Checklist pour organiser une randonnée cycliste pour la paix

Une randonnée cycliste pour la paix demande plus qu’un itinéraire et quelques vélos. Il faut cadrer les inscriptions, vérifier les autorisations, tester le parcours et prévoir une solution si la météo ou la circulation pose problème. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du premier formulaire jusqu’à l’accueil au départ. Elle couvre aussi les accompagnateurs, les ravitaillements, la signalétique et le matériel à préparer avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier l’itinéraire et la distance
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Réserver le lieu de départ
Vérifier les autorisations
Reconnaissance préalable de l'itinéraire à vélo
2 personnes
Signaler les zones dangereuses
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Recruter des accompagnateurs à vélo
Informer les accompagnateurs
2 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
3 personnes
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Créer la playlist musicale
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Vérifier les vélos
2 personnes
Ouvrir le point de départ
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les accompagnateurs
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Expliquer l’itinéraire vélo
2 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Animer le moment de paix
2 personnes
Faire partir les cyclistes en toute sécurité
4 personnes
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
Accompagner le groupe de l'arrière
2 personnes
Tenir le poste de route
2 personnes
Tenir le point d'eau
2 personnes
Aider les incidents
2 personnes
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
Accompagner le parking à vélos
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Présenter le programme pour la paix
2 personnes
Fournir la musique
Informer les participants du départ

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Remercier les participants
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Râteliers à vélosqté 6
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Tasses à caféqté 80
Louchesqté 10

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Corbeilles à painqté 6
Assiettes de buffetqté 8
Bacs à glaçonsqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Courses

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphoneqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Mégaphone

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Supports de réparationqté 2
Kits de réparation véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 12
Éclairage de véloqté 12
Cartes d'itinéraireqté 100
Numéros de départqté 100
Braceletsqté 100

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 8
Plots réfléchissantsqté 20
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Couvertures de survieqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 6

Décoration

Drapeaux de la paixqté 12
Guirlande de fanionsqté 6
Bannière de bienvenue
Flèches de directionqté 30
Panneaux en ardoiseqté 4
Nappesqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Pinces à lingeqté 100

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Pilesqté 32

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 3
Porte-sacs-poubelleqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Conseils

Publiez l’itinéraire, la distance et les horaires dès l’ouverture des inscriptions. Précisez aussi la date limite d’inscription afin de pouvoir préparer les dossards, les encas et les besoins alimentaires.
Faites une reconnaissance complète du parcours avant de le communiquer définitivement. Notez les zones dangereuses et préparez au moins un itinéraire alternatif, plutôt que d’improviser le jour de la randonnée.
Prévoyez un accompagnateur à vélo pour chaque groupe ou portion sensible du parcours. Transmettez-leur avant le départ l’itinéraire, les consignes et le contact des premiers secours.
Contrôlez les quantités de boissons et d’encas à partir de la liste finale des participants. Refroidissez les boissons à l’avance et installez les distributeurs, carafes d’eau et glacières avant l’ouverture du départ.
Envoyez les dernières informations aux participants au plus tard 48 heures avant l’événement. Rappelez le point de départ, la distance, la météo prévue, les horaires, le matériel conseillé et la conduite à tenir en cas de changement de parcours.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une randonnée cycliste pour la paix ?: Ouvrez le formulaire dès que le lieu de départ, la distance et l’itinéraire prévisionnel sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant la randonnée. Fermez-le quelques jours avant l’événement pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il reconnaître l’itinéraire à vélo ?: Faites une première reconnaissance au moins 2 semaines avant le départ, puis vérifiez à nouveau les zones sensibles dans les 3 à 5 jours précédents. Cette dernière vérification permet de repérer des travaux, une route barrée ou un changement de circulation.
Combien d’accompagnateurs prévoir pour la randonnée ?: Prévoyez au minimum un accompagnateur pour chaque groupe ou secteur présentant un risque particulier. Pour un parcours divisé en plusieurs groupes, confirmez les responsables au moins 7 jours avant et fournissez-leur un itinéraire imprimé ou accessible hors ligne.
Quand envoyer les informations finales aux participants ?: Envoyez-les 48 heures avant le départ, après avoir vérifié la météo et l’itinéraire. Si le parcours ou l’horaire change, envoyez une mise à jour immédiatement et prévoyez un rappel au point de départ.

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