Que faut-il prévoir pour une journée des bénévoles ?

Pour une journée des bénévoles, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux en-cas. Il faut aussi prévoir la vaisselle réutilisable, le matériel du buffet, l’accueil des participants et l’équipement nécessaire aux activités. La liste complète comprend 36 fournitures, du mobilier aux rallonges électriques. Vérifiez les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les imprévus et les besoins alimentaires signalés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 10
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Guirlande de fanionsqté 4
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 60
Marqueurs permanentsqté 6
Panneaux d’orientationqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses
- Petits pains à cuire - 70 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Baguettes - 8 pièces
- Houmous - 2 kilogrammes
- Falafel - 3 kilogrammes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Beurre aux herbes - 6 barquettes
- Filet de dinde - 1,5 kilogramme
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Poivrons - 2 kilogrammes
- Carottes - 2 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Salade mixte - 2 kilogrammes
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Maïs - 6 boîtes
- Pois chiches - 6 boîtes
- Salade de pâtes - 4 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 4 kilogram
- Mélange d'épices - 4 sachets
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce yaourt - 2 bouteilles
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Arachides salées - 2 kilogrammes
- Pommes - 5 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Brownies - 60 pièces
- Crème fouettée - 6 bombes
- Café - 2 kilogrammes
- Thé - 120 sachets
- Sucre - 1 kilogramme
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d’orange - 8 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- 0.0 bière - 48 bouteilles
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Éponges - 6 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un verre, une assiette, un bol et un jeu de couverts réutilisables par participant, puis ajoutez 10 % de marge pour les remplacements et les oublis.
Pour le buffet, comptez au minimum un plateau de service, une cuillère de service et un pichet par préparation. Préparez la vaisselle et les ustensiles la veille pour éviter de les chercher au moment de l’installation.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du groupe. Les glacières doivent être prêtes avant l’ouverture du lieu, surtout si les réfrigérateurs sur place sont insuffisants.
Installez la table d’accueil avec les badges nominatifs, les marqueurs permanents et les panneaux d’orientation avant l’arrivée des bénévoles. Gardez 10 % de badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Testez les enceintes portables, le microphone, les rallonges et les multiprises avant le début de la journée. Prévoyez au moins une rallonge de secours et vérifiez que les guirlandes lumineuses ne surchargent pas le même branchement.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une journée des bénévoles ?: Prévoyez la vaisselle réutilisable, les ustensiles de buffet, les boissons, les en-cas, les fournitures d’accueil et le matériel technique. Le plan regroupe 36 fournitures, notamment les tables, chaises, tentes, machines à café, glacières et badges nominatifs.
Combien de vaisselle prévoir par bénévole ?: Comptez une assiette, un bol, un jeu de couverts et un verre par personne. Ajoutez environ 10 % de pièces supplémentaires pour les pertes, les chutes et les changements de dernière minute.
Quand préparer les boissons et le buffet ?: Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’accueil et préparez le matériel du buffet la veille. Le montage des tables, de la vaisselle et des plateaux peut ensuite être terminé le matin même, avant l’arrivée des participants.
Que prévoir pour l’accueil des participants ?: Préparez les badges nominatifs, les marqueurs permanents et les panneaux d’orientation avant l’ouverture. Gardez environ 10 % de badges vierges afin de corriger un nom ou d’accueillir une personne ajoutée tardivement.

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