Wandelrally organiseren: checklist en planning
Een wandelrally staat of valt met een route die vooraf echt is gelopen. Leg eerst thema, start- en finishlocatie en eventuele vergunningen vast; werk daarna de controleposten, vragen en scoreformulieren uit. Reken vervolgens tijd voor aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers en het printen van al het rallymateriaal. Op de dag zelf draait veel om voorbereiding: koele dranken, complete startpakketten, bevoorrade posten en een laatste routecontrole voorkomen de meeste problemen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en thema vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Routevergunning controleren
Toiletten en afvalafvoer regelen
Routeverkenning uitvoeren
2 personen
Controleposten bepalen
2 personen
Routebeschrijving schrijven
Rallyvragen samenstellen
2 personen
Antwoorden en scoreformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestiging versturen
Vrijwilligers voor posten indelen
Briefing voor vrijwilligers maken
Prijzen en certificaten bestellen
Routeborden en pijlen maken
2 personen
Rallymateriaal printen
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Route de laatste keer controleren
2 personen
Controleposten bevoorraden
4 personen
Start- en finishterrein opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering en dranken klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Startpakketten uitdelen
2 personen
Welkomstuitleg geven
Wandelgroepen laten starten
2 personen
Controleposten bemannen
6 personen
Route en veiligheid controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en maaltijd serveren
3 personen
Scores controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
Muziek en verlichting bedienen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Routeborden en posten verwijderen
4 personen
Terrein opruimen
5 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 30
- Picknickbankenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Koffiekopjesaantal 50
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermosdispensersaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 6
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Printers
- Portofoonsaantal 6
- Megafoon
- Powerbanksaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Sportmateriaal
- Routekaartenaantal 60
- Scoreformulierenaantal 60
- Rallyvragenaantal 60
- Startnummersaantal 60
- Clipboardsaantal 12
- Potlodenaantal 70
- Pionnenaantal 20
- Routepijlenaantal 40
- Controlepostbordenaantal 8
- Stempelsetsaantal 8
- Stopwatchesaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Zaklampenaantal 8
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
Decoratie
- Welkomstbannersaantal 2
- Tafelkledenaantal 6
- Prijzenaantal 6
- Certificatenaantal 60
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezem en blikaantal 2
- Afwasteiltjesaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Loop de volledige route minstens één keer vooraf en nog een laatste keer kort voor de start. Controleer dan vooral pijlen, routeborden, wegwerkzaamheden en plekken waar deelnemers verkeerd kunnen afslaan.
- Maak per controlepost een aparte set met rallyvragen, antwoorden, scoreformulieren, potloden en eventueel routekaarten. Geef vrijwilligers daarnaast een briefing en een portofoon als de posten niet op loopafstand van elkaar liggen.
- Print het materiaal niet op het laatste moment: maak per deelnemer of team een startpakket met startnummer, routekaart, vragen en scoreformulier en leg een kleine reservevoorraad klaar.
- Verzamel dieetwensen vóór je de catering en boodschappen afrondt. Koel dranken op tijd in koelboxen en zet bij de finish bekers, borden, bestek en serveermateriaal klaar.
- Plan de opbouw van start en finish ruim vóór de eerste deelnemers arriveren. Zet tafels, stoelen, tenten, routepijlen en pionnen klaar en test laptop, printer, verlengsnoeren, stekkerdozen en powerbanks vooraf.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wandelrally organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer start- en finishlocatie en controleer vergunningen eerst; plan daarna de route, vragen, inschrijvingen en vrijwilligers.
- Hoeveel tijd kost een routeverkenning voor een wandelrally?
- Plan voor een volledige verkenning ongeveer 2 tot 4 uur, afhankelijk van de route. Loop de route ook enkele dagen voor de rally opnieuw na om ontbrekende pijlen of gewijzigde situaties te ontdekken.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandelrally?
- Reken minimaal één vrijwilliger per controlepost en daarnaast 2 tot 4 personen voor start, finish en catering. Voeg bij een grote groep een extra coördinator toe die telefonisch of met een portofoon bereikbaar is.
- Wanneer moet ik de deelnemersbevestiging versturen?
- Stuur de bevestiging uiterlijk 7 dagen voor de wandelrally. Vermeld daarin de starttijd, locatie, verwachte duur, praktische route-informatie en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!