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Organiser un Marché des bénévoles sans rien oublier

Un Marché des bénévoles demande de coordonner les inscriptions, les exposants, l’accueil et la logistique le même jour. Commence par ouvrir les inscriptions et confirmer les participants, puis construis le plan des stands et le planning des bénévoles. Les derniers jours servent surtout à préparer les badges, les dossiers, la signalétique, le catering et le matériel technique. Cette checklist rassemble les 70 tâches et 62 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être traitées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Confirmer les participants

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les exposants

    2 personnes

  • Élaborer le plan

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Commander le catering

  • Établir le planning des bénévoles

    2 personnes

  • Informer les exposants

    2 personnes

  • Publier le programme

  • Promotion sur les réseaux sociaux

  • Distribuer les affiches

    3 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Préparer les dossiers d'information

    2 personnes

  • Créer des panneaux de direction

    2 personnes

  • Vérifier les points d'alimentation

    2 personnes

  • Rassembler les outils

  • Trier les matériaux

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Préparer la table d'inscription

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Monter les tentes

    6 personnes

  • Installer les tables

    6 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Placer les numéros des stands

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer les panneaux d'itinéraire

    2 personnes

  • Tester le système de sonorisation

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Aménager le stand d’information

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Enregistrer les exposants

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Présenter le programme

    2 personnes

  • Encadrer les exposants

    2 personnes

  • Servir le café

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Maintenir le coin café propre

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Prendre des photos

  • Répondre aux questions des visiteurs

    2 personnes

  • Relayer pendant les pauses

    2 personnes

  • Tournée du soir des stands

    2 personnes

  • Faire l'annonce de clôture

  • Dire au revoir aux exposants

    3 personnes

  • Accompagner les visiteurs vers la sortie

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler le catering non utilisé

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    6 personnes

  • Démonter les tentes

    6 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Vider les glacières

  • Relancer les exposants

  • Archiver les photos

  • Envoyer un message de remerciement

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 4
  • Tables pliantesqté 30
  • Tables de bièreqté 6
  • Chaisesqté 80
  • Table d'inscription
  • Tabouretsqté 12
  • Poubellesqté 8
  • Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 80
  • Verresqté 100
  • Assiettesqté 120
  • Couteauxqté 100
  • Fourchettesqté 100
  • Cuillèresqté 100
  • Louchesqté 12

Cuisine

  • Thermosqté 6
  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Glacièresqté 6
  • Conteneurs à glaceqté 4

Équipement

  • Système de sonorisation mobile
  • Microphoneqté 2
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Goulottes de câblesqté 10
  • Batteries externesqté 4
  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Tablettesqté 2
  • Imprimante
  • Imprimante d'étiquettes
  • Cônesqté 12
  • Ruban de balisageqté 4
  • Boîtes à outilsqté 2
  • Marteauqté 2
  • Tournevisqté 4
  • Mètres rubansqté 2

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Lampes LEDqté 12
  • Lampes à pilesqté 6

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Arches de ballonsqté 2
  • Nappesqté 30
  • Numéros de standqté 35
  • Panneau d’accueil
  • Panneaux d’orientationqté 12
  • Panneaux d'informationqté 8
  • Panneaux en ardoiseqté 10
  • Supports de badges nominatifsqté 50
  • Guirlandesqté 10
  • Ruban adhésifqté 8
  • Rouleaux de cordeqté 4

Nettoyage

  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Aspirateur
  • Chiffons de nettoyageqté 20
  • Pinces à déchetsqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le marché. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses, de confirmer les participants et de recueillir les besoins alimentaires.
  • Prépare le plan des exposants avant de commander le catering. Le nombre de tables, de chaises et de portions dépend directement du nombre de participants confirmés.
  • Envoie aux exposants leur emplacement, les horaires et le programme au plus tard 3 jours avant l’événement. Ajoute les informations d’accès pour éviter les demandes de dernière minute.
  • Teste la sonorisation, le microphone et les points d’alimentation la veille. Vérifie aussi les rallonges, multiprises et goulottes de câbles avant l’ouverture du lieu.
  • Prépare la table d’inscription avant l’arrivée du premier participant : badges classés par ordre alphabétique, dossiers d’information et signalétique déjà installée. Garde des batteries externes et des stylos de rechange à portée de main.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un Marché des bénévoles ?
Ouvre le formulaire environ 3 à 4 semaines avant le marché. Ferme les inscriptions 7 jours avant afin de confirmer les participants, répartir les exposants et ajuster les quantités de catering.
Combien de temps faut-il pour préparer un Marché des bénévoles ?
Prévois au minimum 4 semaines pour gérer les invitations, les inscriptions, le plan, la promotion et les réservations. Garde les 2 derniers jours pour les courses, le refroidissement des boissons, les badges et la vérification du matériel.
Quand commander le catering pour un Marché des bénévoles ?
Commande-le dès que le nombre de participants est suffisamment stable, idéalement 7 jours avant l’événement. Confirme les besoins alimentaires à ce moment-là et prévois une marge pour les inscriptions validées tardivement.
Que préparer la veille d’un Marché des bénévoles ?
La veille, trie les matériaux, rassemble les outils, refroidis les boissons et prépare les en-cas. Installe ou vérifie aussi les tables, la signalétique, la sonorisation et la table d’inscription pour pouvoir ouvrir le lieu sans improviser.

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