Zo organiseer je een wandelpuzzeltocht

Begin met de datum, een haalbare route en een start- en finishlocatie die je op tijd vastlegt. Loop de volledige route zelf na voordat je puzzels schrijft: zo ontdek je omwegen, onduidelijke punten en geschikte rustplaatsen. Werk daarna het thema, de spelregels, vragen en puntentelling uit en test de tocht met een kleine groep. In de laatste week draait alles om bevestigingen, printwerk, postinstructies en complete puzzelpakketten. Zo voorkom je dat deelnemers of vrijwilligers op de dag zelf informatie missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunning en routevoorwaarden controleren
4
Route volledig voorlopen
2 personen
5
Rustpunten en controleposten bepalen
2 personen
6
Puzzelthema en spelregels bepalen
2 personen
7
Puzzelvragen schrijven
2 personen
8
Antwoorden en puntentelling vastleggen
9
Uitnodigingen versturen
10
Aanmeldformulier openen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemersbevestiging versturen
14
Routekaart uitwerken
2 personen
15
Puzzelbladen opmaken
16
Routekaarten en puzzels printen
2 personen
17
Antwoordformulieren printen
18
Puzzelmateriaal per post sorteren
2 personen
19
Vrijwilligers voor posten indelen
20
Postinstructies uitdelen
21
Weersverwachting controleren
22
Deelnemerslijst definitief maken
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Puzzelpakketten samenstellen
3 personen
26
Route met markeringen nalopen
2 personen

Event

27
Starttafel voorbereiden
2 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
30
Start- en finishborden plaatsen
2 personen
31
Routepijlen en linten plaatsen
3 personen
32
Controleposten inrichten
4 personen
33
Puzzelmateriaal naar posten brengen
2 personen
34
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
35
Buffettafel klaarzetten
3 personen
36
Inschrijftafel bemannen
2 personen
37
Deelnemers registreren
2 personen
38
Startpakketten uitdelen
2 personen
39
Spelregels toelichten
40
Startgroepen laten vertrekken
2 personen
41
Controleposten bemannen
6 personen
42
Deelnemers onderweg ondersteunen
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Hapjes serveren
2 personen
45
Finishgroepen ontvangen
2 personen
46
Antwoordformulieren innemen
47
Finishers registreren
48
Punten berekenen
2 personen
49
Winnaars bekendmaken
50
Prijzen uitreiken
51
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

52
Routepijlen en linten verwijderen
3 personen
53
Controleposten afbreken
4 personen
54
Partytenten afbreken
4 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
56
Overgebleven eten verpakken
2 personen
57
Servies en materialen afwassen
3 personen
58
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
59
Locatie schoonmaken
3 personen
60
Gevonden voorwerpen verzamelen
61
Materialen terugbrengen
2 personen
62
Afval naar inzamelpunt brengen
63
Uitslag en foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Buffettafelsaantal 2
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 6
Megafon

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Puzzelmateriaal

Klembordenaantal 60
Routekaartenaantal 60
Puzzelboekjesaantal 60
Antwoordformulierenaantal 60
Pennenaantal 70
Potlodenaantal 30
Puntenslijpersaantal 6
Enveloppenaantal 30
Puzzelkaartenaantal 120
Plastic hoesjesaantal 80
Routepijlenaantal 40
Markeerlintenaantal 12
Pionnenaantal 20
Krijtbordenaantal 8
Whiteboardmarkersaantal 12
Watervaste stiftenaantal 12
Nummerkaartenaantal 20
Startnummersaantal 60
Prijzenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 10
Tangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 4
Serveermessenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Reflectievestenaantal 10
Paraplu'saantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de route volledig voor met de tijd die deelnemers straks hebben. Noteer per controlepost de exacte plek, een herkenbaar kenmerk en een alternatief voor slecht weer.
Leg de spelregels en puntentelling vast voordat je de puzzelvragen definitief maakt. Test alle antwoorden en controleer of een team de routekaart en puzzelkaarten zonder mondelinge uitleg kan gebruiken.
Plan controleposten en rustpunten niet alleen op afstand, maar ook op bereikbaarheid en zichtbaarheid. Geef vrijwilligers per post korte instructies en zorg dat zij elkaar met portofoons kunnen bereiken.
Maak per deelnemer of team één compleet puzzelpakket met routekaart, puzzelboekje, antwoordformulier, schrijfmateriaal en eventuele puzzelkaarten. Sorteer deze pakketten uiterlijk de dag ervoor, zodat uitdelen bij de start snel gaat.
Verstuur de deelnemersbevestiging pas nadat aanmeldingen, dieetwensen en de definitieve route zijn gecontroleerd. Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en wijs aan waar partytenten, koelboxen of extra verlichting nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandelpuzzeltocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, start- en finishlocatie en eventuele vergunningen. Reserveer daarna tijd voor een volledige proefwandeling, het schrijven van de puzzels en het printen van alle materialen.
Hoeveel controleposten heeft een wandelpuzzeltocht nodig?: Plan meestal één controlepost per 2 tot 3 kilometer, afhankelijk van de totale route en de moeilijkheid van de puzzels. Test de verdeling tijdens een proefwandeling en geef vrijwilligers uiterlijk 1 week vooraf hun postinstructies.
Wanneer moet ik de puzzels en routekaarten printen?: Print de definitieve routekaarten, puzzelboekjes en antwoordformulieren ongeveer 3 tot 5 dagen vooraf. Houd na de laatste routecontrole nog tijd over voor correcties en sorteer de puzzelmaterialen uiterlijk de dag voor de tocht.
Hoe bereid ik een wandelpuzzeltocht voor op regen?: Controleer de weersverwachting 3 tot 5 dagen vooraf en wijs per controlepost een beschutte plek of partytent aan. Gebruik plastic hoesjes voor routekaarten en puzzels en regel extra verlichting als delen van de tocht in het donker plaatsvinden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.