Checklist para organizar un mercadillo sin imprevistos

Organizar un mercadillo exige coordinar permisos, vendedores, puestos y material en un orden concreto. Empieza por confirmar el lugar y la autorización, y después cierra las inscripciones antes de diseñar la distribución. Durante la última semana, comprueba el tiempo, la electricidad y el material reservado. El día del mercadillo necesitarás montar carpas y mesas, preparar la inscripción, dejar lista la caja con cambio y señalizar tanto los puestos como las normas de venta y seguridad.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar el permiso y el lugar
Invitar a los vendedores
Gestionar inscripciones
Enviar información a los participantes
Actualizar la lista de vendedores
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Reservar mesas y carpas
Comprobar el suministro eléctrico
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Clasificar las compras
2 personas
Imprimir carteles y plano
Preparar los números de los puestos
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Cargar el equipo
Colgar las normas de venta y seguridad
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Colocar los números de puesto
2 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar el punto de venta
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Colocar carteles de ruta y aparcamiento
2 personas

Evento

Recibir a los vendedores
3 personas
Asignar puestos
3 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Vender bebidas y snacks
3 personas
Rellenar las bebidas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener despejados los pasillos
2 personas
Anunciar la hora de finalización
Registrar la salida de los vendedores
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Cargar los materiales
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los vendedores sobre los objetos encontrados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 8
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 2

Equipo

Neveras portátilescant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Megáfono

Iluminación

Lámparas de bateríacant. 4

Comunicación

Números de puestocant. 30
Paneles informativoscant. 6
Carteles direccionalescant. 8
Portapapelescant. 3
Bolígrafoscant. 12
Bloc de notascant. 3

Cocina

Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 3
Pinzas para servircant. 2
Jarras de aguacant. 3

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 60
Vasos reutilizablescant. 60

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de vendedores al menos 7 días antes y envía a cada participante su número de puesto, horario de llegada, plano y normas de venta. Así evitarás cambios de última hora en la distribución.
Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y revisa que las carpas, mesas, sillas y postes separadores estén confirmados. Si el montaje es exterior, reserva tiempo adicional para fijar y señalizar la zona.
Calcula los puntos de consumo eléctrico antes de montar: máquinas de café, teteras, lámparas y otros equipos pueden necesitar varios alargadores y regletas. Comprueba también dónde se conectará cada puesto para evitar cables cruzando las zonas de paso.
Prepara la caja el día anterior con billetes y monedas para el cambio, además de portapapeles, bolígrafos y un bloc de notas en el mostrador de inscripción. Lleva una segunda persona durante la primera hora para registrar llegadas y resolver dudas.
Enfría las bebidas la noche anterior y coloca termos, tazas, vasos, jarras y bandejas juntos en el punto de venta. Reserva una papelera, cubos, paños, escobas y recogedor para mantener limpia la zona durante el mercadillo y al cerrar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar el permiso, el lugar y las carpas. Deja cerrada la lista de vendedores al menos 7 días antes y reserva la última semana para enviar instrucciones y comprobar el material.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos de un mercadillo?: Confirma el número y la ubicación de cada puesto entre 5 y 7 días antes. Imprime el plano y los números cuando la lista esté cerrada, y entrega esa información a los vendedores antes del día del montaje.
¿Qué se necesita para montar un mercadillo al aire libre?: Como base, calcula una carpa y una mesa por puesto, además de sillas según las necesidades de los vendedores. Añade postes separadores, cinta de balizamiento, carteles direccionales, lámparas de batería y un botiquín; revisa todo 48 horas antes.
¿Cuánto cambio hay que preparar para un mercadillo?: Prepara la caja el día anterior y distribuye el cambio en monedas y billetes pequeños, ajustándolo al precio habitual de los productos. Como mínimo, deja lista una reserva para las primeras 2 horas y registra cada movimiento durante el evento.

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