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Checklist pour organiser une chasse au puzzle à pied

Une chasse au puzzle à pied demande plus qu’un itinéraire et quelques énigmes. Il faut sécuriser le parcours, préparer les points de contrôle, répartir les bénévoles et assembler un kit complet pour chaque équipe. Cette checklist vous guide dans l’ordre, de la réservation des lieux jusqu’aux cartes, livrets et formulaires prêts à distribuer. Elle aide aussi à éviter les oublis de dernière minute, notamment les autorisations, les besoins alimentaires et le matériel de rechange.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et l’itinéraire

    2 personnes

  • Réserver le lieu de départ et d’arrivée

  • Vérifier le permis et les conditions d’itinéraire

  • Parcourir l'itinéraire en entier

    2 personnes

  • Déterminer les points de repos et de contrôle

    2 personnes

  • Définir le thème du puzzle et les règles du jeu

    2 personnes

  • Rédiger les questions du puzzle

    2 personnes

  • Enregistrer les réponses et le score

  • Envoyer les invitations

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer la confirmation aux participants

  • Élaborer le plan de parcours

    2 personnes

  • Mettre en page les feuilles de puzzle

  • Imprimer les cartes d'itinéraire et les puzzles

    2 personnes

  • Imprimer les formulaires de réponse

  • Trier le matériel de puzzle par courrier

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles par poste

  • Distribuer les consignes postales

  • Vérifier les prévisions météo

  • Finaliser la liste des participants

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Composer les kits de puzzle

    3 personnes

  • Faire le tour du parcours balisé

    2 personnes

Événement

  • Préparer la table de départ

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Installer les panneaux de départ et d’arrivée

    2 personnes

  • Installer les flèches d'itinéraire et les rubans

    3 personnes

  • Installer les postes de contrôle

    4 personnes

  • Apporter le matériel de puzzle aux postes

    2 personnes

  • Mettre en place le coin café et thé

    2 personnes

  • Mettre en place la table du buffet

    3 personnes

  • Tenir la table d’inscription

    2 personnes

  • Enregistrer les participants

    2 personnes

  • Distribuer les kits de départ

    2 personnes

  • Expliquer les règles du jeu

  • Faire partir les groupes de départ

    2 personnes

  • Affecter du personnel aux points de contrôle

    6 personnes

  • Soutenir les participants en cours de route

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Accueillir les groupes d'arrivée

    2 personnes

  • Récupérer les formulaires de réponse

  • Enregistrer les arrivants

  • Calculer les points

    2 personnes

  • Annonce des gagnants

  • Remettre les prix

  • Faire ses adieux aux derniers participants

    2 personnes

Suivi

  • Retirer les flèches d’itinéraire et les rubans

    3 personnes

  • Démonter les postes de contrôle

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Emballer les restes

    2 personnes

  • Laver la vaisselle et le matériel

    3 personnes

  • Collecter et trier les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Apporter les déchets au point de collecte

  • Partager les résultats et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 6
  • Chaises pliantesqté 20
  • Tables de buffetqté 2
  • Tables hautesqté 4
  • Nappesqté 8

Équipement

  • Glacièresqté 4
  • Bouilloiresqté 2
  • Machines à caféqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Talkies-walkiesqté 6
  • Mégaphone

Éclairage

  • Lampes LEDqté 6
  • Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de puzzle

  • Presse-papiersqté 60
  • Cartes d'itinéraireqté 60
  • Livrets de puzzlesqté 60
  • Formulaires de réponseqté 60
  • Stylosqté 70
  • Crayonsqté 30
  • Taille-crayonsqté 6
  • Enveloppesqté 30
  • Cartes-puzzlesqté 120
  • Protège-documents en plastiqueqté 80
  • Flèches de directionqté 40
  • Rubans de marquageqté 12
  • Cônesqté 20
  • Panneaux en ardoiseqté 8
  • Marqueurs pour tableau blancqté 12
  • Marqueurs indélébilesqté 12
  • Cartes numérotéesqté 20
  • Numéros de départqté 60
  • Prixqté 3

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 100
  • Assiettesqté 80
  • Couvertsqté 80
  • Tasses à caféqté 50
  • Plateaux de serviceqté 10
  • Pincesqté 6
  • Thermosqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4
  • Ciseauxqté 4
  • Couteaux de serviceqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Balaiqté 2
  • Pelle et balayetteqté 2
  • Serpillièreqté 2
  • Seauxqté 3

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Lampes de pocheqté 8
  • Gilets réfléchissantsqté 10
  • Parapluiesqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Parcourez l’itinéraire en entier au moins une fois avant l’événement. Notez la durée réelle, les passages difficiles, les points de repos et les endroits où une flèche ou un ruban de marquage sera nécessaire.
  • Préparez les énigmes et les réponses avant d’ouvrir les inscriptions. Imprimez ensuite les livrets, cartes et formulaires avec une marge de sécurité d’environ 10 % pour couvrir les inscriptions tardives ou les feuilles abîmées.
  • Constituez un kit par équipe dans une enveloppe ou un protège-documents. Ajoutez les cartes, le livret, les formulaires de réponse, les stylos ou crayons et un taille-crayon, puis vérifiez chaque kit avec une liste de contrôle.
  • Répartissez les bénévoles par poste et transmettez leurs consignes avant le jour J. Prévoyez un moyen de communication entre les postes, surtout si le parcours comporte plusieurs kilomètres ou des points de contrôle éloignés.
  • Vérifiez la météo et les besoins alimentaires quelques jours avant le départ. Refroidissez les boissons à temps et gardez des protections pour les feuilles, car une averse peut rendre illisibles les puzzles et les réponses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une chasse au puzzle à pied ?
Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour fixer le parcours, vérifier les autorisations, rédiger les énigmes et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les impressions, les kits, la météo et la répartition des bénévoles.
Quand faut-il tester l’itinéraire d’une chasse au puzzle ?
Faites un parcours complet au moins 2 semaines avant l’événement, puis contrôlez à nouveau les points sensibles 2 à 3 jours avant. Vérifiez notamment les travaux, les accès, les flèches et les zones de repos.
Combien de puzzles faut-il imprimer par équipe ?
Préparez un livret, une carte d’itinéraire et un formulaire de réponse par équipe, plus environ 10 % d’exemplaires supplémentaires. Imprimez aussi quelques feuilles de secours pour les erreurs, la pluie ou les inscriptions de dernière minute.
Que faut-il prévoir pour les bénévoles d’une chasse au puzzle ?
Donnez à chaque bénévole ses consignes, l’horaire de présence et le rôle attribué au moins 3 jours avant. Pour les postes éloignés, prévoyez des talkies-walkies ou un autre moyen de communication, ainsi que le matériel nécessaire au contrôle des équipes.

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