Freiwilligenmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Veröffentliche das Anmeldeformular spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Markt und setze ein konkretes Anmeldedatum. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten, Ernährungswünsche zu erfassen und offene Rückmeldungen nachzufassen.
• Bestätige die Standbetreiber etwa 3 Wochen vorher und verschicke danach Standaufteilung, Lageplan und Aufbauinformationen. Plane pro Stand die benötigte Tischfläche sowie Stromanschlüsse und Verlängerungskabel ein.
• Erstelle den Freiwilligenplan mindestens 10 Tage vor dem Termin. Besetze dabei nicht nur Empfang und Betreuung, sondern auch Aufbau, Technik, Catering, Nachfüllen und Abbau.
• Berechne Getränke und Snacks getrennt nach Ausgabezeit. Stelle wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen, Teller und Besteck bereit und stelle Getränke am Veranstaltungstag früh genug kalt.
• Prüfe den Ort direkt nach dem Öffnen mit einem kurzen Rundgang: Tische und Stühle, Beschilderung, Mikrofon, Lautsprecher, Laptops oder Tablets sowie Ladekabel. Lege Namensschilder und Standunterlagen vor dem Eintreffen der ersten Aussteller aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Freiwilligenmarkt organisieren?

Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Raumbuchung, Format und Anmeldeformular. Die Standbetreiber sollten ungefähr 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein, damit Standaufteilung, Lageplan und Informationen rechtzeitig verschickt werden können.

Wie viele Helfer braucht ein Freiwilligenmarkt?

Plane mindestens eine Person für Empfang und Koordination, eine für Technik und je eine für Aufbau und Catering ein. Bei mehr als 15 Ständen solltest du zusätzlich mindestens zwei Personen für Ausstellerfragen und Nachfüllen einteilen.

Wann sollte man die Teilnehmer eines Freiwilligenmarkts nachfassen?

Schicke die erste Erinnerung 7 bis 10 Tage nach Veröffentlichung des Anmeldeformulars. Eine letzte Nachfrage sollte spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Markt erfolgen, damit Cateringmengen und Standplan feststehen.

Was muss am Tag des Freiwilligenmarkts zuerst erledigt werden?

Öffne den Ort mindestens 90 Minuten vor Beginn und prüfe zuerst Raum, Strom, Technik und Beschilderung. Danach stellst du Tische und Stühle auf, verteilst die Materialien und legst Namensschilder sowie Ausstellerunterlagen bereit.

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