Boodschappenlijst voor een vrijwilligersorganisatie open dag

Voor een open dag van een vrijwilligersorganisatie heb je meer nodig dan koffie en informatiefolders. Bezoekers bewegen tussen ontvangst, presentaties en demonstraties, terwijl vrijwilligers catering, techniek en wegwijzers in goede banen leiden. Deze boodschappenlijst helpt je controleren of tafels, stoelen, servies, koffievoorzieningen, audiovisuele apparatuur en verbruiksmaterialen klaarstaan. Stem aantallen af op het verwachte bezoekersaantal en houd rekening met piekmomenten bij binnenkomst en tijdens de pauzes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Tafelrokkenaantal 10
Klapstoelenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Powerbanksaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 10
Krijtbordenaantal 8
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2
Schaaraantal 6

Catering

Thermosdispensersaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Serveerschalen met dekselaantal 8
Koelelementenaantal 20
Waterkannenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Melkkannetjesaantal 6
Suikerbakjesaantal 6
Kruidenrekjesaantal 2

Registratie

Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Registratiebakjesaantal 4
Infomappenaantal 100
Foldersaantal 150
Notitieblokkenaantal 30
Enveloppenaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Programmaflyersaantal 150

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Servetdispensersaantal 8
Afwasteiltjesaantal 4

Boodschappen

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Mineraalwater plat - 8 flessen
- Mineraalwater bruisend - 6 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Multivruchtensap - 4 pakken
- Tonic - 2 flessen
- Gemberbier - 2 flessen
- IJsblokjes - 10 zakken
- Meergranenbrood - 8 broden
- Wit casinobrood - 6 broden
- Volkoren wraps - 6 pakken
- Roomboter - 4 pakken
- Halvarine - 2 kuipjes
- Jonge kaas - 3 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Hummus - 8 bakjes
- Roomkaas - 6 bakjes
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Kalkoenfilet - 2 kilo
- Vegetarische spread - 8 bakjes
- Eieren - 30 stuks
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Paprika's - 12 stuks
- Rucola - 6 zakken
- Wortels - 3 kilo
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Mandarijnen - 30 stuks
- Meloenen - 3 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 4 zakken
- Zoutjes - 4 zakken
- Rijstwafels - 4 pakken
- Crackers - 4 pakken
- Olijven - 4 potten
- Augurken - 3 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pestosaus - 2 potten
- Yoghurtdressing - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 potje
- Paprikapoeder - 1 potje
- Knoflookpoeder - 1 potje
- Basilicum - 1 potje
- Olijfolie - 1 fles
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Suikerwafels - 4 pakken
- Mini muffins - 6 dozen
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 6 dozen
- Chocoladerepen - 40 stuks
- Allergievrije koekjes - 3 pakken
- Servetten - 500 stuks
- Papieren bekers - 150 stuks
- Papieren bordjes - 150 stuks
- Houten roerstaafjes - 200 stuks
- Tandenstokers - 2 doosjes
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken
- Sponzen - 8 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Vloeibare handzeep - 4 flessen
- Afvalzakken - 4 rollen

Tips

Zet voor de ontvangst een aparte tafel klaar met naamkaartjes, aanwezigheidslijsten en informatiemateriaal. Leg hiervan minstens 10 procent extra exemplaren klaar voor onverwachte bezoekers of zoekgeraakte formulieren.
Plan per bezoeker minimaal één koffiekopje of glas, één bord en passend bestek. Bij herbruikbaar servies heb je tijdens een drukke pauze ongeveer 25 procent extra nodig als afwas tussendoor niet direct kan.
Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en vul koffie, thee en water aan vóór het programmaonderdeel met presentaties begint. Thermoskannen en schenk kannen voorkomen wachtrijen bij één koffiezetapparaat.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon uiterlijk 60 minuten voor opening op de plek waar ze worden gebruikt. Neem per technisch onderdeel minimaal één passende verlengkabel en een stekkerdoos mee.
Maak de opstelling ruim genoeg voor bezoekers die tussen demonstraties lopen. Reserveer naast tafels en stoelen ook statafels, klapstoelen en eventueel partytenten wanneer een deel van de open dag buiten plaatsvindt; controleer dit uiterlijk een week vooraf.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een open dag van een vrijwilligersorganisatie?: Zorg voor ontvangstmaterialen, tafels en stoelen, naamkaartjes, informatiemateriaal, koffie- en watervoorzieningen, servies en techniek voor presentaties. Controleer de volledige boodschappenlijst uiterlijk 3 dagen vóór de open dag en koop houdbare catering eerder in.
Hoeveel drinken moet ik inkopen voor een open dag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan daarna ongeveer 1 tot 2 drankjes per persoon per uur. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf, zodat je catering en alternatieven gericht kunt inkopen.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een open dag?: Neem per verwachte bezoeker minimaal 1 koffiekopje of glas, 1 bord en 1 set bestek. Voeg bij herbruikbaar servies 25 procent reserve toe wanneer er tijdens de open dag geen directe afwasmogelijkheid is.
Wanneer moet ik de apparatuur voor presentaties controleren?: Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen 60 minuten vóór opening. Leg reservekabels en aansluitingen uiterlijk de avond ervoor klaar, zodat je technische problemen niet tijdens de ontvangst hoeft op te lossen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.