Checklist pour organiser un Festival de la Journée des femmes

Un Festival de la Journée des femmes demande plus qu’un programme et quelques affiches. Il faut coordonner les intervenantes, les ateliers, les inscriptions, les besoins alimentaires et l’accueil du public, tout en gardant une vue précise sur le matériel. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre : date et lieu, réservations, communication, préparation des espaces, puis installation et vérifications le jour J. Elle aide surtout à ne pas attendre la dernière semaine pour régler les détails qui bloquent le déroulement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Réserver les intervenants et les artistes
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Informer les animateurs d’atelier
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer la signalétique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Composer la playlist musicale
Rassembler les présentations
2 personnes
Trier le matériel par atelier
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
Installer les tables d’information
3 personnes
Afficher le programme bien en vue
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter l’ouverture
2 personnes
Faire les annonces du programme
Animer le débat
2 personnes
Animer l’atelier d’écriture créative
2 personnes
Animer l'atelier d'autodéfense
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Afficher les informations sur les allergènes
Encadrer la prestation live
2 personnes
Encadrer le tour de réseautage
3 personnes
Animer le quiz
2 personnes
Fournir la musique
Effectuer la ronde des toilettes et des déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6
Parasolqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 120
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Vasesqté 8
Guirlandes en papierqté 10
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Badges nominatifsqté 100
Pancartes de tableqté 15
Pots à stylosqté 10

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 6
Batteries externesqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes de tableqté 6

Matériel d'atelier

Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 24
Blocs-notesqté 100
Stylos à billeqté 100
Crayons de couleurqté 60
Marqueursqté 40
Papierqté 300
Post-itqté 20
Ciseauxqté 20
Ruban adhésifqté 10
Tapis de yogaqté 20
Pads d'entraînementqté 10
Cônesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de confirmer les intervenantes : prévoyez ensuite plusieurs semaines pour les réservations, les invitations et la promotion sur les réseaux sociaux.
Centralisez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Ce délai laisse le temps d’ajuster les en-cas, les boissons et l’accueil.
Préparez un déroulé imprimé pour chaque personne qui intervient ou coordonne un atelier. Ajoutez les horaires, les changements de salle et la personne à contacter en cas de problème.
Triez le matériel par atelier la veille, plutôt que de tout déposer au même endroit. Testez aussi les microphones sans fil, la table de mixage et l’ordinateur portable avant l’arrivée du public.
Prévoyez l’ouverture du lieu au moins 90 minutes avant le début. Installez d’abord la table d’inscription, les badges et la signalétique, puis les tables, les chaises et le matériel technique.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Festival de la Journée des femmes ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation du lieu, la construction du programme et la confirmation des intervenantes et des artistes.
Quand envoyer les invitations pour le Festival de la Journée des femmes ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines à l’avance, puis un rappel environ 7 jours avant. Fermez les inscriptions quelques jours avant si vous devez prévoir les repas ou les places par atelier.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 90 minutes avant l’ouverture au public pour installer les tables, les chaises, l’accueil, la signalétique et la technique. Ajoutez 30 minutes si plusieurs ateliers utilisent du matériel différent.
Que faut-il vérifier la veille du festival ?: Vérifiez les inscriptions, les besoins alimentaires, le déroulé imprimé, les badges et le matériel trié par atelier. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas la veille lorsque leur conservation le permet.

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