Que faut-il prévoir pour une conférence pour la paix ?

Une conférence pour la paix demande plus qu’une salle et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, l’équipement des intervenants, les supports imprimés et le service du buffet. Cette liste rassemble le matériel à acheter, louer ou apporter, notamment les microphones, les câbles, les badges, la vaisselle et les tables. Vérifiez les quantités après les inscriptions, puis transmettez le nombre définitif de convives au traiteur avant l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 115
Tablesqté 14
Table d'inscription
Table de scèneqté 2
Chaises des intervenantsqté 8
Tables de buffetqté 6
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Paperboardqté 4
Supports pour paperboardqté 4
Pointeur laserqté 2
Stations de rechargeqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Présentoirs pour panneauxqté 4

Décoration

Drapeaux de la paixqté 12
Drapeaux des paysqté 20
Chemins de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 12
Panneaux pour les intervenantsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de tableqté 14
Pâte adhésiveqté 4
Ruban adhésifqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampadairesqté 4
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Chai latte - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citron - 2 kilos
- Spa Blauw - 12 caisses
- Spa Rood - 6 caisses
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière sans alcool - 6 caisses
- Pils - 8 caisses
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Mini-quiches - 120 pièces
- Nems aux légumes - 120 pièces
- Boulettes de falafel - 120 pièces
- Houmous - 6 kilos
- Wraps - 150 pièces
- Fromage frais - 3 kilos
- Fromage de chèvre - 3 kilos
- Saumon fumé - 2 kilos
- Légumes grillés - 5 kilos
- Roquette - 2 kilos
- Concombre - 4 kilos
- Tomates cerises - 4 kilos
- Poivrons rouges - 3 kilo
- Olives - 3 kilos
- Feta - 2 kilos
- Mélange de noix - 3 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Mandarines - 80 pièces
- Biscuits - 6 kilos
- Brownies - 120 pièces
- Tarte aux pommes - 8 pièces
- Salade composée - 12 kilos
- Salade de pâtes - 12 kilos
- Salade de couscous - 10 kilos
- Petits pains - 150 pièces
- Baguettes - 20 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Huile d'olive - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 3 pots
- Moutarde - 3 pots
- Ketchup - 3 bouteilles
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Basilic - 250 grammes
- Origan - 250 grammes
- Poudre de curry - 250 grammes
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Lanyardsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Listes d'inscriptionqté 6
Stylosqté 30
Chemises à pinceqté 20

Matériel d'atelier

Blocs-notesqté 120
Stylos à billeqté 120
Feuilles de paperboardqté 12
Marqueursqté 48
Post-itqté 12
Cartes de voteqté 500
Cordeqté 2
Presse-papiersqté 20

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24
Passe-câblesqté 12
Gilets réfléchissantsqté 8
Parapluiesqté 6

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez quelques sièges pour les intervenants et les personnes qui accompagnent l’organisation. Gardez aussi une petite marge pour les inscriptions de dernière minute.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones et les haut-parleurs au moins 24 heures avant la conférence. Emportez plusieurs câbles HDMI, rallonges et multiprises de rechange.
Préparez un badge nominatif pour chaque participant, intervenant et membre de l’équipe d’accueil. Imprimez-les dès que les inscriptions sont stabilisées, idéalement deux jours avant l’ouverture des portes.
Comptez la vaisselle à partir du nombre confirmé de repas et de pauses, pas seulement du nombre de personnes attendues. Prévoyez des tasses, verres, assiettes, couteaux et fourchettes pour chaque service.
Installez la table d’inscription au moins 45 minutes avant l’arrivée du public, avec les badges, les flyers du programme et une station de recharge. Gardez les présentations sur l’ordinateur et sur au moins une clé USB.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une conférence pour la paix ?: Prévoyez une chaise par inscription confirmée, plus les chaises réservées aux intervenants et à l’équipe. Ajoutez environ 5 à 10 % de marge si les inscriptions ne sont pas encore closes.
Combien de microphones faut-il prévoir pour une conférence ?: Prévoyez au minimum un microphone pour le maître de cérémonie et un pour chaque intervenant qui doit parler en même temps. Ajoutez un microphone sans fil pour les questions du public si la salle accueille des échanges.
Quand faut-il acheter ou louer le matériel technique ?: Réservez le projecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs au moins deux à trois semaines avant la conférence. Faites un test complet des câbles et des présentations au plus tard la veille.
Combien de vaisselle prévoir pour le buffet ?: Basez les quantités sur le nombre final communiqué au traiteur. Prévoyez au moins un verre, une assiette, un couteau et une fourchette par convive et par service, avec 10 % de réserve pour les remplacements.

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