Checklist voor een goed georganiseerde Vredesfietstocht

Een Vredesfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt vooraf de inschrijving, vergunningen, begeleiding en een veilige oplossing voor lastige verkeerspunten. Op de dag zelf moeten deelnemers snel kunnen starten, terwijl drinken, hapjes en eerste hulp bereikbaar blijven. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken en controleer de route minstens één keer vooraf op de fiets.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Route en afstand publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Startlocatie reserveren
Vergunningen controleren
Route vooraf fietsen
2 personen
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Fietsbegeleiders werven
Begeleiders instrueren
2 personen
EHBO-contact vastleggen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
3 personen
Routeborden maken
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Fietsen controleren
2 personen
Startlocatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
2 personen

Event

Begeleiders ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietsroute uitleggen
2 personen
Welkomstwoord geven
Vredesmoment begeleiden
2 personen
Fietsers veilig laten vertrekken
4 personen
Voorste groep begeleiden
2 personen
Achterste groep begeleiden
2 personen
Routepost bemannen
2 personen
Waterpunt bemannen
2 personen
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Fietsenstalling begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Vredesprogramma presenteren
2 personen
Muziek verzorgen
Deelnemers informeren over vertrek

Nazorg

Routeborden ophalen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Deelnemers bedanken
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Fietsenrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 10

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Broodmandenaantal 6
Buffetbordenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Boodschappen

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Megafoon

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Reparatiestandaardsaantal 2
Fietsreparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 12
Fietsverlichtingaantal 12
Routekaartenaantal 100
Startnummersaantal 100
Polsbandjesaantal 100

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8
Reflecterende pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12
Nooddekensaantal 6
Handdesinfectieaantal 6

Decoratie

Vredesvlaggenaantal 12
Vlaggenlijnaantal 6
Welkomstbanner
Routepijlenaantal 30
Krijtbordenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
LED-lichtslingersaantal 6
Wasknijpersaantal 100

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 32

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Vuilniszakhoudersaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Tips

Fiets de volledige route vooraf en noteer gevaarlijke punten, kruisingen en plekken waar groepen kunnen ophopen. Leg meteen een alternatieve route vast voor wegwerkzaamheden of slecht begaanbare stukken.
Open de aanmelding ruim vóór de tocht en verzamel naast contactgegevens ook dieetwensen. Werk de deelnemerslijst bij tot vlak voor vertrek, zodat begeleiders weten hoeveel mensen meegaan.
Plan per begeleider een duidelijk deel van de route en geef instructies over tempo, wachten bij kruisingen en handelen bij pech. Leg ook één EHBO-contact vast en zorg dat fietsbegeleiders weten hoe die persoon bereikbaar is.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en stuur daarna de deelnemersinformatie. Vermeld daarin de starttijd, afstand, route, kledingadvies, contactgegevens en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Richt de startlocatie in met fietsenrekken, tafels, afvalbakken en een duidelijke plek voor registratie. Koel dranken tijdig, test microfoon of megafoon en controleer vóór opening de speakers, verlengkabels en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Vredesfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de route, startlocatie, vergunningen en aanmeldingen. Fiets de route uiterlijk 2 weken voor de tocht en controleer de definitieve weersverwachting 24 uur vooraf.
Hoeveel fietsbegeleiders heb ik nodig voor een Vredesfietstocht?: Plan minimaal één begeleider per duidelijk routegedeelte en extra begeleiding bij drukke kruisingen of grote groepen. Maak de verdeling uiterlijk 1 week vooraf en instrueer iedereen vóór de start.
Wanneer moet ik de route van een Vredesfietstocht publiceren?: Publiceer route en afstand zodra de route gecontroleerd is, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Stuur deelnemers de definitieve route en eventuele wijzigingen uiterlijk 24 uur voor vertrek.
Wat moet ik op de startlocatie van een Vredesfietstocht klaarzetten?: Zet vóór opening registratie, tafels, fietsenrekken, afvalbakken en routeborden klaar. Leg daarnaast drinkbekers, water, gekoelde dranken, EHBO-contactgegevens en fietspompen op een vaste, goed zichtbare plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.