Organiser un marché des bénévoles sans rien oublier
Un marché des bénévoles repose sur une préparation qui commence par le format, la salle et les inscriptions. Ensuite, il faut transformer les réponses en plan de stands, en horaires de bénévoles et en besoins concrets de restauration et de matériel. Les oublis arrivent souvent dans les derniers jours : relances, régimes alimentaires, branchements, signalétique ou confirmation des exposants. Voici l’ordre de préparation à suivre pour arriver au jour J avec une équipe coordonnée et une salle prête à ouvrir.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la réservation de la salle
- 2
Définir le format du marché
2 personnes
- 3
Publier le formulaire d'inscription
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Contacter les organisations locales
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Confirmer les exposants
2 personnes
- 9
Préparer le plan du stand
2 personnes
- 10
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
- 11
Calculer les quantités de catering
- 12
Réserver des tables et des chaises
- 13
Mise en page des supports imprimés
- 14
Imprimer les flyers et le plan
2 personnes
- 15
Préparer la signalétique
2 personnes
- 16
Envoyer les informations aux exposants
- 17
Relancer les inscriptions par téléphone
2 personnes
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Rassembler le matériel
3 personnes
- 20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 22
Préparer les en-cas
3 personnes
- 23
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 24
Vérifier le lieu
2 personnes
- 25
Installer les tables
4 personnes
- 26
Installer les chaises
3 personnes
- 27
Accueillir les exposants
3 personnes
- 28
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
- 29
Aménager le stand d’information
2 personnes
- 30
Installer la table traiteur
3 personnes
- 31
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 32
Suspendre la décoration
2 personnes
- 33
Installer la signalisation
2 personnes
- 34
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 35
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 36
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 37
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 38
Soutenir les exposants
2 personnes
- 39
Donner des informations sur le bénévolat
2 personnes
- 40
Servir le café et le thé
2 personnes
- 41
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 43
Maintenir la table de restauration propre
- 44
Vider les poubelles
2 personnes
- 45
Vérifier les stocks
- 46
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 47
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Suivi
- 48
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 49
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 50
Faire la vaisselle
3 personnes
- 51
Rassembler les déchets
3 personnes
- 52
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 53
Retirer la décoration
2 personnes
- 54
Rapporter le matériel
3 personnes
- 55
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 56
Ranger le catering restant
2 personnes
- 57
Archiver les données d’inscription
- 58
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 12
- Chaisesqté 80
- Bureauxqté 2
- Portants à vêtementsqté 4
- Tables hautesqté 4
- Nappesqté 14
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Tablettesqté 2
- Terminaux de paiement mobilesqté 2
- Enceinte Bluetooth
- Microphone
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Câbles de rechargeqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Louchesqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pinces de serviceqté 6
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Porte-nomsqté 40
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux d'informationqté 8
- Marqueursqté 12
- Ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balayette et pelleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le format du marché avant de publier le formulaire : précisez le type de stand, les horaires d’arrivée et les informations demandées. Prévoyez ensuite au moins une relance des personnes qui n’ont pas répondu avant de finaliser le plan.
- Traitez les inscriptions en deux temps : confirmez d’abord les exposants, puis placez-les sur le plan de salle. Gardez une liste d’attente et envoyez les informations pratiques aux participants confirmés plusieurs jours avant l’événement.
- Calculez la restauration à partir du nombre confirmé, des régimes alimentaires et de la durée d’accueil. Réservez les tables, chaises et équipements de paiement avant les derniers achats, car les besoins changent dès que le nombre de stands est connu.
- Préparez la circulation avec un plan imprimé, des flèches et des indications visibles depuis l’entrée. Testez aussi les rallonges, multiprises, chargeurs, enceinte et microphone avant l’installation, plutôt que de découvrir un problème au moment de l’ouverture.
- Le jour J, ouvrez la salle suffisamment tôt pour vérifier les lieux, installer les tables et disposer les badges. Répartissez les bénévoles par créneaux et gardez une personne disponible pour les absences, les changements de stand et les demandes des participants.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché des bénévoles ?
- Commencez idéalement 8 à 10 semaines avant la date prévue. Réservez la salle et définissez le format en premier, puis lancez les inscriptions et les invitations avant de commander l’impression et de confirmer la restauration.
- Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?
- Prévoyez une période de 3 à 4 semaines, puis gardez au moins 7 jours pour relancer les personnes intéressées et confirmer les stands. Évitez de finaliser le plan de salle tant que les dernières réponses importantes ne sont pas vérifiées.
- Quand envoyer les informations aux exposants ?
- Envoyez le plan des stands, les horaires d’arrivée, les consignes et les possibilités de paiement 5 à 7 jours avant le marché. Une courte relance la veille permet de réduire les absences et les questions à l’accueil.
- À quelle heure préparer la salle le jour du marché ?
- Prévoyez l’ouverture de la salle 2 à 3 heures avant l’accueil du public. Ce délai couvre la vérification des lieux, l’installation des tables et des chaises, la signalétique, les badges, la restauration et le test du matériel électrique.
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