Checklist pour organiser une randonnée avec défis

Une randonnée avec défis demande plus qu’un itinéraire et quelques jeux. Il faut cadrer le parcours, obtenir les autorisations, préparer les missions et coordonner les bénévoles avant le jour J. Cette checklist regroupe 47 tâches et 43 fournitures, de l’inscription des participants à l’installation du départ et du site de clôture. Utilisez-la dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute, notamment les documents imprimés, les flèches d’orientation et le matériel des points de mission.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Consigner le parcours et la distance
2 personnes
Sélectionner les lieux de mission
2 personnes
Réserver le lieu
Demander l’autorisation nécessaire
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Élaborer les missions
2 personnes
Imprimer les cartes de mission
Imprimer les cartes d'itinéraire
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Distribuer les documents par courrier
2 personnes
Regrouper les flèches de parcours
2 personnes

Événement

Installer la table de départ
3 personnes
Installer le site de clôture
5 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Aménager les points de mission
4 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Accompagner le point de mission 1
2 personnes
Encadrer le poste de mission deux
2 personnes
Encadrer le point de mission trois
2 personnes
Encadrer le poste 4
2 personnes
Vérifier l'itinéraire et la sécurité
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accueillir les finishers
3 personnes
Servir les amuse-bouches et la soupe
3 personnes
Vérifier les réponses
2 personnes
Annonce des gagnants
Accompagner les derniers participants
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes alimentaires

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Nappesqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Enceinte Bluetooth
Batteries externesqté 4
Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 40
Cônesqté 20
Cordeqté 4
Chronomètresqté 4
Ballonqté 2
Cerceauxqté 4
Masquesqté 8
Mètres rubansqté 4
Boîtes de rangement étanchesqté 4
Cartes d'itinéraireqté 60
Cartes de missionqté 20
Formulaires de réponseqté 60
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 70
Marqueursqté 12
Prixqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60

Cuisine

Thermosqté 6
Bol à soupeqté 50
Louchesqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours et sa distance au moins 3 semaines avant la randonnée, puis revérifiez l’itinéraire quelques jours avant l’événement. Comptez chaque point de mission et prévoyez les flèches correspondantes.
Demandez les autorisations nécessaires avant d’envoyer les invitations. Sans réponse écrite, gardez une solution de repli pour le départ, les lieux de mission et la clôture.
Préparez les cartes de mission, les cartes d’itinéraire et la liste des participants au plus tard 2 jours avant. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les documents abîmés.
Affectez les bénévoles par zone et faites un briefing d’au moins 30 minutes avant le départ. Donnez aux responsables des talkies-walkies ou un moyen de communication chargé.
Mettez les boissons au frais la veille et préparez les encas le matin même. Pour le repas et le service, vérifiez les besoins alimentaires recueillis et regroupez la vaisselle, les thermos, les carafes et les plateaux au même endroit.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée avec défis ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le parcours, demander les autorisations, traiter les inscriptions, réserver le lieu et préparer les 47 tâches du plan.
Quand faut-il vérifier l’itinéraire d’une randonnée ?: Faites une première vérification dès que le parcours est défini, puis une dernière 2 à 3 jours avant l’événement. Contrôlez les accès, les lieux de mission et l’emplacement des flèches d’orientation.
Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée avec défis ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de points de mission, mais prévoyez au minimum 1 responsable par zone et 1 personne au départ et à la clôture. Faites la répartition au moins 1 semaine avant, puis briefez toute l’équipe le jour même.
Quand préparer le matériel et les documents ?: Regroupez les flèches, cônes, chronomètres, cordes et autres accessoires 2 jours avant. Imprimez les cartes et la liste des participants au même moment, puis installez le départ, les missions et la clôture le jour de la randonnée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.