Checklist voor een wandelend diner organiseren

Bij een wandelend diner verhuist de groep per gang naar een andere locatie. Daardoor moet je niet alleen het menu plannen, maar ook route, serveertijden, reserveringen en materiaal op elkaar afstemmen. Leg vooraf vast wie welke gang verzorgt en hoeveel tijd de verplaatsingen kosten. Verzamel dieetwensen vroeg, controleer de route en werk met één actuele deelnemerslijst. Met deze checklist zie je wat je eerst regelt en wat pas vlak voor de start hoeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en doelgroep vastleggen
Locaties voor gangen kiezen
2 personen
Route tussen locaties controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Dieetwensen bevestigen
Reserveringen maken
Menu en gangen vastleggen
2 personen
Menukaarten ontwerpen
Leveringen bestellen
Kookverantwoordelijkheden verdelen
2 personen
Serveertijden vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst afronden
Tafelschikking maken
2 personen
Allergenenoverzicht maken
Routekaart afdrukken
Naamkaartjes afdrukken
Menukaarten afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen ophalen
3 personen
Houdbare boodschappen sorteren
2 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Dessert voorbereiden
2 personen
Soep voorbereiden
2 personen
Brood en spreads portioneren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies per gang klaarzetten
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen

Event

Locaties openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen en statafels plaatsen
4 personen
Serviestations inrichten
3 personen
Buffetten per gang inrichten
4 personen
Warme gerechten opwarmen
3 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Decoratie plaatsen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
Allergeneninformatie zichtbaar maken
Garderobe inrichten
2 personen
Ontvangstteam instrueren
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Route en programma toelichten
Eerste gang serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gasten naar tweede locatie begeleiden
2 personen
Tweede gang serveren
4 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Gasten naar derde locatie begeleiden
2 personen
Hoofdgerecht serveren
5 personen
Warmhoudschalen bijvullen
2 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Gasten naar dessertlocatie begeleiden
2 personen
Dessert serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Afsluitende drankronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Restanten veilig koelen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Locaties schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Restanten verdelen of weggooien
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 9
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 75
Koffielepelsaantal 70
Messenaantal 90
Vorkenaantal 90
Lepelsaantal 75
Serveerbestekaantal 18

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Pannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Apparatuur

Warmhoudschalenaantal 6
Inductieplatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 9
Servettenhoudersaantal 9
Bloemstukkenaantal 9
Menukaartenaantal 70
Naamkaartjesaantal 70
Routebordenaantal 8
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minimaal 6 weken vooraf de datum, doelgroep en locaties voor alle gangen. Controleer de route op loopafstand, kruisingen en een alternatief bij slecht weer.
Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en bevestig ze uiterlijk 7 dagen voor het diner aan alle kook- en serveerverantwoordelijken. Maak één allergenenoverzicht.
Leg serveertijden en vertrektijden per gang vast met minimaal 15 minuten ruimte voor verplaatsingen. Zo voorkom je dat een volgende locatie op een wachtende groep moet rekenen.
Rond de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf af en pas daarna de tafelschikking, menukaarten, naamkaartjes en hoeveelheden aan. Houd per gang een actuele lijst bij.
Controleer de dag ervoor de weersverwachting en verzamel houdbare boodschappen, koelproducten en apparatuur apart. Koelboxen, verlengsnoeren en stekkerdozen worden bij een wandelend diner snel vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandelend diner organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, doelgroep en locaties. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je reserveringen, dieetwensen en hoeveelheden op tijd kunt vastleggen.
Hoeveel tijd moet er tussen de gangen van een wandelend diner zitten?: Plan per verplaatsing minimaal 15 minuten en tel de werkelijke looptijd daar bovenop. Leg serveer- en vertrektijden uiterlijk 1 week vooraf vast, zodat elke locatie weet wanneer de groep aankomt.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een wandelend diner verzamelen?: Vraag dieetwensen mee met de uitnodiging en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het diner. Bevestig daarna per gang welke aanpassing nodig is en neem allergenen op in één overzicht.
Wat moet ik de dag voor een wandelend diner controleren?: Controleer de weersverwachting, routekaart, reserveringen en deelnemerslijst. Haal boodschappen op, koel verse producten en test warmhoudschalen, inductieplaten, waterkokers en koffiezetapparaten vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.