Organiser une brocante : la checklist complète
Une brocante réussie repose surtout sur une bonne préparation des exposants et une installation fluide le jour J. Commence par confirmer l’autorisation et le lieu, puis avance vers les inscriptions, le plan des stands et la réservation des tentes et des tables. La dernière semaine sert à transmettre les consignes, vérifier la météo et préparer le matériel. Cette checklist t’aide à ne rien oublier, de la caisse avec monnaie jusqu’au balisage et à l’accueil des vendeurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer l’autorisation et le lieu
Inviter les vendeurs
Traiter les inscriptions
Envoyer les informations aux participants
Mettre à jour la liste des vendeurs
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Réserver tables et tentes
Vérifier l’alimentation électrique
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Trier les courses
2 personnes
Imprimer les panneaux et le plan
Préparer les numéros de chambre
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Recharger les appareils
Afficher les règles de vente et de sécurité
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les numéros de stand
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le point de vente
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire et de parking
2 personnes
Événement
Accueil des vendeurs
3 personnes
Attribuer les stands
3 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vendre des boissons et des snacks
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Vider les poubelles
2 personnes
Dégager les allées
2 personnes
Annoncer l'heure de fin
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les vendeurs des objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 12
- Chaises pliantesqté 8
- Poteaux de balisageqté 12
- Ruban de balisageqté 2
Équipement
- Glacièresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Mégaphone
Éclairage
- Lampes à batterieqté 4
Communication
- Numéros des standsqté 30
- Panneaux d'informationqté 6
- Panneaux indicateursqté 8
- Presse-papiersqté 3
- Stylos à billeqté 12
- Blocs-notesqté 3
Cuisine
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 3
- Pince de serviceqté 2
- Carafes d’eauqté 3
Vaisselle
- Mugs réutilisablesqté 60
- Verres réutilisablesqté 60
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balaisqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Lampes de pocheqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fige le plan des stands au moins 7 jours avant la brocante et attribue un numéro à chaque emplacement. Imprime aussi un plan pour le bureau d’inscription et des panneaux indicateurs visibles depuis l’entrée.
- Demande les inscriptions suffisamment tôt pour mettre à jour la liste des vendeurs et envoyer les informations pratiques au moins 3 jours avant l’événement. Indique clairement l’heure d’arrivée, l’emplacement et les règles de vente.
- Vérifie l’électricité avant de réserver les machines à café, bouilloires, rallonges et multiprises. Prévois également des lampes à batterie si l’installation ou le démontage se termine avec une luminosité faible.
- Contrôle les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. En cas de pluie ou de soleil fort, vérifie que le nombre de tentes et leur implantation correspondent bien à la protection prévue pour les vendeurs et le point de vente.
- Prépare la caisse, la monnaie, les panneaux, les numéros de stand et les stylos dans un même espace d’accueil. Recharge les appareils la veille et installe le bureau d’inscription avant l’arrivée des premiers exposants.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une brocante ?
- Commence idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer l’autorisation et le lieu, d’inviter les vendeurs, de traiter les inscriptions et de réserver les tentes et les tables.
- Quand envoyer les informations aux exposants d’une brocante ?
- Envoie les informations pratiques au moins 3 jours avant l’événement, puis rappelle l’heure d’arrivée la veille. Indique le numéro de stand, le plan, l’accès au site et les règles de vente et de sécurité.
- Combien de temps faut-il pour installer une brocante ?
- Prévois au minimum 2 heures avant l’ouverture pour monter les tentes, installer les tables, les chaises, les numéros de stand et le bureau d’inscription. Ajoute du temps si le site est grand ou si l’électricité doit être répartie entre plusieurs zones.
- Que faut-il prévoir pour la buvette d’une brocante ?
- Prépare les machines à café, bouilloires, thermos, carafes d’eau, plateaux, pinces de service, mugs et verres réutilisables. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et installe les poubelles avant l’ouverture pour éviter les déchets autour du point de vente.
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