Checklist del Festival del Día de la Mujer

Organizar el Festival del Día de la Mujer requiere coordinar programa, talleres, artistas, inscripciones y montaje en un orden claro. Empieza por fijar fecha y lugar, y después cierra participantes, necesidades técnicas y preferencias dietéticas. Durante la última semana conviene confirmar a oradores, monitores y voluntarios, clasificar el material por taller y preparar la señalización. El día del evento, reserva tiempo para probar micrófonos y altavoces, montar el registro y enfriar las bebidas antes de recibir al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Contratar a oradores y artistas
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Informar a los monitores del taller
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar la señalización
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Crear lista de reproducción musical
Recopilar las presentaciones
2 personas
Clasificar el material por taller
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar las salas del taller
4 personas
Preparar las mesas informativas
3 personas
Colgar el programa a la vista
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Hacer anuncios del programa
Moderación del panel de debate
2 personas
Impartir taller de escritura creativa
2 personas
Dirigir el taller de defensa personal
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Mostrar información sobre alérgenos
Coordinar la actuación en directo
2 personas
Coordinar la ronda de networking
3 personas
Presentar el quiz
2 personas
Proporcionar la música
Realizar la ronda de baños y basura
2 personas
Recoger objetos perdidos
Coordinar la despedida y la salida
3 personas

Seguimiento

Cubrir la comida y las bebidas
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empaquetar el material
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6
Parasolcant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 40
Vasos reutilizablescant. 120
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 50
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12
Jarrascant. 8
Termoscant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Jarronescant. 8
Guirnaldas de papelcant. 10
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Tarjetas de nombrecant. 100
Carteles de mesacant. 15
Portalápicescant. 10

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 6
Baterías externascant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12
Acumuladores de fríocant. 16

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Lámparas de mesacant. 6

Material del taller

Pizarras de hojascant. 4
Rotuladores para pizarracant. 24
Bloc de notascant. 100
Bolígrafoscant. 100
Lápices de colorescant. 60
Rotuladorescant. 40
Papelcant. 300
Post-itscant. 20
Tijerascant. 20
Cinta adhesivacant. 10
Esterillas de yogacant. 20
Almohadillas de prácticacant. 10
Conoscant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y confirma a oradores y artistas al menos 2 semanas antes; así puedes publicar horarios, abrir inscripciones y preparar las presentaciones sin cambios de última hora.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y haz la compra con una lista separada para aperitivos, bebidas y servicio. Prepara y enfría las bebidas antes de abrir el recinto.
Asigna voluntarios a funciones concretas —registro, talleres, orientación y apoyo técnico— y entrégales el plan de trabajo impreso antes de que llegue el público.
Clasifica el material por taller en cajas o grupos identificados. Coloca tarjetas de nombre, carteles de mesa y señalización cuando montes las mesas, no durante la recepción.
Reserva al menos 60 minutos para el montaje final: coloca mesas y sillas, prepara la mesa de registro y prueba portátil, mesa de mezclas, altavoces y micrófonos inalámbricos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar el Festival del Día de la Mujer?: Empieza la planificación entre 6 y 8 semanas antes. Intenta cerrar fecha, lugar y programa durante las primeras 2 semanas, y confirma artistas, monitores y necesidades técnicas antes de abrir las inscripciones.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones y publicar la promoción?: Publica la primera promoción y envía las invitaciones unas 4 semanas antes del festival. Haz un recordatorio 7 días antes con el horario, la ubicación y cualquier información necesaria para los talleres.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el festival?: Reserva como mínimo 60 minutos antes de la apertura para montar mesas, sillas, registro y señalización. Añade otros 30 minutos si hay varios talleres o una prueba técnica con micrófonos y música.
¿Cuándo hay que preparar la comida y las bebidas?: Haz la compra entre 1 y 3 días antes, según los productos. Prepara los aperitivos el mismo día y enfría las bebidas con varias horas de antelación para no ocuparte de ello mientras recibes a las participantes.

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