Qué necesitas para coordinar una jornada de puertas abiertas
Una jornada de puertas abiertas necesita más que mesas y folletos. Esta lista reúne el mobiliario, la vajilla, el material de catering y los equipos audiovisuales que suelen hacer falta para recibir visitantes y coordinar a los voluntarios. Calcula las cantidades según el número previsto de asistentes y añade un margen para evitar quedarte sin vasos, café o sillas durante las horas de mayor afluencia. Haz la compra de los productos no perecederos con varios días de antelación.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 10
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 4
- Faldones para mesascant. 10
- Sillas plegablescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras para servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 2
Equipo
- Portátilescant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cables de cargacant. 6
- Baterías externascant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Arreglos floralescant. 6
- Decoración de mesacant. 10
- Pizarrascant. 8
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Cuerdacant. 2
- Tijerascant. 6
Catering
- Dispensadores térmicoscant. 4
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Bandejas de servir con tapacant. 8
- Acumuladores de fríocant. 20
- Jarras de aguacant. 8
- Cestas de pancant. 6
- Jarras de lechecant. 6
- Azucareroscant. 6
- Estantes de especiascant. 2
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Portabadgescant. 100
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Envases de registrocant. 4
- Carpetas informativascant. 100
- Folletoscant. 150
- Bloc de notascant. 30
- Sobrescant. 100
- Carteles direccionalescant. 12
- Folletos del programacant. 150
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternas a pilascant. 6
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 8
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de servilletascant. 8
- Cubetas para lavarcant. 4
Compras
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 6 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo multifrutas - 4 paquetes
- Tónica - 2 botellas
- Ginger beer - 2 botellas
- Cubitos de hielo - 10 bolsas
- Pan multicereales - 8 barras
- Pan de molde blanco - 6 broden
- Wraps integrales - 6 paquetes
- Mantequilla - 4 paquetes
- Margarina - 2 tarrinas
- Queso joven - 3 kilos
- Queso curado - 2 kilo
- Hummus - 8 cuencos
- Queso crema - 6 tarrinas
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Pechuga de pavo - 2 kilo
- Untable vegetariano - 8 tarrinas
- Huevos - 30 unidades
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Rúcula - 6 bolsas
- Zanahorias - 3 kilos
- Tomates cherry - 2 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Mandarinas - 30 unidades
- Melones - 3 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Nachos - 4 bolsas
- Snacks salados - 4 bolsas
- Crispetas de arroz - 4 paquetes
- Crackers - 4 paquetes
- Aceitunas - 4 frascos
- Pepinillos - 3 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa pesto - 2 tarros
- Aliño de yogur - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Pimentón en polvo - 1 bote
- Ajo en polvo - 1 bote
- Albahaca - 1 maceta
- Aceite de oliva - 1 botella
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Gofres de azúcar - 4 paquetes
- Mini muffins - 6 cajas
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 6 docenas
- Barras de chocolate - 40 unidades
- Galletas sin alérgenos - 3 paquetes
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel - 150 unidades
- Platos de papel - 150 unidades
- Palitos de madera para remover - 200 unidades
- Palillos de dientes - 2 cajas
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Esponjas - 8 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón líquido de manos - 4 botellas
- Bolsas de basura - 4 rollos
Consejos
- Calcula la vajilla para el número máximo de visitantes previsto, no solo para quienes se hayan inscrito. Añade aproximadamente un 10 % de vasos, platos y cubiertos para cubrir pérdidas y usos repetidos.
- Comprueba con al menos 7 días de antelación que hay suficientes mesas, sillas y mesas altas para las presentaciones, las zonas de atención y el catering. Si el evento es exterior, confirma también las carpas y los faldones.
- Prepara el material de café y té el día anterior: máquinas de café, teteras, termos y jarras para servir. Ten previsto al menos un punto de servicio separado de la zona de demostraciones para evitar colas.
- Revisa los equipos audiovisuales entre 3 y 5 días antes y prueba cada portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono en el recinto. Lleva cables alargadores y regletas suficientes para no improvisar conexiones el mismo día.
- Compra o prepara los artículos de catering no perecederos al menos 3 días antes y deja los productos frescos para el último momento indicado por el menú. Las neveras portátiles deben estar disponibles antes de recibir alimentos que necesiten frío.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta vajilla necesito para una jornada de puertas abiertas?
- Calcula una unidad por visitante para platos y cubiertos, y entre 1,5 y 2 vasos por persona si habrá varias horas de atención. Añade un margen del 10 % para roturas, pérdidas y reposición.
- ¿Cuándo debo comprar el material para el catering?
- Compra los productos no perecederos entre 3 y 7 días antes. Los alimentos frescos y los productos que necesitan frío deben comprarse lo más cerca posible del evento, según su fecha de consumo.
- ¿Qué equipos audiovisuales tengo que comprobar antes del evento?
- Prueba los portátiles, el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono entre 3 y 5 días antes. Comprueba también cada cable alargador y regleta en la sala donde se utilizarán.
- ¿Cuándo debo confirmar mesas, sillas y carpas?
- Confirma el mobiliario y las carpas al menos 7 días antes, especialmente si el evento se celebra al aire libre. Así todavía tendrás tiempo para ajustar el montaje o buscar material adicional.
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