Vrijmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen
Een vrijmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Begin met vergunning en locatie, nodig verkopers uit en leg daarna de marktindeling, tafels, tenten en stroom vast. In de laatste week controleer je aanmeldingen, weersverwachting en boodschappen. Op de dag zelf zorgen kraamnummers, duidelijke pijlborden, wisselgeld, een inschrijfbalie en een korte veiligheidsbriefing voor een rustige start.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Vergunning en locatie bevestigen
Verkopers uitnodigen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemersinformatie versturen
Verkoperslijst bijwerken
Marktindeling uitwerken
2 personen
Tafels en tenten reserveren
Stroomvoorziening controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen sorteren
2 personen
Bordjes en plattegrond printen
Kraamnummers klaarmaken
Kassa en wisselgeld klaarmaken
2 personen
Apparatuur opladen
Verkoop- en veiligheidsregels ophangen
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Kraamnummers plaatsen
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Verkooppunt inrichten
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Route- en parkeerborden plaatsen
2 personen
Event
Verkopers ontvangen
3 personen
Kramen aanwijzen
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken en snacks verkopen
3 personen
Dranken bijvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Looppaden vrijhouden
2 personen
Eindtijd aankondigen
Verkopers uitchecken
2 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Materialen inladen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Verkopers informeren over vondsten
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 8
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 2
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Megafoon
Verlichting
- Batterijlampenaantal 4
Communicatie
- Kraamnummersaantal 30
- Informatiebordenaantal 6
- Pijlbordenaantal 8
- Clipboardsaantal 3
- Balpennenaantal 12
- Notitieblokkenaantal 3
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 3
- Schenktangenaantal 2
- Waterkannenaantal 3
Servies
- Herbruikbare mokkenaantal 60
- Herbruikbare glazenaantal 60
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Sluit de verkopersinschrijving uiterlijk 1 week vooraf af. Gebruik de definitieve lijst om kraamnummers, de marktindeling en deelnemersinformatie te maken; wijzigingen op de ochtend zelf kosten snel 30 tot 60 minuten.
- Controleer 2 dagen vooraf hoeveel tafels, tenten, stoelen en stroompunten je werkelijk nodig hebt. Leg per kraamnummer een vaste plek vast en houd minimaal één doorgang vrij voor bezoekers en hulpdiensten.
- Maak voor de opening een aparte starttaak van 60 tot 90 minuten. Zet eerst het terrein af, bouw daarna tenten en tafels op, plaats kraamnummers en richt als laatste de inschrijfbalie en het verkooppunt in.
- Leg wisselgeld, clipboards, balpennen en notitieblokken vóór opening op één vaste plek. Laad apparatuur de avond ervoor op en test verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten en waterkokers voordat bezoekers komen.
- Plan na sluiting minstens 45 minuten voor afbouw en schoonmaak. Controleer het terrein in twee rondes: eerst tafels, tenten en afzetmateriaal, daarna afvalbakken, bezems, emmers en achtergebleven spullen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een vrijmarkt organiseren en de vergunning regelen?
- Start minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de locatie en vergunning. Controleer daarna meteen welke voorwaarden gelden voor verkoop, doorgangen, stroom en afval, zodat je de marktindeling daarop kunt afstemmen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een vrijmarkt op te bouwen?
- Reken voor een kleine tot middelgrote vrijmarkt op 60 tot 90 minuten opbouwtijd met een vast team. Reserveer daarnaast 30 minuten voor onverwachte vertraging, zoals ontbrekende verkopers of een tent die opnieuw moet worden vastgezet.
- Hoeveel wisselgeld heb ik nodig op een vrijmarkt?
- Leg per verkooppunt voldoende munten en briefgeld klaar voor de eerste 20 tot 30 transacties. Werk met een aparte kassa en tel het startbedrag vóór opening samen met een tweede persoon.
- Wanneer controleer ik het weer voor een vrijmarkt?
- Bekijk de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vóór de start. Controleer bij regen of wind extra de partytenten, afzetting, verlichting en droge opslag van materialen; pas de deelnemersinformatie aan als de omstandigheden veranderen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!