Boodschappenlijst voor een vrijwilligersdag

Voor een vrijwilligersdag heb je meer nodig dan koffie en iets te eten. Regel ook herbruikbaar servies, buffetmateriaal, koelruimte, naamkaartjes en duidelijke routebordjes. Bij een programma met activiteiten komen daar materialen, tafels, stoelen en eventueel een partytent bij. Gebruik de deelnemerslijst en dieetwensen als basis voor je bestelling en zet alles uiterlijk de dag ervoor klaar, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kledingrek

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiemokkenaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 10
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Heetwaterketelsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 60
Permanente markersaantal 6
Routebordjesaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Afbakbroodjes - 70 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Baguettes - 8 stuks
- Hummus - 2 kilogram
- Falafel - 3 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Brie - 1 kilogram
- Roomkaas - 1 kilogram
- Kruidenboter - 6 kuipjes
- Kalkoenfilet - 1,5 kilogram
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 4 kilogram
- Paprika's - 2 kilogram
- Wortels - 2 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Gemengde sla - 2 kilogram
- Rode uien - 1 kilogram
- Mais - 6 blikken
- Kikkererwten - 6 blikken
- Pastasalade - 4 kilogram
- Aardappelsalade - 4 kilogram
- Kruidenmix - 4 zakjes
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Mayonaise - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Yoghurtdressing - 2 flessen
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoute pinda's - 2 kilogram
- Appels - 5 kilogram
- Druiven - 3 kilogram
- Brownies - 60 stuks
- Slagroom - 6 bussen
- Koffie - 2 kilogram
- Thee - 120 zakjes
- Suiker - 1 kilogram
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Bruiswater - 12 flessen
- Plat water - 12 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Appelsap - 6 liter
- 0.0 bier - 48 flesjes
- IJsblokjes - 10 kilogram
- Afvalzakken - 30 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 4 flacons
- Sponzen - 6 stuks

Tips

Bestel catering pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Reken per deelnemer op één bord, één kom, één set bestek en minimaal twee drinkglazen; zo hoef je tijdens de dag niet voortdurend af te wassen.
Plan voor koffie en thee minstens twee koffiemomenten. Zet per 10 deelnemers ongeveer één koffiezetapparaat of heetwaterketel klaar en reserveer extra koffie, thee, suiker en melk voor een tweede ronde.
Zorg voor koelruimte voordat de dranken worden geleverd. Een koelbox zonder koelelementen helpt weinig; laat dranken minstens 2 uur vóór de ontvangst koelen en houd een aparte koelbox beschikbaar voor dieetproducten.
Leg naamkaartjes, permanente markers en routebordjes bij de ontvangsttafel, niet in een doos bij het buffet. Maak de routebordjes uiterlijk de avond ervoor en controleer op locatie of ze vanaf de ingang zichtbaar zijn.
Tel stopcontacten en verlengsnoeren voordat je koffiezetapparaten, speakers, verlichting en heetwaterketels aansluit. Gebruik stekkerdozen alleen binnen hun maximale belasting en houd kabels uit looppaden; plak ze zo nodig vast.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een vrijwilligersdag met 50 mensen?: Voor 50 deelnemers heb je minimaal 50 borden, kommen en sets herbruikbaar bestek nodig, plus ongeveer 100 drinkglazen als iedereen twee keer drinkt. Plan daarnaast 5 koffiezetapparaten of heetwaterketels per koffieronde, voldoende buffetservies en koelruimte voor de dranken.
Hoeveel koffie moet ik kopen voor een vrijwilligersdag?: Reken op ongeveer 4 koppen koffie of thee per persoon bij een ochtend- en middagprogramma. Voor 50 mensen betekent dat circa 200 koppen; koop daarom minstens 2,5 tot 3 kilo gemalen koffie als koffie de belangrijkste warme drank is, en vul aan met thee en melk.
Wanneer moet ik catering voor een vrijwilligersdag bestellen?: Bestel de catering bij voorkeur 7 tot 14 dagen vooraf, zodra het programma en de locatie vaststaan. Sluit de deelnemerslijst en dieetwensen 3 tot 5 dagen voor de vrijwilligersdag af, zodat je aantallen en aangepaste maaltijden nog kunt doorgeven.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een vrijwilligersdag?: Neem voor elke aangemelde deelnemer één stoel en tel 5 tot 10 procent reserve; bij 50 mensen zijn dat 53 tot 55 stoelen. Plan aparte tafels voor ontvangst, buffet en activiteiten, en controleer uiterlijk 1 week vooraf of de locatie die aantallen beschikbaar heeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.