Checklist pour organiser une fête des bénévoles

Une fête des bénévoles demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, le repas et l’installation sur place. Commencez par fixer la date, le lieu, le budget et le nombre maximal de participants, puis confirmez progressivement les besoins alimentaires et le traiteur. La veille, vérifiez les achats, rafraîchissez les boissons et préparez les badges. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tentes, les tables, le buffet, le café et le matériel audio avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Fixer le budget et la limite de participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux invités
Établir la liste définitive des invités
Réserver le catering
Réserver une tente de réception
Prévoir des chaises supplémentaires
Composer la playlist musicale
Préparer le programme et le mot de bienvenue
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le catering
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Mettre en place les tables de buffet et de boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer les plats du buffet
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer la table d’accueil
2 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet pendant le dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Fournir la musique
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Laver la vaisselle et les couverts
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les tentes de réception
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaise plianteqté 60
Table de buffetqté 3
Table hauteqté 4
Nappeqté 11

Vaisselle

Assiette de dînerqté 70
Assiette à dessertqté 70
Cupqté 60
Verreqté 100
Tasse à caféqté 60
Couteauqté 70
Fourchetteqté 70
Cuillèreqté 70

Cuisine

Cuillère de serviceqté 8
Pince de serviceqté 6
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladierqté 6
Platqté 12
Carafeqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Glacièreqté 4
Haut-parleurqté 2
Microphone
Multipriseqté 4
Rallonge électriqueqté 4

Décoration

Guirlande de ballonsqté 3
Guirlande de fanionsqté 6
Porte-nomqté 60
Panneau d’accueil

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 6
Lampe LEDqté 8

Nettoyage

Poubelleqté 6
Seauqté 3
Serpillièreqté 3
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations dès que la date et le lieu sont confirmés, puis fixez une date limite d’inscription située 10 à 14 jours avant la fête. Vous aurez encore le temps de relancer les retardataires et de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Demandez les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription. Faites une synthèse définitive 5 à 7 jours avant l’événement et gardez-la avec la commande du catering.
Prévoyez les boissons en deux temps : achetez-les au plus tard la veille pour pouvoir les refroidir, puis gardez une glacière ou un espace de réserve pour réapprovisionner le buffet pendant la soirée.
Réservez les tentes et le mobilier avant de finaliser le plan des tables. Ajoutez environ 10 % de chaises par rapport au nombre attendu, surtout si le mot de bienvenue ou le repas se fait assis.
Testez les enceintes, le microphone, les multiprises et les rallonges avant l’arrivée des bénévoles. Installez le point café et thé sur une table séparée du buffet pour éviter les files et les débordements autour des plats.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête des bénévoles ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant la fête afin de confirmer le traiteur, les tables et les chaises.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une fête des bénévoles ?: Comptez au moins 3 heures pour monter les tentes, placer les tables et les chaises, installer le buffet, accrocher la décoration et tester le son. Prévoyez 30 minutes supplémentaires si le matériel doit être acheminé depuis un autre lieu.
Quand réserver le traiteur pour une fête des bénévoles ?: Réservez-le dès que la date, le lieu et la limite de participants sont fixés, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Confirmez ensuite le nombre définitif de convives et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant l’événement.
Combien de chaises prévoir pour une fête des bénévoles ?: Prévoyez une chaise par invité assis, puis ajoutez environ 10 % de chaises supplémentaires. Pour 50 participants, cela représente environ 55 chaises, afin de couvrir les besoins imprévus et les déplacements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.