Zo organiseer je een vredesmars

Begin met de route en de datum, en leg daarna meteen de start- en eindlocatie vast. Een vredesmars vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers verzamelen: je hebt een vergunning, verkeersplan, hulpdiensten, vrijwilligers en duidelijke routecommunicatie nodig. Werk vervolgens van buiten naar binnen: regel veiligheid en logistiek, open de aanmeldingen en plan muziek en toespraken. In de laatste week controleer je de route, materialen, weersverwachting en deelnemersinformatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie reserveren
3
Vergunning aanvragen
4
Verkeersplan uitwerken
2 personen
5
Hulpdiensten informeren
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Route online publiceren
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Muziek en toespraken plannen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Route vooraf controleren
3 personen
16
Rustpunten bepalen
2 personen
17
Communicatieplan maken
2 personen
18
Polsbandjes bestellen
19
Drukwerk laten maken
20
Weersverwachting controleren
21
Deelnemersinformatie versturen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen controleren
3 personen
24
Routepijlen voorbereiden
2 personen
25
EHBO-tassen vullen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
4 personen
28
Startpunt afzetten
3 personen
29
Route bewegwijzeren
5 personen
30
Rustpunten inrichten
4 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Partytenten opzetten
6 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Vredesvlaggen ophangen
3 personen
35
Inschrijftafel inrichten
2 personen
36
EHBO-post inrichten
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
6 personen
39
Aanwezigheid registreren
3 personen
40
Polsbandjes uitdelen
3 personen
41
Openingswoord verzorgen
42
Mars begeleiden
8 personen
43
Verkeerskruisingen bewaken
6 personen
44
Routepijlen controleren
2 personen
45
Water uitdelen
4 personen
46
Fruit uitdelen
3 personen
47
EHBO verlenen
2 personen
48
Achterblijvers begeleiden
2 personen
49
Dranken bijvullen
3 personen
50
Aankomst begeleiden
5 personen
51
Rustpunt opruimen
3 personen
52
Toespraken begeleiden
2 personen
53
Hapjes serveren
4 personen
54
Koffie en thee serveren
3 personen
55
Muziek verzorgen
2 personen
56
Informatiestand bemannen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Afscheid en bedankwoord verzorgen
59
Deelnemers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

60
Routepijlen verwijderen
4 personen
61
Verkeersmateriaal verwijderen
3 personen
62
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
63
Partytenten afbreken
6 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Materialen sorteren
3 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verwerken
71
Route op schade controleren
2 personen
72
Restanten gekoeld bewaren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Inschrijftafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Accuspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6
Handlampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 10
Nooddekensaantal 10
Reflecterende armbandenaantal 30

Communicatie

portofoonsaantal 10
Megafoonaantal 2
Telefoonladersaantal 6

Bewegwijzering

Routepijlenaantal 40
Routestandaardsaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Kabelbindersaantal 200
Markeerstiftenaantal 12

Decoratie

Vredesvlaggenaantal 30
Vlaggenlijnenaantal 12
Spandoekenaantal 6
Bannersaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare bordenaantal 250
Herbruikbaar bestekaantal 300
Koffiekopjesaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Waterkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalknijpersaantal 6
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 6
Schoonmaakkar

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning aan zodra datum en route voorlopig vaststaan. Neem in het verkeersplan ook kruisingen, afzethekken, verkeerskegels en de doorgang voor hulpdiensten op; wijzigingen vlak voor de mars kosten vaak extra afstemming.
Plan per rustpunt een vaste plek voor water, EHBO en afval. Controleer de route vooraf te voet en noteer waar routepijlen, informatieborden en routestandaards nodig zijn, vooral bij afslagen en drukke kruisingen.
Deel vrijwilligers niet alleen in voor de start en finish. Plan ook mensen voor inschrijving, routebegeleiding, rustpunten, communicatie en het opruimen; geef hen veiligheidshesjes en portofoons vóór de briefing.
Test geluid en stroom op de locatie voordat deelnemers arriveren. Accuspeakers, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen moeten samen werken; leg powerbanks en telefoonladers klaar voor de organisatie.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld starttijd, route, rustpunten, bereikbaarheid, weersadvies en wat deelnemers zelf meenemen; controleer de weersverwachting opnieuw op de dag ervoor en pas de briefing zo nodig aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vredesmars organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Daarmee houd je tijd over voor de vergunning, het verkeersplan, hulpdiensten, vrijwilligers en drukwerk.
Wanneer moet ik een vergunning voor een vredesmars aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en route voldoende vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de mars. Controleer bij de gemeente welke termijn voor jouw route geldt, omdat behandeling langer kan duren bij verkeersmaatregelen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een vredesmars?: Maak eerst een indeling per taak en plan minimaal 1 coördinator per onderdeel: inschrijving, route, rustpunten, EHBO, communicatie en finish. Voeg bij drukke kruisingen extra verkeersbegeleiders toe en zorg dat iedereen minstens 30 minuten vóór de start aanwezig is.
Wanneer stuur ik deelnemersinformatie voor een vredesmars?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de mars. Vermeld dan de start- en eindlocatie, route, aanvangstijd, rustpunten, weersverwachting en contactgegevens; stuur belangrijke wijzigingen ook op de ochtend zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.