Zo organiseer je een vrijwilligersmarkt
Een vrijwilligersmarkt staat of valt met een duidelijke volgorde: eerst leg je de locatie en het marktformat vast, daarna werf en bevestig je organisaties en plan je de praktische uitvoering. Reserveer tafels, stoelen en eventuele apparatuur zodra het aantal standhouders bekend is. Verzamel dieetwensen en bereikbaarheidsgegevens niet pas in de laatste week. Op de dag zelf draait alles om een gecontroleerde opbouw, herkenbare stands en informatie waarmee bezoekers snel hun weg vinden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Zaalreservering bevestigen
- 2
Marktformat vastleggen
2 personen
- 3
Aanmeldformulier publiceren
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Lokale organisaties benaderen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Standhouders bevestigen
2 personen
- 9
Standindeling maken
2 personen
- 10
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
- 11
Cateringhoeveelheden berekenen
- 12
Tafels en stoelen reserveren
- 13
Drukwerk opmaken
- 14
Flyers en plattegrond drukken
2 personen
- 15
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
- 16
Standhoudersinformatie versturen
- 17
Aanmeldingen nabellen
2 personen
- 18
Boodschappen doen
2 personen
- 19
Materialen verzamelen
3 personen
- 20
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
- 21
Dranken koud zetten
2 personen
- 22
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 23
Locatie openen
2 personen
- 24
Locatie controleren
2 personen
- 25
Tafels opstellen
4 personen
- 26
Stoelen plaatsen
3 personen
- 27
Standhouders ontvangen
3 personen
- 28
Standnummers ophangen
2 personen
- 29
Informatietafel inrichten
2 personen
- 30
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 32
Versiering ophangen
2 personen
- 33
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 34
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 35
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 36
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 37
Bezoekers registreren
2 personen
- 38
Standhouders ondersteunen
2 personen
- 39
Informatie over vrijwilligerswerk geven
2 personen
- 40
Koffie en thee serveren
2 personen
- 41
Hapjes serveren
2 personen
- 42
Dranken bijvullen
2 personen
- 43
Cateringtafel schoonhouden
- 44
Afvalbakken legen
2 personen
- 45
Voorraad controleren
- 46
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 47
Standhouders uitchecken
2 personen
Nazorg
- 48
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 49
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 50
Servies afwassen
3 personen
- 51
Afval verzamelen
3 personen
- 52
Locatie schoonmaken
4 personen
- 53
Decoratie verwijderen
2 personen
- 54
Materialen terugbrengen
3 personen
- 55
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 56
Overgebleven catering opbergen
2 personen
- 57
Aanmeldgegevens archiveren
- 58
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 12
- Stoelenaantal 80
- Bureausaantal 2
- Kledingrekkenaantal 4
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 14
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 2
- Mobiele pinautomatenaantal 2
- Bluetoothspeaker
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Naamkaartjeshoudersaantal 40
- Pijlbordenaantal 12
- Informatiebordenaantal 8
- Stiftenaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Scharenaantal 4
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het marktformat vast voordat je organisaties uitnodigt. Bepaal bijvoorbeeld hoeveel ruimte één stand krijgt en of deelnemers met een tafel, bureau of kledingrek werken; daarmee kun je later een realistische standindeling maken.
- Stuur het aanmeldformulier ruim vóór de markt uit en bel onvolledige aanmeldingen na binnen 3 werkdagen. Vraag meteen naar contactpersoon, benodigde ruimte, apparatuur en dieetwensen, zodat je niet vlak voor de markt hoeft te improviseren.
- Maak de standindeling pas nadat de standhouders zijn bevestigd, maar deel een voorlopige plattegrond eerder. Zet organisaties met veel bezoekers niet allemaal naast de ingang en reserveer looppaden die breed genoeg blijven voor drukte.
- Bereken catering per gepland bezoekersaantal en splits koffie, water en hapjes uit. Zet dranken pas op de dag zelf koud, leg naamkaartjes en bewegwijzering klaar en controleer vooraf of koffiezetapparaten, verlengsnoeren en mobiele pinautomaten werken.
- Plan de opbouw minstens 90 minuten vóór opening. Open de locatie, controleer zaal en techniek, zet eerst tafels en stoelen op, plaats daarna de stands en eindig met drank, hapjes, naamkaartjes en de ontvangsttafel.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een vrijwilligersmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de zaalreservering en het marktformat. Verstuur uitnodigingen en publiceer het aanmeldformulier uiterlijk 6 weken voor de markt, zodat je standhouders en materialen tijdig kunt bevestigen.
- Hoeveel ruimte heeft een stand op een vrijwilligersmarkt nodig?
- Reken minimaal op een tafelbreedte plus ongeveer 1 meter vrije ruimte voor de standhouder en bezoekers. Leg de exacte maat vast vóór je organisaties uitnodigt en houd daarnaast brede looppaden en ruimte voor een ontvangstpunt vrij.
- Wanneer maak je de standindeling van een vrijwilligersmarkt?
- Maak een eerste indeling zodra je ongeveer 70 procent van de aanmeldingen binnen hebt. Werk de definitieve plattegrond af 1 tot 2 weken voor de markt en stuur die samen met opbouwtijd, route en praktische informatie naar alle standhouders.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een vrijwilligersmarkt?
- Plan minimaal 90 minuten voor een kleine markt en 2 tot 3 uur wanneer je meerdere tafels, stands, catering en techniek opbouwt. Laat de locatie openen vóór de opbouwploeg arriveert en reserveer de laatste 15 minuten voor een controle van zaal, bewegwijzering en apparatuur.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!