LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een wandelpuzzeltocht organiseren

Een wandelpuzzeltocht vraagt om meer voorbereiding dan alleen een route en een stapel vragen. Je moet de route volledig voorlopen, controleposten bemannen en puzzelpakketten per groep klaarzetten. Begin met datum, route en locaties en werk daarna toe naar spelregels, inschrijvingen en materiaal. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn, zodat deelnemers op de dag zelf niet hoeven te wachten op ontbrekende antwoorden, routekaarten of begeleiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en route vastleggen

    2 personen

  • Start- en finishlocatie reserveren

  • Vergunning en routevoorwaarden controleren

  • Route volledig voorlopen

    2 personen

  • Rustpunten en controleposten bepalen

    2 personen

  • Puzzelthema en spelregels bepalen

    2 personen

  • Puzzelvragen schrijven

    2 personen

  • Antwoorden en puntentelling vastleggen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemersbevestiging versturen

  • Routekaart uitwerken

    2 personen

  • Puzzelbladen opmaken

  • Routekaarten en puzzels printen

    2 personen

  • Antwoordformulieren printen

  • Puzzelmateriaal per post sorteren

    2 personen

  • Vrijwilligers voor posten indelen

  • Postinstructies uitdelen

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemerslijst definitief maken

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Puzzelpakketten samenstellen

    3 personen

  • Route met markeringen nalopen

    2 personen

Event

  • Starttafel voorbereiden

    2 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    3 personen

  • Start- en finishborden plaatsen

    2 personen

  • Routepijlen en linten plaatsen

    3 personen

  • Controleposten inrichten

    4 personen

  • Puzzelmateriaal naar posten brengen

    2 personen

  • Koffie- en theepunt klaarzetten

    2 personen

  • Buffettafel klaarzetten

    3 personen

  • Inschrijftafel bemannen

    2 personen

  • Deelnemers registreren

    2 personen

  • Startpakketten uitdelen

    2 personen

  • Spelregels toelichten

  • Startgroepen laten vertrekken

    2 personen

  • Controleposten bemannen

    6 personen

  • Deelnemers onderweg ondersteunen

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Finishgroepen ontvangen

    2 personen

  • Antwoordformulieren innemen

  • Finishers registreren

  • Punten berekenen

    2 personen

  • Winnaars bekendmaken

  • Prijzen uitreiken

  • Laatste deelnemers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Routepijlen en linten verwijderen

    3 personen

  • Controleposten afbreken

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    3 personen

  • Overgebleven eten verpakken

    2 personen

  • Servies en materialen afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen en scheiden

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Materialen terugbrengen

    2 personen

  • Afval naar inzamelpunt brengen

  • Uitslag en foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Klaptafelsaantal 6
  • Klapstoelenaantal 20
  • Buffettafelsaantal 2
  • Statafelsaantal 4
  • Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 4
  • Waterkokersaantal 2
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Portofoonsaantal 6
  • Megafon

Verlichting

  • Ledlampenaantal 6
  • Lichtslingersaantal 4

Puzzelmateriaal

  • Klembordenaantal 60
  • Routekaartenaantal 60
  • Puzzelboekjesaantal 60
  • Antwoordformulierenaantal 60
  • Pennenaantal 70
  • Potlodenaantal 30
  • Puntenslijpersaantal 6
  • Enveloppenaantal 30
  • Puzzelkaartenaantal 120
  • Plastic hoesjesaantal 80
  • Routepijlenaantal 40
  • Markeerlintenaantal 12
  • Pionnenaantal 20
  • Krijtbordenaantal 8
  • Whiteboardmarkersaantal 12
  • Watervaste stiftenaantal 12
  • Nummerkaartenaantal 20
  • Startnummersaantal 60
  • Prijzenaantal 3

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 100
  • Bordenaantal 80
  • Besteksetsaantal 80
  • Koffiekopjesaantal 50
  • Serveerschalenaantal 10
  • Tangenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 4

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Broodmessenaantal 4
  • Scharenaantal 4
  • Serveermessenaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Bezemaantal 2
  • Blik en vegeraantal 2
  • Dweilaantal 2
  • Emmersaantal 3

Veiligheid

  • EHBO-koffersaantal 2
  • Zaklampenaantal 8
  • Reflectievestenaantal 10
  • Paraplu'saantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Loop de volledige route uiterlijk twee weken vooraf en nog één keer kort voor de tocht. Controleer onderweg wegwerkzaamheden, onduidelijke afslagen, rustpunten en plekken waar routepijlen of markeerlinten mogen hangen.
  • Maak per groep één compleet puzzelpakket met routekaart, puzzelboekje, antwoordformulieren, pennen en eventueel een klembord. Leg daarnaast reserve-exemplaren en extra schrijfmateriaal apart voor minimaal 10% van het verwachte aantal deelnemers.
  • Plan controleposten op vaste plekken en geef vrijwilligers per post een korte instructie met antwoorden, puntentelling en contactgegevens. Reken per post op ten minste één vrijwilliger en zorg dat de posten bereikbaar zijn via portofoon of telefoon.
  • Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de tocht en verwerk daarna dieetwensen, groepsindeling en bevestigingen. Print pas na deze controle de definitieve routekaarten, puzzels en antwoordformulieren, zodat je geen oude versies uitdeelt.
  • Controleer de weersverwachting 24 tot 48 uur vooraf. Zet bij start, finish of rustpunten partytenten, tafels, verlichting en koelboxen klaar als regen, warmte of een late finish dat nodig maakt; test verlengkabels en stekkerdozen vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandelpuzzeltocht organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, route en start- en finishlocatie. Plan het voorlopen, de vergunningcontrole en het schrijven van de puzzels uiterlijk 3 weken voor de tocht, zodat er nog tijd is voor een testronde.
Hoeveel tijd kost het uitzetten van een wandelpuzzeltocht?
Reken voor het volledig voorlopen van de route op ongeveer 1,5 keer de verwachte wandeltijd. Trek op de dag zelf daarnaast 2 tot 3 uur uit voor het klaarzetten van start en finish, het verdelen van puzzelpakketten en het instrueren van vrijwilligers.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandelpuzzeltocht?
Plan minimaal één vrijwilliger per controlepost en daarnaast 2 mensen bij de start en finish. Bij 4 controleposten kom je dus uit op minstens 6 vrijwilligers; voeg één reserve toe als de route lang is of de tocht meerdere uren duurt.
Wanneer moet ik de puzzels en routekaarten printen?
Print de definitieve versie ongeveer 3 tot 5 dagen vooraf, nadat de deelnemerslijst, route en puntentelling zijn gecontroleerd. Maak per groep één pakket en houd minstens 10% extra routekaarten, puzzelbladen en antwoordformulieren achter de hand.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!