Checklist voor een goed georganiseerde vrijwilligersmarkt

Een vrijwilligersmarkt staat of valt met duidelijke afspraken tussen standhouders, vrijwilligers en de locatie. Begin met de zaal, het marktformat en het aanmeldformulier; werk daarna toe naar de standindeling, catering en bewegwijzering. Plan tijd voor nabellen, want niet elke organisatie bevestigt op tijd. Op de dag zelf heb je vooral een strak openingsmoment, een gecontroleerde opstelling en werkende apparatuur nodig. Met deze checklist houd je overzicht over alle stappen en materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaalreservering bevestigen
Marktformat vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Lokale organisaties benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
Tafels en stoelen reserveren
Drukwerk opmaken
Flyers en plattegrond drukken
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Standhoudersinformatie versturen
Aanmeldingen nabellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Informatie over vrijwilligerswerk geven
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringtafel schoonhouden
Afvalbakken legen
2 personen
Voorraad controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opbergen
2 personen
Aanmeldgegevens archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Bureausaantal 2
Kledingrekkenaantal 4
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 14

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Mobiele pinautomatenaantal 2
Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het marktformat vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer hoeveel organisaties je verwacht, hoeveel ruimte elke stand krijgt en of bezoekers zich vooraf of ter plekke aanmelden.
Bevestig standhouders uiterlijk één week vooraf en stuur tegelijk de standinformatie, plattegrond, opbouwtijd en contactgegevens. Bel organisaties na die nog niet hebben gereageerd.
Maak de standindeling pas definitief nadat de meeste aanmeldingen binnen zijn. Houd looppaden vrij en plan stroompunten voor laptops, tablets, mobiele pinautomaten en de geluidsinstallatie.
Bereken catering apart voor standhouders, vrijwilligers en bezoekers. Zet dranken minstens enkele uren vooraf koud en leg dieetwensen bij de hapjes en maaltijd duidelijk vast.
Open de locatie minimaal twee uur voor aanvang. Controleer eerst tafels, stoelen, bewegwijzering, naamkaartjes, verlengsnoeren en stekkerdozen; test daarna microfoon, speaker en eventuele pinautomaten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vrijwilligersmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de zaalreservering en het marktformat. Publiceer het aanmeldformulier uiterlijk 6 weken voor de markt, zodat je tijd houdt voor bevestigingen en de standindeling.
Wanneer moet ik standhouders bevestigen voor een vrijwilligersmarkt?: Bevestig standhouders uiterlijk 1 week voor de markt. Stuur dan ook de plattegrond, opbouwtijd, praktische informatie en een laatste verzoek om dieetwensen of wijzigingen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een vrijwilligersmarkt?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd voor tafels, stoelen, stands, bewegwijzering en naamkaartjes. Reken extra tijd als je laptops, tablets, pinautomaten, microfoon en speaker moet aansluiten en testen.
Hoeveel catering moet ik regelen voor een vrijwilligersmarkt?: Tel standhouders, vrijwilligers en verwachte bezoekers afzonderlijk op en houd rekening met dieetwensen. Reken voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon en maak een kleine extra marge voor onverwachte bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.