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Walking Dinner organisieren: die komplette Checkliste

Bei einem Walking Dinner wechselt die Gruppe zwischen mehreren Orten oder Stationen – deshalb müssen Menü, Route und Zeiten zusammenpassen. Lege zuerst Zielgruppe, Datum und die Orte für die Gänge fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Reservierungen und die genaue Aufgabenverteilung. Plane außerdem früh, wie Geschirr, Kühlung und warme Speisen zwischen den Stationen organisiert werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Zielgruppe festlegen

  • Orte für die Gänge auswählen

    2 Personen

  • Route zwischen den Orten prüfen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ernährungswünsche bestätigen

  • Reservierungen vornehmen

  • Menü und Gänge festlegen

    2 Personen

  • Speisekarten entwerfen

  • Lieferungen bestellen

  • Kochverantwortlichkeiten verteilen

    2 Personen

  • Servierzeiten festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste abschließen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Allergenübersicht erstellen

  • Routenkarte drucken

  • Namensschilder drucken

  • Menükarten drucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkäufe abholen

    3 Personen

  • Haltbare Lebensmittel sortieren

    2 Personen

  • Kühlprodukte kühlen

    2 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    3 Personen

  • Dessert vorbereiten

    2 Personen

  • Suppe vorbereiten

    2 Personen

  • Brot und Aufstriche portionieren

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Geschirr pro Gang bereitstellen

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Orte öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle und Stehtische aufstellen

    4 Personen

  • Servicestationen einrichten

    3 Personen

  • Buffets pro Gang einrichten

    4 Personen

  • Warme Gerichte aufwärmen

    3 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration anbringen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Namensschilder auslegen

    2 Personen

  • Allergeninformationen sichtbar machen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Empfangsteam einweisen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Route und Programm erläutern

  • Vorspeise servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gäste zur zweiten Location begleiten

    2 Personen

  • Zweiten Gang servieren

    4 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    3 Personen

  • Gäste zur dritten Location begleiten

    2 Personen

  • Hauptgericht servieren

    5 Personen

  • Warmhalteplatten nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck auffüllen

    2 Personen

  • Gäste zum Dessertort begleiten

    2 Personen

  • Dessert servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Abschließende Getränke-Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

  • Reste sicher kühlen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Locations reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste verteilen oder wegwerfen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 9
  • StehtischeAnz. 6
  • StühleAnz. 30
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 75
  • DesserttellerAnz. 75
  • SuppenschalenAnz. 75
  • KaffeetassenAnz. 70
  • WassergläserAnz. 90
  • WeingläserAnz. 75
  • KaffeelöffelAnz. 70
  • MesserAnz. 90
  • GabelnAnz. 90
  • LöffelAnz. 75
  • ServierbesteckAnz. 18

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • PfannenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 12
  • MessbecherAnz. 3
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltedosenAnz. 20

Ausstattung

  • WarmhalteschalenAnz. 6
  • InduktionsplattenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 9
  • ServiettenhalterAnz. 9
  • BlumenarrangementsAnz. 9
  • SpeisekartenAnz. 70
  • NamensschilderAnz. 70
  • WegweiserAnz. 8
  • TischnummernAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Route zwischen den Gängen vorab zu Fuß. Rechne pro Wechsel mindestens 10 bis 15 Minuten ein und berücksichtige dabei Garderobe, Toiletten und Personen mit eingeschränkter Mobilität.
  • Schließe die Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vor dem Termin. Erst dann lassen sich Tischordnung, Reservierungen, Namensschilder und die Mengen für Teller, Gläser und Besteck zuverlässig festlegen.
  • Erfasse Ernährungswünsche nicht nur bei der Anmeldung, sondern bestätige sie anschließend schriftlich. Erstelle für jeden Gang eine Allergenübersicht und gib sie den Verantwortlichen am Veranstaltungstag aus.
  • Teile die Koch- und Serviceaufgaben mit konkreten Uhrzeiten zu. Für warme Speisen solltest du Warmhalteschalen oder Induktionsplatten einplanen; verderbliche Zutaten gehören nach dem Abholen sofort in Kühlboxen oder Kühlschränke.
  • Drucke Routenkarte, Menükarten und Namensschilder spätestens am Vortag. Prüfe am Veranstaltungstag die Wettervorhersage und lege haltbare Lebensmittel, Frischhaltedosen, Aluminiumfolie sowie Schneidebretter und Küchenmesser an den jeweiligen Stationen bereit.

Häufige Fragen

Wie viele Stationen braucht ein Walking Dinner?
Für ein überschaubares Walking Dinner sind meist 3 bis 5 Stationen sinnvoll, jeweils eine pro Gang oder Ganggruppe. Plane zwischen den Stationen mindestens 10 bis 15 Minuten für den Weg und den Wechsel ein.
Wann sollte man ein Walking Dinner organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Zielgruppe, Orten und Menü. Reservierungen und Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen; die Teilnehmerliste wird idealerweise 7 Tage vorher geschlossen.
Wie viel Geschirr braucht man für ein Walking Dinner?
Plane pro Person mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Wasserglas und ein Weinglas ein, sofern diese bei jedem Gang benötigt werden. Rechne zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein, damit Bruch oder verspätetes Spülen den Ablauf nicht stoppt.
Was muss man beim Walking Dinner für Allergien vorbereiten?
Frage Ernährungswünsche bereits mit der Einladung ab und bestätige sie vor der finalen Menüplanung. Erstelle spätestens 3 Tage vor dem Termin eine Allergenübersicht pro Gang und kennzeichne die entsprechenden Portionen eindeutig.

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