Checklist pour organiser un rallye pédestre
Un rallye pédestre réussi repose surtout sur un itinéraire testé, des consignes faciles à suivre et des postes de contrôle correctement approvisionnés. Commence par fixer le parcours, le thème et les lieux de départ et d’arrivée, puis avance vers les inscriptions et la répartition des bénévoles. Les dernières vérifications concernent la signalétique, les feuilles de score, les boissons et l’installation sur place. Cette checklist rassemble les étapes à prévoir dans le bon ordre.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier le permis d’itinéraire
Gérer les toilettes et l'évacuation des déchets
Effectuer la reconnaissance de l’itinéraire
2 personnes
Définir les postes de contrôle
2 personnes
Rédiger le descriptif de l'itinéraire
Préparer les questions du rallye
2 personnes
Préparer les réponses et la feuille de score
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation aux participants
Répartir les bénévoles par poste
Préparer le briefing des bénévoles
Commander les prix et les certificats
Créer les panneaux de parcours et les flèches
2 personnes
Imprimer le matériel du rallye
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Vérifier l'itinéraire une dernière fois
2 personnes
Approvisionner les postes de contrôle
4 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le catering et les boissons
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les kits de départ
2 personnes
Donner les consignes d’accueil
Faire partir les groupes de marche
2 personnes
Affecter du personnel aux points de contrôle
6 personnes
Vérifier l'itinéraire et la sécurité
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les snacks et le repas
3 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Annonce des gagnants
Gérer la musique et l'éclairage
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Retirer les panneaux de route et les postes
4 personnes
Ranger le site
5 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 30
- Bancs de pique-niqueqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Tasses à caféqté 50
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Distributeurs thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Imprimantes
- Talkies-walkiesqté 6
- Mégaphone
- Batteries externesqté 6
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Matériel de sport
- Cartes d'itinéraireqté 60
- Feuilles de scoreqté 60
- Questions de rallyeqté 60
- Numéros de départqté 60
- Presse-papiersqté 12
- Crayonsqté 70
- Cônesqté 20
- Flèches de directionqté 40
- Panneaux des postes de contrôleqté 8
- Kits de tamponsqté 8
- Chronomètresqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 12
- Lampes de pocheqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
Décoration
- Bannières de bienvenueqté 2
- Nappesqté 6
- Prixqté 6
- Certificatsqté 60
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balai et pelleqté 2
- Bacs à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fais une reconnaissance complète de l’itinéraire au moins 7 jours avant le rallye. Vérifie la durée réelle, les passages difficiles, la visibilité des flèches et les endroits où un groupe pourrait se tromper.
- Prépare les questions, les réponses et les feuilles de score avant d’envoyer la confirmation aux participants. Prévois une feuille par équipe, quelques exemplaires de secours et des crayons supplémentaires.
- Attribue chaque poste de contrôle à un bénévole précis et prépare un briefing écrit. Donne à chaque poste son matériel, ses consignes, un moyen de communication et une heure d’arrivée.
- Installe la signalétique et contrôle le parcours une dernière fois le jour même, idéalement 60 à 90 minutes avant le départ. Les flèches déplacées, les rubans manquants et les zones difficiles à repérer sont des problèmes fréquents.
- Refroidis les boissons la veille et compose les kits de départ avant l’arrivée des participants. Regroupe les numéros de départ, cartes, questions, feuilles de score et crayons par équipe pour éviter une file au départ.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un rallye pédestre ?
- Prévois au moins 4 à 6 semaines pour définir l’itinéraire, obtenir les autorisations, réserver les lieux et gérer les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour l’impression, le briefing des bénévoles et la reconnaissance finale.
- Combien de bénévoles faut-il pour un rallye pédestre ?
- Prévois au minimum 1 bénévole par poste de contrôle, plus 2 personnes au départ et à l’arrivée. Ajoute 1 personne de réserve si le parcours comporte plusieurs postes ou si le groupe dépasse 50 participants.
- Quand faut-il envoyer la confirmation aux participants ?
- Envoie-la 5 à 7 jours avant le rallye, après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires. Indique l’heure et le lieu de rendez-vous, la durée prévue, ce qu’il faut apporter et un contact le jour même.
- Que faut-il vérifier le jour d’un rallye pédestre ?
- Vérifie le permis d’itinéraire, les toilettes, l’évacuation des déchets, la signalétique, les postes de contrôle et les stocks. Fais une dernière inspection 60 à 90 minutes avant le départ et teste les moyens de communication.
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