Zo organiseer je een voorleeswedstrijd

Begin niet met de zaalopstelling, maar met de spelregels. Leg eerst vast wie mag meedoen, welke categorieën je gebruikt, hoe lang elke beurt duurt en waarop de jury beoordeelt. Daarna regel je juryleden, locatie en aanmeldingen in die volgorde. Controleer ruim voor de wedstrijddag de boeken, toestemmingen en dieetwensen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke voorleesvolgorde, een zichtbare podiumplek en een korte techniekcheck voordat de eerste deelnemer start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
2
Juryleden benaderen
2 personen
3
Locatie en zalen reserveren
4
Deelnemerscategorieën bepalen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Toestemmingen verzamelen
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst controleren
2 personen
11
Voorleesvolgorde loten
2 personen
12
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
13
Certificaten invullen
2 personen
14
Programma afdrukken
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Boeken van deelnemers controleren
2 personen
17
Boekentafel inrichten
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Techniek opladen
21
Zaalindeling controleren
2 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen opstellen
3 personen
24
Jurytafel inrichten
2 personen
25
Podiumplek markeren
2 personen
26
Decoratie ophangen
3 personen
27
Presentatietafel klaarzetten
2 personen
28
Registratietafel klaarzetten
2 personen
29
Geluidsinstallatie testen
2 personen
30
Microfoonstandaard plaatsen
31
Licht en stroom controleren
2 personen
32
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
33
Hapjes klaarzetten
3 personen
34
Jurybriefing uitdelen

Event

35
Deelnemers ontvangen
3 personen
36
Aanwezigheid registreren
2 personen
37
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
38
Wedstrijd openen
39
Deelnemers aankondigen
40
Tijd per voordracht bewaken
41
Juryformulieren verzamelen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Pauze aankondigen
45
Juryuitslag berekenen
3 personen
46
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
47
Groepsfoto maken
2 personen
48
Informele borrel begeleiden
3 personen
49
Gevonden voorwerpen verzamelen
50
Publiek uitgeleiden
2 personen

Nazorg

51
Servies verzamelen
3 personen
52
Eten en drinken opruimen
2 personen
53
Afval sorteren
2 personen
54
Zaal schoonmaken
4 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
56
Techniek uitschakelen
2 personen
57
Decoratie verwijderen
2 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Materialen inventariseren
2 personen
60
Geleende spullen retourneren
2 personen
61
Uitslag aan deelnemers mailen
62
Foto's delen met toestemming
63
Certificaten nabesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Jurytafel
Registratietafel
Garderoberekaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

LED-panelenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Schenkkanaantal 4
Theepottenaantal 3
Pannenlappenaantal 6

Decoratie

Boekenletters
Papieren slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Pijlenbordenaantal 8
Boekenstandaardsaantal 6
Fotowand
Linten voor winnaarsaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Papier en registratie

Programma'saantal 120
Juryformulierenaantal 40
Deelnemerslijstenaantal 5
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 8
Notitieblokkenaantal 12
Enveloppenaantal 40
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 3
Nietjesaantal 6
Papiersnijder
Printerpapieraantal 2
A4-mappenaantal 10
Cijferstickersaantal 200
Certificatenaantal 40
Boekleggersaantal 40
Routebordjesaantal 12
Pictogramkaartenaantal 10

Prijzen

Boekenbonnenaantal 6
Boeken voor winnaarsaantal 6
Trofeeënaantal 3
Medaillesaantal 24
Cadeautasjesaantal 24
Lintenaantal 24
Inpakpapieraantal 2
Cadeaulintaantal 2

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24
Kabelmattenaantal 8
Antislipmattenaantal 6
Nooduitgangbordjesaantal 6
EHBO-koffer
Brandblusdeken

Garderobe

Kledinghangersaantal 100
Garderobenummersaantal 120
Elastiekenaantal 2
Opbergkrattenaantal 8

Tips

Stel het reglement vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld per categorie de maximale voorleestijd, de beoordelingscriteria en wat er gebeurt bij een gelijke score.
Plan de aanmeldingen met een sluitingsdatum van minimaal 7 dagen voor de wedstrijd. Dan heb je tijd om toestemmingen, dieetwensen, categorieën en de deelnemerslijst te controleren.
Lote de voorleesvolgorde pas nadat de aanmeldingen zijn gesloten en geef jury en presentator allebei een kopie. Leg de volgorde ook bij de registratietafel, zodat deelnemers niet telkens naar de jurytafel hoeven te vragen.
Test microfoons, luidsprekers, laptop, HDMI-kabels en verlengkabels minimaal 60 minuten voor aanvang. Laad draadloze microfoons en andere techniek vooraf op en houd een reserveplek bij het podium vrij.
Richt eerst de jurytafel, registratietafel en podiumplek in en zet daarna pas de overige stoelen en tafels. Zet waterglazen bij de jury en leg juryformulieren, programma's, naambadges en ingevulde certificaten klaar voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een voorleeswedstrijd?: Reken per deelnemer op 5 tot 7 minuten, inclusief aankondiging, voorlezen en jurynotities. Bij 20 deelnemers duurt het wedstrijdgedeelte daardoor ongeveer 2 tot 2,5 uur, exclusief ontvangst en prijsuitreiking.
Wanneer moet ik juryleden regelen voor een voorleeswedstrijd?: Benader juryleden uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd. Zo hebben zij tijd om het reglement te lezen, hun beschikbaarheid te bevestigen en eventuele belangenconflicten te melden.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een voorleeswedstrijd?: Gebruik bij voorkeur 3 juryleden, zodat een individuele afwijkende score minder zwaar weegt. Geef elk jurylid een apart formulier en spreek vooraf af hoe je gelijke eindstanden oplost.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een voorleeswedstrijd?: Sluit de inschrijving minimaal 7 dagen voor de wedstrijddatum. Gebruik die laatste week voor de deelnemerslijst, toestemmingen, categorie-indeling, boekcontrole en de loting van de voorleesvolgorde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.