Checklist voor een goed georganiseerd Vrouwendagfestival

Een Vrouwendagfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar sprekers. Je moet workshops, techniek, ontvangst, catering en vrijwilligers op elkaar laten aansluiten. Begin met datum en locatie, leg daarna het programma vast en boek sprekers en artiesten voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste week draait alles om bevestigen, sorteren en testen: dieetwensen, presentaties, workshopmaterialen, naamkaartjes en bewegwijzering mogen dan niet meer ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Sprekers en artiesten boeken
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Workshopbegeleiders informeren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Presentaties verzamelen
2 personen
Materialen per workshop sorteren
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Workshopruimtes inrichten
4 personen
Infotafels klaarzetten
3 personen
Programma zichtbaar ophangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Opening presenteren
2 personen
Programma-aankondigingen doen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Workshop creatief schrijven begeleiden
2 personen
Workshop zelfverdediging begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Allergeneninformatie tonen
Liveoptreden begeleiden
2 personen
Netwerkronde begeleiden
3 personen
Quiz presenteren
2 personen
Muziek verzorgen
Toilet- en afvalronde uitvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Eten en dranken afdekken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Voorraad inpakken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Parasolaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Vazenaantal 8
Papieren slingersaantal 10
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Naamkaartjesaantal 100
Tafelbordjesaantal 15
Pennenbakjesaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Tafellampenaantal 6

Workshopmateriaal

Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 24
Notitieblokkenaantal 100
Balpennenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 60
Stiftenaantal 40
Papieraantal 300
Post-itsaantal 20
Schaaraantal 20
Plakbandaantal 10
Yogamattenaantal 20
Oefenpadsaantal 10
Kegelsaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst het programma en controleer daarna of elke workshop een begeleider, ruimte en complete set materialen heeft. Sorteer de materialen per workshop, zodat je op de dag zelf niet met losse spullen hoeft te zoeken.
Test actieve speakers, draadloze microfoons, mengpaneel en laptop uiterlijk een dag vooraf met dezelfde presentaties en aansluitingen. Neem presentaties niet alleen op een laptop mee: bewaar ze ook op een tweede plek.
Maak de registratietafel klaar met naamkaartjes, pennen en een duidelijke indeling voordat de locatie opengaat. Zet bewegwijzering vanaf de ingang tot aan de workshops, toiletten en catering neer.
Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en vertaal ze naar duidelijk herkenbare hapjes en schalen. Koel dranken op tijd en zet voor het eerste uur ongeveer twee tot drie drankjes per persoon klaar.
Maak een draaiboek met contactgegevens, tijden en verantwoordelijkheden en druk minstens één exemplaar af. Deel vrijwilligers vooraf in voor ontvangst, techniek, workshops en opruimen; anders blijven taken tijdens het festival liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Vrouwendagfestival organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Boek sprekers, artiesten en workshopbegeleiders daarna zo snel mogelijk, zodat je programma compleet is voordat de promotie begint.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een Vrouwendagfestival?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en plaats daarna regelmatig promotie op sociale media. Sluit aanmeldingen enkele dagen voor het festival als je dieetwensen, naamkaartjes en catering definitief moet maken.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een Vrouwendagfestival?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur van het programma. Voorzie naast gekoelde dranken ook koffie, thee, thermoskannen, kannen en voldoende herbruikbare bekers.
Wanneer test ik de techniek voor het festival?: Test microfoons, speakers, mengpaneel en laptop uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie. Controleer ook de presentaties en zorg dat iemand tijdens het programma verantwoordelijk is voor technische problemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.