Organiser un marché des bénévoles sans rien oublier
Un marché des bénévoles demande surtout une bonne coordination entre les associations, les exposants et l’équipe d’accueil. Commence par réserver la salle et définir le format, puis organise les inscriptions, le plan des stands et le planning des bénévoles. Les détails souvent oubliés sont les besoins alimentaires, les prises électriques, les moyens de paiement et la signalétique. Cette checklist regroupe les étapes à suivre dans l’ordre, jusqu’à l’installation des tables et à l’ouverture du lieu.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la réservation de la salle
Définir le format du marché
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les organisations locales
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Calculer les quantités de catering
Réserver des tables et des chaises
Mise en page des supports imprimés
Imprimer les flyers et le plan
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Relancer les inscriptions par téléphone
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Donner des informations sur le bénévolat
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir la table de restauration propre
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les stocks
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le catering restant
2 personnes
Archiver les données d’inscription
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 12
- Chaisesqté 80
- Bureauxqté 2
- Portants à vêtementsqté 4
- Tables hautesqté 4
- Nappesqté 14
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Tablettesqté 2
- Terminaux de paiement mobilesqté 2
- Enceinte Bluetooth
- Microphone
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Câbles de rechargeqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Louchesqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pinces de serviceqté 6
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Porte-nomsqté 40
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux d'informationqté 8
- Marqueursqté 12
- Ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balayette et pelleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la date, le format et la capacité de la salle avant de publier le formulaire d’inscription. Prévois aussi le nombre de tables, de chaises et de prises nécessaires pour chaque stand.
- Demande les besoins précis des exposants au moment de l’inscription : table, bureau, portant, accès électrique, connexion pour terminal de paiement et espace de rangement. Relance les personnes qui n’ont pas répondu au plus tard une semaine avant l’événement.
- Prépare le plan des stands dès que les inscriptions sont presque closes, puis envoie à chaque exposant ses horaires, son emplacement et les consignes d’installation. Imprime quelques exemplaires du plan pour l’accueil et les entrées.
- Calcule la restauration séparément pour les visiteurs, les bénévoles et les exposants. Prévois notamment des gobelets réutilisables, des tasses, des thermos, de l’eau froide et une solution visible pour les régimes ou allergies signalés.
- Le jour J, arrive assez tôt pour ouvrir le lieu, vérifier les branchements et installer les tables avant l’arrivée des exposants. Regroupe rallonges, multiprises et câbles de recharge à l’accueil afin d’éviter les recherches de dernière minute.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché des bénévoles ?
- Commence au moins 8 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver la salle, choisir le format, publier les inscriptions et contacter les organisations locales.
- Combien de temps prévoir pour installer un marché des bénévoles ?
- Prévois au minimum 2 heures avant l’ouverture, davantage si la salle est vide et que toutes les tables doivent être montées. Garde 30 minutes supplémentaires pour la signalétique, les branchements et les ajustements du plan.
- Combien de tables faut-il prévoir par exposant ?
- Utilise comme base une table par exposant, puis confirme les besoins au moment de l’inscription. Pour les organisations qui présentent des vêtements ou beaucoup de matériel, ajoute un portant, un bureau ou une seconde surface si l’espace le permet.
- Quand confirmer les stands et envoyer le plan de salle ?
- Confirme les exposants environ 10 jours avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et les relances. Envoie le plan, les horaires d’arrivée et les consignes pratiques au plus tard 5 jours avant.
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