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Wandertour organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Wandertour müssen Route, Stationen und Helfer früh zusammenpassen. Lege zuerst Entfernung, Einsatzorte und Ziel fest, bevor du Einladungen verschickst oder Material kaufst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Aufgaben und die Einteilung der Freiwilligen. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan für Starttisch, Wegweiser, Stationen, Verpflegung und Technik. Die Checkliste umfasst 47 Aufgaben und 43 benötigte Dinge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Entfernung festlegen

    2 Personen

  • Einsatzorte auswählen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Erforderliche Genehmigung beantragen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

  • Route erneut prüfen

    2 Personen

  • Aufträge ausarbeiten

    2 Personen

  • Aufgabenkarten drucken

  • Routenkarten ausdrucken

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien nach Posten verteilen

    2 Personen

  • Wegweiser bündeln

    2 Personen

Event

  • Starttisch aufstellen

    3 Personen

  • Zielort aufbauen

    5 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Aufgabenstationen einrichten

    4 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Startinformationen geben

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Aufgabenstation eins betreuen

    2 Personen

  • Aufgabenstation zwei begleiten

    2 Personen

  • Posten drei betreuen

    2 Personen

  • Aufgabenstation vier betreuen

    2 Personen

  • Route und Sicherheit kontrollieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Finisher begrüßen

    3 Personen

  • Snacks und Suppe servieren

    3 Personen

  • Antworten überprüfen

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

  • Die letzten Teilnehmer begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 50
  • TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • PowerbanksAnz. 4
  • Megafon
  • Walkie-TalkiesAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 40
  • KegelAnz. 20
  • SeilAnz. 4
  • StoppuhrenAnz. 4
  • BallAnz. 2
  • ReifenAnz. 4
  • AugenbindenAnz. 8
  • MessbänderAnz. 4
  • Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 4
  • RoutenpläneAnz. 60
  • AufgabenkartenAnz. 20
  • AntwortformulareAnz. 60
  • KlemmbretterAnz. 10
  • StifteAnz. 70
  • MarkerAnz. 12
  • PreiseAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • SuppenschalenAnz. 50
  • ServierlöffelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Wischset
  • Erste-Hilfe-Set

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Route zweimal: einmal bei der Planung und erneut kurz vor der Tour. Kontrolliere dabei Entfernung, Wegweiser, Stationen und mögliche Engstellen.
  • Beantrage notwendige Genehmigungen, bevor du die Einladungen verschickst. So vermeidest du, dass der Termin feststeht, obwohl ein Einsatzort noch nicht freigegeben ist.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Dann kannst du Snacks, Getränke und Catering passend einkaufen und vorbereiten.
  • Verteile Aufgabenkarten, Routenkarten und Materialien nicht erst am Start. Bündele die Wegweiser und ordne jedes Material bereits vor dem Aufbau dem passenden Posten zu.
  • Plane für das Helferbriefing mindestens 30 Minuten ein. Teste Beschallungsanlage, Lautsprecher, Walkie-Talkies und Powerbanks, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Wandertour organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Route, Einsatzorten, Location und möglichen Genehmigungen. Einladungen können danach verschickt werden; Anmeldungen und Ernährungswünsche solltest du spätestens eine Woche vor dem Termin abschließen.
Wie viele Helfer braucht eine Wandertour?
Das hängt von der Zahl der Stationen und Teilnehmenden ab. Plane mindestens eine eingewiesene Person pro Aufgabenstation sowie zusätzliche Hilfe für Starttisch, Zielort und Verpflegung ein; das Briefing sollte 30 Minuten dauern.
Was muss ich für die Aufgabenstationen vorbereiten?
Bereite pro Station die Aufgabenkarten, benötigte Sportmaterialien und eine wasserdichte Aufbewahrungsbox vor. Kontrolliere alle Stationen spätestens am Veranstaltungstag 2 Stunden vor dem Start.
Wie viel Getränke und Snacks brauche ich für eine Wandertour?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser für die Strecke. Kaufe Snacks nach der finalen Teilnehmerzahl und berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche.

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