Wat heb je nodig voor een vredesconferentie?

Een vredesconferentie vraagt om meer dan stoelen, koffie en een microfoon. Je hebt materiaal nodig voor ontvangst, plenaire sessies, presentaties, gesprekken en catering. Controleer vooral vooraf of alle sprekers hun presentaties hebben aangeleverd en of de aansluitingen passen bij de laptop en projector. Gebruik de boodschappenlijst hieronder als controle voordat je bestelt of spullen meeneemt. Zo voorkom je dat naamkaartjes, kabels of extra glazen pas op de conferentiedag worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 115
Tafelsaantal 14
Registratietafel
Podiumtafelaantal 2
Sprekersstoelenaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Flip-overaantal 4
Flip-overstandaardsaantal 4
Laserpointeraantal 2
Oplaadstationsaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Bordenrekkenaantal 4

Decoratie

Vredesvlaggenaantal 12
Landenvlaggenaantal 20
Tafellopersaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naambordjesaantal 12
Sprekersbordjesaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Tafelnummersaantal 14
Kleefgumaantal 4
Plakbandaantal 6

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
Staande lampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Chai latte - 2 dozen
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroen - 2 kilo
- Spa Blauw - 12 kratten
- Spa Rood - 6 kratten
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Gemberbier - 4 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Alcoholvrij bier - 6 kratten
- Pilsener - 8 kratten
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Rosé - 8 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Miniquiches - 120 stuks
- Groenteloempia's - 120 stuks
- Falafelballetjes - 120 stuks
- Hummus - 6 kilo
- Wraps - 150 stuks
- Roomkaas - 3 kilo
- Geitenkaas - 3 kilo
- Gerookte zalm - 2 kilo
- Gegrilde groenten - 5 kilo
- Rucola - 2 kilo
- Komkommer - 4 kilo
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Rode paprika - 3 kilo
- Olijven - 3 kilo
- Feta - 2 kilo
- Notenmix - 3 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Mandarijnen - 80 stuks
- Koekjes - 6 kilo
- Brownies - 120 stuks
- Appeltaart - 8 stuks
- Gemengde salade - 12 kilo
- Pastasalade - 12 kilo
- Couscoussalade - 10 kilo
- Broodjes - 150 stuks
- Stokbrood - 20 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Olijfolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Mayonaise - 3 potten
- Mosterd - 3 potten
- Ketchup - 3 flessen
- Zout - 1 kilo
- Peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Knoflookpoeder - 250 gram
- Basilicum - 250 gram
- Oregano - 250 gram
- Kerriepoeder - 250 gram
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Servetten - 500 stuks
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Afvalzakken - 100 stuks
- Diepvrieszakken - 2 dozen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Desinfectiedoekjes - 6 pakken

Registratie

Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Programmaboekjesaantal 120
Registratielijstenaantal 6
Pennenaantal 30
Schrijfmappenaantal 20

Workshopmateriaal

Notitieblokkenaantal 120
Balpennenaantal 120
Flip-overvellenaantal 12
Markeerstiftenaantal 48
Plakbriefjesaantal 12
Stemkaartjesaantal 500
Touwaantal 2
Klembordenaantal 20

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24
Kabelmattenaantal 12
Reflectievestenaantal 8
Paraplu'saantal 6

Tips

Plan per deelnemer minstens één naamkaartje, één programmaflyer en een pen; bestel of print 10% extra voor late aanmeldingen en beschadigde exemplaren.
Test projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, presentatieklikker en microfoons uiterlijk één dag vooraf samen. Neem minimaal twee USB-sticks mee met een kopie van alle presentaties.
Reken voor koffie en thee op 2 kopjes per persoon tijdens het eerste pauzemoment en leg extra kopjes klaar bij een programma met meerdere pauzes. Controleer ook of glazen en servies passen bij de cateringaantallen.
Leg bij de registratietafel een alfabetische deelnemerslijst, naamkaartjes en schrijfmateriaal klaar. Zet deze tafel minstens 30 minuten voor de officiële start gereed, zodat binnenkomers niet door de zaal hoeven te lopen.
Tel verlengkabels en stekkerdozen per techniekplek en neem ten minste één reservekabel per type mee. Oplaadstations worden snel vergeten wanneer sprekers en organisatie de hele dag telefoons en laptops gebruiken.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een vredesconferentie?: Voor een vredesconferentie heb je naast stoelen en tafels ook registratie- en presentatiemateriaal nodig. Denk aan een projector, scherm, laptop, microfoons, luidsprekers, HDMI-kabels, stekkerdozen, naamkaartjes, programmaflyers en servies voor de catering.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een vredesconferentie?: Voorzie één stoel per aangemelde deelnemer, spreker en medewerker die in de zaal zit. Tel daar 5 tot 10% reserve bij op; bij 100 verwachte aanwezigen zijn dat 105 tot 110 stoelen.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een vredesconferentie?: Gebruik minimaal één microfoon voor de dagvoorzitter en één per spreker die gelijktijdig op het podium zit. Voor vragen uit de zaal zijn één of twee extra draadloze microfoons praktisch.
Wanneer moet ik de techniek voor een vredesconferentie testen?: Test alle techniek uiterlijk één dag voor de conferentie en doe op de ochtend zelf nog een korte controle. Trek hiervoor minstens 60 minuten uit, inclusief het aansluiten van laptop, projector, scherm, microfoons en presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.