personnes
Démonter le terrain et les tables
6 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Sécher et emballer le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier la route pour les déchets abandonnés
2 personnes
Remercier les participants
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 20
- Tentes de réceptionqté 2
- Nappesqté 6
Équipement
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 8
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Mégaphonesqté 2
- Talkies-walkiesqté 8
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lampes à pilesqté 6
Matériel de sport
- Flèches de directionqté 80
- Ruban de balisageqté 12
- Numéros de départqté 100
- Cartes d'itinéraireqté 100
- Timbres de checkpointsqté 3
- Cartes de poinçonnageqté 100
- Cônesqté 20
- Ponchos de pluieqté 20
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 3
- Gilets de sécuritéqté 12
- Lampes de pocheqté 8
- Couvertures de survieqté 10
- Cartes de contactqté 30
Organisation
- Presse-papiersqté 8
- Stylos à billeqté 30
- Marqueurs indélébilesqté 12
- Rouleaux de ruban adhésifqté 8
- Ciseauxqté 6
- Caisses pour objets trouvésqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tassesqté 60
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Carafesqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Louchesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Raclettes de solqté 2
- Sets de balaiqté 3
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Commence par inspecter l’itinéraire au moins deux fois : une première fois pour mesurer la distance et repérer les autorisations nécessaires, puis une seconde fois peu avant la randonnée pour vérifier les changements et les zones dangereuses.
- Envoie les informations pratiques plusieurs jours avant le départ : heure et lieu de rendez-vous, distance, points d’eau, équipement conseillé et numéro à contacter en cas de problème.
- Prévois un dossier distinct pour chaque point de contrôle, avec la carte du parcours, les consignes, les contacts et le matériel nécessaire. Les bénévoles gagnent du temps quand tout est regroupé sur un presse-papiers.
- Dose les fruits et les snacks par point de contrôle plutôt que de tout déposer au départ. Prépare aussi les glacières, les thermos et le coin café avant l’arrivée des participants.
- Recharge les talkies-walkies et les batteries externes la veille, puis teste les rallonges, les multiprises et les lampes. Vérifie également les prévisions météo afin d’adapter les ponchos, l’éclairage et le matériel de sécurité.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée de groupe ?
- Prévois au moins 4 à 6 semaines pour vérifier l’itinéraire, réserver les lieux de départ et d’arrivée, obtenir les autorisations et recruter les bénévoles. Garde les 3 derniers jours pour le balisage, les achats et le briefing.
- Quand envoyer les invitations pour une randonnée ?
- Envoie-les environ 4 semaines avant la date prévue afin de laisser le temps de s’inscrire et de signaler les besoins alimentaires. Transmets les informations pratiques définitives au plus tard 3 à 5 jours avant le départ.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une randonnée ?
- Répartis les bénévoles selon le nombre de points de contrôle, avec au moins 2 personnes par point pour assurer l’accueil, le poinçonnage et la sécurité. Ajoute une équipe mobile capable d’intervenir sur le parcours.
- Quand installer le balisage d’une randonnée ?
- Installe les flèches et le ruban le jour même ou la veille si le parcours reste surveillé. Fais une dernière vérification juste avant le départ, car le vent, les promeneurs ou les véhicules peuvent déplacer le balisage.
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