Checklist voor een goed georganiseerd vrijwilligersfeest

Een vrijwilligersfeest vraagt vooral om een strakke planning van gasten, catering en de locatie. Leg eerst datum, budget en gastenlimiet vast en werk daarna toe naar de definitieve gastenlijst. Verzamel dieetwensen op tijd, reserveer catering en een partytent voordat de beschikbaarheid beperkt wordt. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst tenten, tafels en stoelen, daarna buffet, drank, techniek en versiering. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Budget en gastenlimiet vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan gasten sturen
Definitieve gastenlijst maken
Catering reserveren
Partytent reserveren
Extra stoelen regelen
Muziek afspeellijst samenstellen
Programma en welkomstwoord maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering controleren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffet- en dranktafels klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Buffetgerechten voorbereiden
4 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Buffet tijdens diner aanvullen
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Muziek verzorgen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Etensresten veilig opbergen
2 personen
Servies en bestek afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Partytenten retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Klapstoelaantal 60
Buffettafelaantal 3
Statafelaantal 4
Tafelkleedaantal 11

Servies

Dinerbordaantal 70
Dessertbordaantal 70
Komaantal 60
Glasaantal 100
Koffiekopaantal 60
Mesaantal 70
Vorkaantal 70
Lepelaantal 70

Keuken

Opscheplepelaantal 8
Serveertangaantal 6
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkomaantal 6
Schaalaantal 12
Kanaantal 8
Thermoskanaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Koelboxaantal 4
Luidsprekeraantal 2
Microfoon
Stekkerdoosaantal 4
Verlengkabelaantal 4

Decoratie

Ballonnenslingeraantal 3
Vlaggenlijnaantal 6
Naamkaarthouderaantal 60
Welkomstbord

Verlichting

Lichtslingeraantal 6
Ledlampaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakaantal 6
Emmeraantal 3
Dweilaantal 3
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging ruim vóór het feest en zet een duidelijke uiterste aanmelddatum, bijvoorbeeld 3 weken vooraf. Plan daarna een aparte herinnering zodat je niet op het laatste moment achter ontbrekende aanmeldingen aan moet.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen voor het feest. Geef het definitieve aantal en de speciale wensen daarna door aan de catering.
Reserveer partytent, extra stoelen en tafels zodra datum en locatie vaststaan. Controleer minimaal 2 dagen vooraf of alle materialen beschikbaar zijn en of ze naar de locatie gebracht kunnen worden.
Maak de opbouwvolgorde concreet: bouw eerst de partytenten op, zet daarna tafels en stoelen neer en richt vervolgens buffet- en dranktafels in. Houd minstens 2 uur vóór ontvangst vrij voor inrichting, controle en het koelen van dranken.
Test luidspreker, microfoon, stekkerdoos en verlengkabel vóór de gasten komen. Zet koffiezetapparaat, waterkoker en thermoskannen op één vast koffie- en theepunt, zodat bediening en aanvullen niet door elkaar lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een vrijwilligersfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, budget en gastenlimiet. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 4 weken voor het feest, zodat je catering en inrichting op tijd kunt vastleggen.
Wanneer moet ik de catering voor een vrijwilligersfeest reserveren?: Reserveer de catering zodra je datum en locatie bevestigd zijn, idealiter 4 tot 6 weken vooraf. Geef het definitieve aantal gasten en de dieetwensen uiterlijk 7 tot 10 dagen voor het feest door.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een vrijwilligersfeest op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd voor partytenten, tafels, stoelen, buffet, drank, versiering en geluidsapparatuur. Voeg 30 minuten toe als materialen nog naar de locatie gebracht moeten worden.
Wanneer maak ik de definitieve gastenlijst voor een vrijwilligersfeest?: Maak de definitieve gastenlijst ongeveer 10 dagen voor het feest, na de uiterste aanmelddatum en herinnering. Gebruik die lijst voor catering, naamkaartjes, dieetwensen en de laatste indeling van tafels en stoelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.