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Freiwilligenfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Freiwilligenfest lebt von guter Vorbereitung – besonders, wenn viele Helferinnen und Helfer beteiligt sind. Lege zuerst Datum, Ort, Budget und Gästegrenze fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering und die Reservierung von Festzelt, Tischen und Stühlen. Kurz vor dem Termin prüfst du die endgültige Gästeliste, kühlst Getränke und bringst alle Materialien zum Veranstaltungsort. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Planung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Budget und Gästegrenze festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung an Gäste senden

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Catering reservieren

  • Partyzelt reservieren

  • Zusätzliche Stühle organisieren

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Programm und Begrüßungswort erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering prüfen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet- und Getränketische aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Buffetgerichte vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Location und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Buffet während des Dinners auffüllen

    3 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essensreste sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Partyzelte zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 2
  • Klapp­tischAnz. 8
  • KlappstuhlAnz. 60
  • Buffet-TischAnz. 3
  • StehtischAnz. 4
  • TischdeckeAnz. 11

Geschirr

  • SpeisetellerAnz. 70
  • DesserttellerAnz. 70
  • SchüsselAnz. 60
  • GlasAnz. 100
  • KaffeetasseAnz. 60
  • MesserAnz. 70
  • GabelAnz. 70
  • LöffelAnz. 70

Küche

  • SchöpfkelleAnz. 8
  • ServierzangeAnz. 6
  • SchneidebrettAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • MischschüsselAnz. 6
  • SchaleAnz. 12
  • KannAnz. 8
  • ThermoskanneAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • SteckdosenleisteAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • LuftschlangengirlandeAnz. 3
  • WimpelketteAnz. 6
  • NamensschildhalterAnz. 60
  • Willkommensschild

Beleuchtung

  • LichterketteAnz. 6
  • LED-LampeAnz. 8

Reinigung

  • MülleimerAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmoppAnz. 3
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 4 Wochen vorher und setze eine klare Anmeldefrist. So hast du genug Zeit, Ernährungswünsche zu erfassen und das Catering verbindlich zu bestellen.
  • Schicke 3 bis 5 Tage vor dem Fest eine Erinnerung. Bitte dabei um Rückmeldung, falls sich die Teilnahme geändert hat, und erstelle anschließend die endgültige Gästeliste.
  • Plane den Aufbau mit mindestens 2 bis 3 Helfenden und beginne etwa 3 Stunden vor dem Empfang. Zelt, Tische, Stühle, Buffet- und Getränketische sollten stehen, bevor Dekoration und Technik dazukommen.
  • Prüfe Getränke, Geschirr und Serviermaterial nicht erst am Veranstaltungstag. Stelle Gläser, Teller, Besteck, Schöpfkellen und Servierzangen spätestens am Vortag anhand der Einkaufsliste zusammen.
  • Richte Kaffee- und Teebereich sowie Buffet getrennt voneinander ein. Stelle Kaffeemaschine, Wasserkocher und Thermoskannen so auf, dass sich keine lange Schlange direkt am Essen bildet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Freiwilligenfest planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Gästegrenze. Reservierungen für Catering, Festzelt und zusätzliches Mobiliar solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Termin anfragen.
Wann verschicke ich die Einladungen zum Freiwilligenfest?
Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Fest und setze eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vorher. So kannst du Gästezahl und Ernährungswünsche rechtzeitig an das Catering weitergeben.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Freiwilligenfests?
Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden ein, bei einem Festzelt oder umfangreicher Tontechnik eher 4 Stunden. Zwei bis drei Personen sollten für Möbel, Buffet, Dekoration und Technik fest eingeteilt sein.
Wann soll ich die endgültige Gästeliste erstellen?
Erstelle die endgültige Gästeliste 7 bis 10 Tage vor dem Fest, nachdem die Anmeldefrist abgelaufen ist. Prüfe dabei auch Ernährungswünsche und die benötigte Anzahl an Stühlen, Geschirr und Namensschildern.

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