Zo organiseer je een vrijwilligersmarkt

Begin met het doel van de markt en het profiel van de bezoekers: zoek je nieuwe vrijwilligers, samenwerkingspartners of vooral bekendheid voor lokale organisaties? Leg daarna datum, programma en aanmeldroute vast voordat je organisaties uitnodigt. Werk met één overzicht van deelnemers, workshops, dieetwensen en contactpersonen. In de laatste week draait alles om indeling, techniek, bewegwijzering en bemensing; juist daar ontstaan de meeste problemen als gegevens of reserveringen nog ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
3
Uitnodigingstekst schrijven
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Lokale organisaties benaderen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Deelnemersgegevens controleren
9
Dieetwensen verzamelen
10
Standhouders indelen
2 personen
11
Standhouders bevestigen
2 personen
12
Presentaties en workshops plannen
2 personen
13
Reserveringen maken
14
Vergunningen controleren
15
Plattegrond van de markt maken
2 personen
16
Vrijwilligers voor taken werven
2 personen
17
Bereikbaarheid publiceren
18
Programma publiceren
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Bewegwijzering printen
21
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
22
Cateringlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
26
Materialen sorteren
3 personen
27
Standhouders herinneren

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Terrein controleren
2 personen
30
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
31
Partytenten opbouwen
6 personen
32
Standplaatsen markeren
2 personen
33
Standhouders ontvangen
3 personen
34
Standmaterialen uitdelen
3 personen
35
Techniek testen
2 personen
36
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
37
Registratiebalie inrichten
2 personen
38
Opening verzorgen
2 personen
39
Bezoekers registreren
3 personen
40
Bezoekers informeren
3 personen
41
Standhouders ondersteunen
2 personen
42
Programma aankondigen
43
Workshops begeleiden
3 personen
44
Presentaties ondersteunen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Voorraad controleren
51
Laatste ronde aankondigen
52
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
53
Standhouders laten afbouwen
3 personen
54
Materialen innemen
4 personen
55
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

56
Afval verzamelen
4 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Tenten afbreken
6 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Materialen drogen en sorteren
3 personen
62
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
63
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
64
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
65
Bedankbericht versturen
66
Foto’s delen met deelnemers

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 24
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3
Beamer
Beamerdoek
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Betaalterminalsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Opbergboxenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Catering

Koffiezetfiltersaantal 150
Suikerkommenaantal 4
Melkkannenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Koelmattenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Handschoenenaantal 12

Informatie

Informatiebordenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Presentatiestandaardsaantal 24
Naamkaartjeshoudersaantal 100
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 20
Plakbandrollenaantal 8
Schrijfmappenaantal 6

Boodschappen

Koffie
Cafeïnevrije koffie
Zwarte thee
Kruidenthee
Groene thee
Warme chocolademelk
Halfvolle melk
Havermelk
Koffiemelk
Kristalsuiker
Zoetjes
Cola
Cola Zero
Sinas
Ice tea
Spa Blauw
Spa Rood
Appelsap
Sinaasappelsap
Citroenen
Verse munt
Appels
Bananen
Druiven
Mandarijnen
Komkommers
Cherrytomaten
Wortels
Paprika’s
Hummus
Roomkaas
Jonge kaas
Geitenkaas
Achterham
Kipfiletbeleg
Volkorenbrood
Witte broodjes
Volkoren broodjes
Glutenvrije broodjes
Roomboter
Margarine
Aardbeienjam
Pindakaas
Hagelslag
Mayonaise
Ketchup
Mosterd
Paprikachips
Naturelchips
Tortillachips
Zoute pinda’s
Rijstwafels
Mueslirepen
Koekjes
Brownies
Mini-muffins
Rozijnen
Amandelen
Zout
Peper
Olijfolie
Balsamicoazijn
Knoflook
Basilicum
Papieren servetten
Keukenpapier
Toiletpapier
Afvalzakken
Vuilniszakken groot
Afwasmiddel
Allesreiniger
Glasreiniger
Desinfectiemiddel
Handzeep
Handgel
Sponsjes
Microvezeldoeken
Aluminiumfolie
Vershoudfolie
Bakpapier

Tips

Geef lokale organisaties een duidelijke aanmeldtermijn van minimaal 3 weken en vraag meteen om contactgegevens, standbehoefte, presentatievorm en eventuele workshopwensen. Zo hoef je niet vlak voor de markt ontbrekende informatie na te jagen.
Maak de plattegrond zodra de eerste standhouders zijn bevestigd. Reserveer aparte plekken voor presentaties, koffie en thee, ontvangst, opslag en looppaden; houd ook rekening met verlengkabels, stekkerdozen en zichtlijnen naar het beamerdoek.
Plan presentaties en workshops in blokken van 30 tot 60 minuten en zet per onderdeel een verantwoordelijke en benodigde apparatuur erbij. Controleer uiterlijk 1 week vooraf laptops, beamer, microfoons, luidsprekers en aansluitingen.
Verzamel dieetwensen en cateringaantallen uiterlijk 5 dagen vooraf. Reken niet alleen met bezoekers, maar tel standhouders, sprekers en vrijwilligers mee; koel dranken en zet koffie- en theemateriaal pas op de locatie klaar nadat de opstelling staat.
Maak één draaiboek voor de opbouw met tijden, taken en telefoonnummers. Laat bewegwijzering, naamkaartjes en bereikbaarheid uiterlijk de dag ervoor controleren en wijs op de markt zelf minstens één persoon aan voor deelnemersvragen en technische problemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vrijwilligersmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, programma en deelnemersprofiel, en reserveer daarna minstens 3 weken voor het benaderen en bevestigen van lokale organisaties.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een vrijwilligersmarkt?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van marktkramen, tafels, stoelen, bewegwijzering, techniek en het koffie- en theepunt. Komt er een beamer, geluidsinstallatie of veel presentatiemateriaal bij, houd dan 4 uur aan.
Wanneer maak je de plattegrond van een vrijwilligersmarkt?: Maak een eerste plattegrond zodra je ongeveer de helft van de standhouders hebt bevestigd, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Werk die uiterlijk 1 week voor de markt definitief bij, inclusief workshops, stroompunten en looppaden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een vrijwilligersmarkt?: Reken naast de standhouders op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en vragen, 2 personen voor opbouw en afbouw en per gelijktijdige workshop 1 begeleider. Bij een programma met meerdere zalen heb je per zaal extra toezicht nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.