Freiwilligenmarkt organisieren: die komplette Checkliste
Ein Freiwilligenmarkt braucht mehr Vorlauf als nur Einladungen und Stände. Du koordinierst Anmeldungen, Aussteller, Lageplan, Catering, Technik und Helferschichten so, dass am Veranstaltungstag alles zusammenpasst. Plane zuerst die Teilnehmer und Standflächen, kümmere dich danach um Verpflegung und Ausstattung und bestätige in der letzten Woche alle Details. Besonders häufig fehlen Strom, Wegweiser, Namensschilder oder ein klarer Aufbauplan.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Aussteller einteilen
2 Personen
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Catering bestellen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Standbetreiber informieren
2 Personen
Programm veröffentlichen
Social-Media-Werbung
Poster verteilen
3 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Informationspakete zusammenstellen
2 Personen
Wegweiser erstellen
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Werkzeug einsammeln
Materialien sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
6 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Standnummern anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Event
Aussteller empfangen
3 Personen
Standbetreiber registrieren
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programm vorstellen
2 Personen
Standbetreiber betreuen
2 Personen
Kaffee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffeepunkt sauber halten
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Fotomomente festhalten
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Pausen ablösen
2 Personen
Abendrunde entlang der Stände
2 Personen
Abschluss ankündigen
Aussteller verabschieden
3 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
Nicht verwendetes Catering einsammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien prüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Kühlboxen leeren
Aussteller nachtelefonieren
Fotos archivieren
Dankesnachricht versenden
Restbestand einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- KlappischeAnz. 30
- BiertischeAnz. 6
- StühleAnz. 80
- Registrierungstisch
- HockerAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 120
- MesserAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Mobiles Soundsystem
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 10
- PowerbanksAnz. 4
- LaptopsAnz. 2
- TabletsAnz. 2
- Drucker
- Etikettendrucker
- KegelAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
- WerkzeugkistenAnz. 2
- HammerAnz. 2
- SchraubendreherAnz. 4
- MessbänderAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 6
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonbögenAnz. 2
- TischdeckenAnz. 30
- StandnummernAnz. 35
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 8
- KreidetafelnAnz. 10
- NamensschildhalterAnz. 50
- GirlandenAnz. 10
- KlebebandAnz. 8
- SeilrollenAnz. 4
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Staubsauger
- PutzlappenAnz. 20
- AbfallzangenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne das Anmeldeformular früh und erfasse neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche. Bestätige Teilnehmer und Aussteller spätestens 7 Tage vor dem Markt schriftlich mit Standplatz, Ankunftszeit und wichtigen Hinweisen.
- Erstelle den Lageplan erst, wenn die Anmeldungen weitgehend feststehen. Plane zusätzlich Wege für Besucher, einen Registrierungstisch, Abfallbehälter und mindestens einen gut sichtbaren Wegweiser pro Richtungswechsel ein.
- Teile die Helfer nicht nur für den Aufbau ein: Für Registrierung, Getränke, Technik und Abbau brauchst du eigene Schichten. Rechne für jede Schicht 15 Minuten Übergabezeit ein, damit Informationen nicht verloren gehen.
- Bestelle Catering und Geschirr nach der bestätigten Teilnehmerzahl und ergänze 10 Prozent Reserve. Getränke sollten am Vortag gekühlt werden; Thermoskannen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Servierschalen gehören direkt an den Verpflegungsbereich.
- Prüfe Stromanschlüsse und Verlängerungskabel am Vortag vor Ort. Lege Kabelkanäle, Powerbanks, Werkzeug sowie Mikrofon und mobiles Soundsystem gemeinsam bereit und teste die Technik mindestens 60 Minuten vor Beginn.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Freiwilligenmarkt organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Einladungen, Anmeldeformular und Ausstellergewinnung. In den letzten 7 Tagen sollten Teilnehmer, Standplätze, Catering, Helferplan und Technik bestätigt sein.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Freiwilligenmarkt?
- Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Kaufe zusätzlich rund 10 Prozent Reserve ein, besonders wenn der Markt mehrere Stunden dauert.
- Wann sollte der Lageplan für einen Freiwilligenmarkt fertig sein?
- Der Lageplan sollte spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung stehen, nachdem die meisten Aussteller zugesagt haben. Informiere die Standbetreiber danach mit Standnummer, Aufbauzeit, Stromhinweisen und einem digitalen oder ausgedruckten Plan.
- Was muss man am Veranstaltungstag zuerst erledigen?
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Baue zuerst Registrierungstisch, Stände und Wegweiser auf, prüfe Strom und Soundsystem und stelle anschließend Getränke, Snacks, Namensschilder und Informationspakete bereit.
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