Checklist voor een goed georganiseerde voorleeswedstrijd

Een voorleeswedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers en boeken verzamelen. Je moet vooraf categorieën, regels, jury en toestemmingen vastleggen en de aanmeldingen bijhouden. Op de dag zelf bepalen een duidelijke voorleesvolgorde, goed werkende microfoons en een ingerichte jurytafel het tempo. Deze checklist helpt je om de voorbereiding stap voor stap af te werken, inclusief de praktische zaken die vaak pas op het laatste moment opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
Juryleden benaderen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Deelnemerscategorieën bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Toestemmingen verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Voorleesvolgorde loten
2 personen
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
Certificaten invullen
2 personen
Programma afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boeken van deelnemers controleren
2 personen
Boekentafel inrichten
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Techniek opladen
Zaalindeling controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Podiumplek markeren
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Presentatietafel klaarzetten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Microfoonstandaard plaatsen
Licht en stroom controleren
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Jurybriefing uitdelen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
Wedstrijd openen
Deelnemers aankondigen
Tijd per voordracht bewaken
Juryformulieren verzamelen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauze aankondigen
Juryuitslag berekenen
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Informele borrel begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Publiek uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Eten en drinken opruimen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslag aan deelnemers mailen
Foto's delen met toestemming
Certificaten nabesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Jurytafel
Registratietafel
Garderoberekaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

LED-panelenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Schenkkanaantal 4
Theepottenaantal 3
Pannenlappenaantal 6

Decoratie

Boekenletters
Papieren slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Pijlenbordenaantal 8
Boekenstandaardsaantal 6
Fotowand
Linten voor winnaarsaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Papier en registratie

Programma'saantal 120
Juryformulierenaantal 40
Deelnemerslijstenaantal 5
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 8
Notitieblokkenaantal 12
Enveloppenaantal 40
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 3
Nietjesaantal 6
Papiersnijder
Printerpapieraantal 2
A4-mappenaantal 10
Cijferstickersaantal 200
Certificatenaantal 40
Boekleggersaantal 40
Routebordjesaantal 12
Pictogramkaartenaantal 10

Prijzen

Boekenbonnenaantal 6
Boeken voor winnaarsaantal 6
Trofeeënaantal 3
Medaillesaantal 24
Cadeautasjesaantal 24
Lintenaantal 24
Inpakpapieraantal 2
Cadeaulintaantal 2

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24
Kabelmattenaantal 8
Antislipmattenaantal 6
Nooduitgangbordjesaantal 6
EHBO-koffer
Brandblusdeken

Garderobe

Kledinghangersaantal 100
Garderobenummersaantal 120
Elastiekenaantal 2
Opbergkrattenaantal 8

Tips

Leg het wedstrijdreglement en de deelnemerscategorieën vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weten deelnemers vooraf welke tekstduur, beoordelingscriteria en voorwaarden gelden.
Plan juryleden en zaal vroeg in en controleer uiterlijk één week vooraf of de reservering en beschikbaarheid nog kloppen. Regel meteen een alternatief jurylid als iemand afzegt.
Verzamel toestemmingen, dieetwensen en boekgegevens bij de aanmelding. Controleer de deelnemerslijst enkele dagen voor de wedstrijd en loot daarna de voorleesvolgorde.
Test microfoons, luidsprekers, laptop, HDMI-kabels en oplaadstations vóór de ontvangst van de deelnemers. Markeer de podiumplek en controleer of juryleden vanaf hun tafel goed kunnen luisteren en schrijven.
Zet certificaten, juryformulieren, programma’s en naambadges vooraf klaar. Richt op de dag zelf eerst de registratie- en jurytafel in en controleer daarna tafels, stoelen, drank en verlichting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een voorleeswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, benader juryleden en bepaal de categorieën; verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een voorleeswedstrijd?: Plan minimaal 3 juryleden, zodat één afwezigheid niet meteen de beoordeling belemmert. Leg de juryformulieren en beoordelingscriteria uiterlijk 1 week vooraf klaar.
Wanneer loot je de voorleesvolgorde?: Loot de volgorde nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd en uiterlijk 1 tot 2 dagen voor de wedstrijd. Druk het programma daarna af en houd een extra exemplaar bij de registratie.
Welke techniek heb je nodig voor een voorleeswedstrijd?: Voor een zaal met publiek heb je meestal draadloze microfoons, microfoonstandaards, luidsprekers, een mengpaneel en een laptop nodig. Test alle aansluitingen minimaal 60 minuten vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.