Checklist: wandeltocht met opdrachten organiseren
Een wandeltocht met opdrachten vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt tegelijk de wandeling, opdrachtposten, vrijwilligers, materialen en de ontvangst bij start en finish. Werk van route en toestemming naar deelnemers en uitvoering, zodat je niet op het laatste moment nog kaarten, routepijlen of materialen moet verdelen. Deze checklist helpt je per fase bepalen wat geregeld, gecontroleerd en klaargezet moet worden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en afstand vastleggen
2 personen
Opdrachtlocaties selecteren
2 personen
Locatie reserveren
Benodigde toestemming aanvragen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
Route opnieuw controleren
2 personen
Opdrachten uitwerken
2 personen
Opdrachtkaarten printen
Routekaarten printen
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen per post verdelen
2 personen
Routepijlen bundelen
2 personen
Event
Starttafel klaarzetten
3 personen
Finishlocatie opbouwen
5 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Opdrachtposten inrichten
4 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startuitleg geven
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Opdrachtpost één begeleiden
2 personen
Opdrachtpost twee begeleiden
2 personen
Opdrachtpost drie begeleiden
2 personen
Opdrachtpost vier begeleiden
2 personen
Route en veiligheid controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishers verwelkomen
3 personen
Hapjes en soep serveren
3 personen
Antwoorden nakijken
2 personen
Winnaars bekendmaken
Laatste deelnemers begeleiden
2 personen
Nazorg
Routepijlen verwijderen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 50
- Tafelkledenaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Powerbanksaantal 4
- Megafoon
- Walkietalkiesaantal 6
- Waterkokersaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 4
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 40
- Pionnenaantal 20
- Touwaantal 4
- Stopwatchesaantal 4
- Balaantal 2
- Hoepelsaantal 4
- Blinddoekenaantal 8
- Meetlintenaantal 4
- Waterdichte opbergboxenaantal 4
- Routekaartenaantal 60
- Opdrachtkaartenaantal 20
- Antwoordformulierenaantal 60
- Klembordenaantal 10
- Pennenaantal 70
- Markeerstiftenaantal 12
- Prijzenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Soepkommenaantal 50
- Opscheplepelsaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
- Waterkannenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilset
- Eerste hulp kit
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg route, afstand en opdrachtlocaties eerst vast en loop het volledige traject daarna opnieuw na. Controleer vooral kruisingen, modderige stukken, slecht zichtbare afslagen en plekken waar een routepijl kan verdwijnen.
- Vraag toestemming voor de locatie en eventuele opdrachtposten minimaal 4 tot 6 weken vooraf aan. Noteer ook wie toegang geeft tot de start- en finishlocatie en waar tafels, tenten en verlichting mogen staan.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en maak per opdrachtpost één materiaalpakket. Gebruik waterdichte opbergboxen voor kaarten, routepijlen en spelmateriaal; zo blijft alles bruikbaar bij regen.
- Geef vrijwilligers uiterlijk 3 dagen vooraf hun post, route en instructie. Laat hen weten hoe deelnemers worden doorgestuurd, welke tijd wordt bijgehouden en wie bereikbaar is via walkietalkie of telefoon.
- Zet starttafel, routekaarten, deelnemerslijst en eerste materialen minstens 60 minuten voor vertrek klaar. Test de Bluetoothspeaker en eventuele verlengkabels vóór deelnemers arriveren en zet dranken tijdig koud.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt het om een wandeltocht met opdrachten te organiseren?
- Reken op 4 tot 6 weken voor een tocht met meerdere opdrachtposten en vrijwilligers. In de eerste 2 weken leg je route, locaties en toestemming vast; daarna volgen aanmeldingen, uitwerking en materiaalverdeling.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandeltocht met opdrachten?
- Plan minimaal één vrijwilliger per opdrachtpost, plus één persoon voor de start en één voor de finish. Bij 5 opdrachtposten kom je dus uit op ten minste 7 mensen, exclusief een reserve voor uitval.
- Wanneer moet ik routepijlen en routekaarten controleren?
- Controleer de route en alle pijlen tijdens een volledige proefwandeling 1 tot 2 weken vooraf. Loop de route op de dag zelf nog één keer na, bij voorkeur 2 tot 3 uur voor de eerste deelnemers vertrekken.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een wandeltocht met opdrachten?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul aan voor de resterende wandeltijd. Voor 30 deelnemers betekent dat minimaal 60 tot 90 drankjes voor het eerste uur, naast extra water bij start, finish en langere opdrachtposten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!