Checklist pour organiser un concours de lecture à voix haute
Un concours de lecture à voix haute demande surtout une organisation précise des passages, du jury et de l’accueil des participants. Cette checklist couvre les étapes à prévoir, du règlement et des inscriptions jusqu’à l’installation de la salle. Prévoyez notamment les autorisations, les formulaires d’évaluation, les certificats et le matériel audio. Le jour J, gardez une marge pour tester les microphones, disposer les livres et vérifier l’ordre de passage.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir le règlement du concours
2 personnes
Contacter les membres du jury
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Définir les catégories de participants
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Collecter les autorisations
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Tirer au sort l'ordre de passage de lecture
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Remplir les certificats
2 personnes
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les livres des participants
2 personnes
Installer la table des livres
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Charger le matériel technique
Vérifier l’agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Marquer l’emplacement du podium
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la table de présentation
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le pied de micro
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Distribuer le briefing du jury
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Accompagner le public à la salle
2 personnes
Ouvrir la compétition
Annoncer les participants
Surveiller le temps par présentation
Rassembler les formulaires du jury
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer la pause
Calculer le résultat du jury
3 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Animer le cocktail informel
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Accompagner le public à la sortie
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les résultats par e-mail aux participants
Partager les photos avec autorisation
Renvoyer les certificats
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 100
- Table du jury
- Table d'inscription
- Portant à vêtementsqté 2
- Tabouretsqté 4
Équipement
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Stations de rechargeqté 2
Éclairage
- Panneaux LEDqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 3
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verres à eauqté 100
- Assiettesqté 100
- Fourchettesqté 100
- Couteauxqté 100
- Cuillères à caféqté 80
- Louchesqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Plateaux de serviceqté 12
- Plats de service avec couvercleqté 6
- Carafeqté 4
- Théièresqté 3
- Maniquesqté 6
Décoration
- Lettres pour livres
- Guirlandes en papierqté 8
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Nappesqté 12
- Panneaux de directionqté 8
- Présentoirs à livresqté 6
- Mur photo
- Rubans pour les gagnantsqté 6
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balaisqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Chiffons microfibresqté 12
- Poubellesqté 8
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Papier et enregistrement
- Programmesqté 120
- Fiches de juryqté 40
- Listes de participantsqté 5
- Badges nominatifsqté 120
- Stylosqté 40
- Presse-papiersqté 8
- Blocs-notesqté 12
- Enveloppesqté 40
- Ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 6
- Agrafeusesqté 3
- Agrafesqté 6
- Massicot
- Papier pour imprimanteqté 2
- Classeurs A4qté 10
- Autocollants chiffresqté 200
- Certificatsqté 40
- Marque-pagesqté 40
- Panneaux d’orientationqté 12
- Cartes pictogrammesqté 10
Prix
- Chèques-lireqté 6
- Livres pour les gagnantsqté 6
- Trophéesqté 3
- Médaillesqté 24
- Sacs cadeauxqté 24
- Rubansqté 24
- Papier cadeauqté 2
- Ruban cadeauqté 2
Sécurité
- Lampes de pocheqté 4
- Pilesqté 24
- Passe-câblesqté 8
- Tapis antidérapantsqté 6
- Panneaux de sortie de secoursqté 6
- Trousse de premiers secours
- Couverture anti-feu
Vestiaire
- Cintresqté 100
- Numéros de vestiaireqté 120
- Élastiquesqté 2
- Caisses de rangementqté 8
Conseils
- Fixez le règlement au moins 4 semaines avant le concours : catégories, durée maximale de lecture, critères du jury et conditions de participation doivent être clairs avant l’envoi des invitations.
- Clôturez les inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement. Utilisez ce délai pour vérifier les autorisations, les besoins alimentaires et la liste définitive des participants.
- Tirez au sort l’ordre de passage 3 à 5 jours avant le concours, puis imprimez le programme et préparez les badges. Cela évite de modifier les documents à la dernière minute.
- Prévoyez une table distincte pour l’inscription et une autre pour le jury. Installez les formulaires, les certificats, les livres et les fournitures avant l’arrivée du premier participant.
- Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage, l’ordinateur et les câbles HDMI au moins 60 minutes avant le début. Gardez des rallonges et des multiprises accessibles, sans câble dans les zones de passage.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de lecture à voix haute ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver les salles, contacter le jury, diffuser les invitations et traiter les inscriptions avant de préparer le programme et le matériel.
- Quand faut-il clôturer les inscriptions au concours de lecture ?
- Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant le concours. Il vous restera ainsi assez de temps pour collecter les autorisations, vérifier les catégories et établir la liste des participants.
- Quel matériel faut-il prévoir pour un concours de lecture à voix haute ?
- Prévoyez au minimum un ou plusieurs microphones, des pieds de micro, des haut-parleurs, une table de mixage, un ordinateur portable, des câbles HDMI, des rallonges et des multiprises. Faites un test complet 60 minutes avant l’accueil.
- Quand préparer l’ordre de passage et les documents du jury ?
- Tirez au sort l’ordre de passage 3 à 5 jours avant l’événement. Préparez les formulaires du jury, les certificats, les badges et le programme au plus tard la veille, puis vérifiez les quantités le matin même.
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