La liste de courses pour une journée portes ouvertes

Une journée portes ouvertes demande plus que des tables et quelques affiches. Il faut équiper l’accueil, les démonstrations, la restauration et les équipes bénévoles sans attendre le dernier moment. Cette liste regroupe le mobilier, la vaisselle, le matériel de cuisine et l’équipement technique à prévoir. Ajustez les quantités au nombre de visiteurs attendus, aux espaces disponibles et au nombre de présentations prévues.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Jupes de tableqté 10
Chaises pliantesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Batteries externesqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Ciseauxqté 6

Catering

Distributeurs thermosqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Plats de service avec couvercleqté 8
Pains de glaceqté 20
Carafes d’eauqté 8
Corbeilles à painqté 6
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Supports à épicesqté 2

Inscription

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Bacs d’inscriptionqté 4
Dossiers d'informationqté 100
Brochuresqté 150
Blocs-notesqté 30
Enveloppesqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Flyers du programmeqté 150

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 8
Bacs à vaisselleqté 4

Courses

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus multivitaminé - 4 packs
- Tonic - 2 bouteilles
- Boisson au gingembre - 2 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Pain aux céréales - 8 pains
- Pain de mie blanc - 6 pains
- Wraps complets - 6 paquets
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Margarine - 2 barquettes
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 6 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Filet de dinde - 2 kilos
- Tartinade végétarienne - 8 barquettes
- Œufs - 30 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Roquette - 6 sacs
- Carottes - 3 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Mandarines - 30 pièces
- Melons - 3 unités
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 4 sacs
- Snacks salés - 4 sachets
- Galettes de riz - 4 paquets
- Crackers - 4 paquets
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce pesto - 2 pots
- Sauce yaourt - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika en poudre - 1 pot
- Poudre d'ail - 1 pot
- Basilic - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Gaufres au sucre - 4 paquets
- Mini muffins - 6 boîtes
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 6 boîtes
- Barres chocolatées - 40 pièces
- Biscuits sans allergènes - 3 paquets
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Assiettes en carton - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 200 pièces
- Cure-dents - 2 boîtes
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Éponges - 8 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 4 flacons
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux

Conseils

Prévoyez une table d’accueil, deux chaises et une liste de présence par point d’entrée. Gardez aussi des badges nominatifs et le matériel d’information à portée de main.
Pour le café, comptez deux tasses et deux verres par visiteur attendu si le service s’étale sur plusieurs heures. Ajoutez au moins une machine à café, une bouilloire et deux thermos pour éviter les files.
Réservez le matériel technique au moins 7 jours avant l’ouverture. Testez chaque ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone dans la salle où ils seront utilisés.
Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone équipée, avec une rallonge de secours. Vérifiez avant l’installation que les câbles atteignent les prises sans traverser les passages.
Ne commandez pas la restauration au dernier jour : confirmez le menu et les besoins alimentaires au moins 5 jours avant. Utilisez les glacières pour les produits froids et préparez la restauration longue conservation séparément.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum une chaise par bénévole présent simultanément et une chaise pour 30 à 50 visiteurs dans les espaces d’attente. Ajoutez 10 % de chaises pliantes pour les démonstrations ou les changements de salle.
Quand acheter le matériel pour une journée portes ouvertes ?: Achetez ou réservez le mobilier, les tentes et le matériel technique 2 à 3 semaines avant la date. Faites les courses alimentaires et rassemblez la vaisselle 1 à 2 jours avant, après confirmation du nombre de visiteurs.
Quelle quantité de vaisselle faut-il prévoir ?: Comptez au moins 1,5 assiette, verre et couvert par visiteur attendu si la restauration est servie en continu. Pour le café, prévoyez 2 tasses par personne et 10 % de réserve pour les pertes ou les changements.
Combien de matériel technique faut-il pour les présentations ?: Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur et un écran par salle de présentation. Ajoutez un microphone et des haut-parleurs si l’espace accueille plus de 30 personnes, ainsi qu’une rallonge et une multiprise par installation.

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