So organisierst du einen Freiwilligenmarkt
Ein Freiwilligenmarkt lebt von vielen Organisationen, klaren Informationen und einem Aufbau, der am Veranstaltungstag nicht improvisiert werden muss. Lege zuerst Format, Raum und Anmeldeprozess fest; danach folgen Einladungen, Standaufteilung und Helferplan. Plane Verpflegung, Technik und Beschilderung anhand der bestätigten Teilnehmerzahl. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, offene Anmeldungen nachzufassen, Ausstellerinformationen zu versenden und Materialien vollständig zusammenzustellen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Raumbuchung bestätigen
- 2
Marktformat festlegen
2 Personen
- 3
Anmeldeformular veröffentlichen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Lokale Organisationen ansprechen
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 9
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 10
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
- 11
Cateringmengen berechnen
- 12
Tische und Stühle reservieren
- 13
Drucksachen gestalten
- 14
Flyer und Lageplan drucken
2 Personen
- 15
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
- 16
Informationen für Aussteller senden
- 17
Anmeldungen nachfassen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 20
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 21
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Ort überprüfen
2 Personen
- 25
Tische aufstellen
4 Personen
- 26
Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Aussteller empfangen
3 Personen
- 28
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 29
Infotisch einrichten
2 Personen
- 30
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 31
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 33
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 34
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 35
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 36
Besucher begrüßen
3 Personen
- 37
Besucher registrieren
2 Personen
- 38
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 39
Informationen zum Ehrenamt geben
2 Personen
- 40
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 41
Snacks servieren
2 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Cateringtisch sauber halten
- 44
Mülleimer leeren
2 Personen
- 45
Bestand prüfen
- 46
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 47
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 48
Geräte ausschalten
2 Personen
- 49
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 50
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 51
Abfall sammeln
3 Personen
- 52
Location reinigen
4 Personen
- 53
Dekoration entfernen
2 Personen
- 54
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 55
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 56
Übrig gebliebenes Catering verstauen
2 Personen
- 57
Anmeldedaten archivieren
- 58
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 12
- StühleAnz. 80
- TischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 4
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 14
Ausstattung
- LaptopsAnz. 2
- TabletsAnz. 2
- Mobile KartenterminalsAnz. 2
- Bluetooth-Lautsprecher
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LadekabelAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- WimpelkettenAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 40
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 8
- StifteAnz. 12
- KlebebandAnz. 6
- ScherenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Veröffentliche das Anmeldeformular mindestens sechs Wochen vorher und setze eine klare Rückmeldefrist. Frage dabei auch Ernährungswünsche und den benötigten Platz pro Stand ab.
- Bestätige die Standbetreiber spätestens zwei Wochen vor dem Markt. Erstelle danach die Standaufteilung und sende jedem Aussteller Zugang, Aufbauzeit, Standplatz und Ansprechpartner in einer einzigen Nachricht.
- Plane den Helferplan nicht nur für die Öffnungszeit. Besetze zusätzlich mindestens zwei Personen für Aufbau und Abbau; für Technik, Einlass und Catering sollten die Zuständigkeiten namentlich feststehen.
- Berechne Getränke und Snacks erst nach Ablauf der Anmeldefrist. Stelle pro erwarteter Person etwa zwei Getränke für die erste Stunde bereit und lege für Kaffee, Tee und Wasser eigene Stationen mit Tassen, Thermoskannen und Serviergeschirr an.
- Öffne den Raum mindestens 90 Minuten vor Beginn. Prüfe zuerst Wege, Stromanschlüsse und Beschilderung, stelle dann Tische und Stühle auf und lege Namensschilder, Lageplan, Verlängerungskabel sowie Ladekabel an den vorgesehenen Stellen bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Freiwilligenmarkt organisieren?
- Beginne etwa acht Wochen vor dem Termin mit Format, Raum und Anmeldeformular. Verschicke Einladungen spätestens sechs Wochen vorher und bestätige die Aussteller rund zwei Wochen vor dem Markt.
- Wie plane ich die Stände auf einem Freiwilligenmarkt?
- Erstelle die Standaufteilung erst, wenn die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sind, idealerweise zwei Wochen vorher. Berücksichtige benötigte Tischfläche, Laufwege, Strombedarf und besondere Ausrüstung wie Laptops oder mobile Kartenterminals.
- Wie viele Helfer braucht ein Freiwilligenmarkt?
- Plane mindestens zwei Personen für den Aufbau und zwei für den Abbau ein. Während der Öffnungszeit brauchst du zusätzlich feste Zuständigkeiten für Einlass, Technik, Catering und Ansprechpartner für Aussteller; die genaue Zahl hängt von der Besucher- und Standzahl ab.
- Wann sollte man Catering und Getränke für einen Freiwilligenmarkt einkaufen?
- Berechne die Mengen nach Ende der Anmeldefrist und erledige den Einkauf zwei bis drei Tage vorher. Getränke kannst du am Vortag kalt stellen, Snacks und Serviergeschirr sollten am Veranstaltungstag spätestens 60 Minuten vor Beginn bereitstehen.
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