Checklist voor een goed georganiseerde vrijwilligersmarkt

Een vrijwilligersmarkt staat of valt met een duidelijke indeling en snelle ontvangst van bezoekers. Regel eerst de aanmeldingen, standhouders en plattegrond; daarna volgen promotie, catering en de praktische opbouw. Houd rekening met stroompunten, routebordjes en een registratietafel: die worden vaak pas op de ochtend zelf geregeld. In dit plan staan 70 taken en 62 spullen, van partytenten en klaptafels tot naambadges, koffieapparaten en verlengkabels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders indelen
2 personen
Plattegrond uitwerken
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Standhouders informeren
2 personen
Programma publiceren
Promotie op sociale media
Posters verspreiden
3 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Informatiepakketten maken
2 personen
Routebordjes maken
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Gereedschap verzamelen
Materialen sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
6 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Informatietafel inrichten
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders registreren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma toelichten
2 personen
Standhouders begeleiden
2 personen
Koffie serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepunt schoonhouden
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Fotomomenten maken
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Pauzes aflossen
2 personen
Avondronde langs stands
2 personen
Aankondiging afsluiting doen
Standhouders uitzwaaien
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Ongebruikte catering verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Tenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Koelboxen leegmaken
Standhouders nabellen
Foto's archiveren
Bedankbericht versturen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 30
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Krukkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 120
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 10
Powerbanksaantal 4
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Printer
Labelprinter
Pionnenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Gereedschapskistenaantal 2
Hameraantal 2
Schroevendraaiersaantal 4
Meetlintenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 30
Standnummersaantal 35
Welkomstbord
Routebordjesaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Krijtbordenaantal 10
Naambadgehoudersaantal 50
Slingersaantal 10
Plakbandaantal 8
Touwrollenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalknijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf en verwerk nieuwe aanmeldingen wekelijks. Bevestig deelnemers pas nadat dieetwensen, contactgegevens en eventuele standbehoeften zijn gecontroleerd.
Maak de plattegrond minimaal 2 weken vooraf. Zet registratietafel en routebordjes bij de ingang, houd looppaden vrij en controleer per stand waar een stroompunt of verlengkabel nodig is.
Stuur standhouders uiterlijk 7 dagen vooraf hun plek, aankomsttijd en praktische informatie. Vermeld ook wat zij zelf meenemen en waar gereedschap, materialen en informatiepakketten beschikbaar zijn.
Plan catering op basis van het verwachte aantal aanwezigen: reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet koffie, water en hapjes vóór opening klaar. Koel dranken tijdig in koelboxen en ijscontainers.
Maak het vrijwilligersrooster in blokken van 2 tot 3 uur. Bezet in elk blok minstens de registratietafel, een aanspreekpunt voor standhouders en iemand voor techniek, materialen en het aanvullen van catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vrijwilligersmarkt organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met locatie, aanmeldformulier en uitnodigingen. Plan de plattegrond, catering en het vrijwilligersrooster uiterlijk 2 weken voor de markt; bevestig praktische informatie aan standhouders 7 dagen vooraf.
Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een vrijwilligersmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een markt van 4 uur kun je als richtlijn 5 tot 7 drankjes per persoon aanhouden, afhankelijk van het weer en of er ook eten wordt geserveerd.
Wanneer maak je de indeling van standhouders?: Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen ongeveer 2 weken openstaan en werk die bij tot 14 dagen voor de markt. Stuur de definitieve plek en aankomsttijd uiterlijk 7 dagen vooraf door.
Wat moet ik op de dag van een vrijwilligersmarkt controleren?: Open de locatie minimaal 2 uur voor de start. Controleer dan de plattegrond, routebordjes, stroompunten, kabelgoten, registratietafel, naambadges, catering en de opstelling van partytenten, tafels en stoelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.