Checklist voor een goed georganiseerd volleybaltoernooi

Een volleybaltoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen velden en teams regelen. Je moet de locatie, het wedstrijdformat, scheidsrechters, EHBO en het materiaal op elkaar afstemmen. Begin met de datum en reservering, werk daarna de inschrijvingen en planning uit en controleer in de laatste week alle spullen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat vaak wordt vergeten en wat je op de speeldag klaar moet hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Sportlocatie reserveren
Vergunningen controleren
Toernooiregels vaststellen
2 personen
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposter verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Teamgegevens controleren
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Scheidsrechters vastleggen
EHBO'er vastleggen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Teamindeling publiceren
Reservering bevestigen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Ballen reserveren
Prijzen bestellen
Routebeschrijving versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Prijzen klaarzetten
Muziek afspeellijst maken
Scoreformulieren printen
Deelnemerslijst printen
Noodnummers verzamelen

Event

Inchecktafel inrichten
2 personen
Sportvelden markeren
4 personen
Netten opbouwen
4 personen
Scheidsrechtersstoelen plaatsen
2 personen
Scoretafels plaatsen
2 personen
Publiekbanken plaatsen
3 personen
Cateringtafel opbouwen
2 personen
Drankenbuffet inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Teams registreren
2 personen
Toernooiregels toelichten
Openingswedstrijd begeleiden
2 personen
Wedstrijden fluiten
4 personen
Scores bijhouden
4 personen
Stand bijwerken
Ballen terugleggen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Blessures registreren
Pauzes aankondigen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Deelnemers bedanken
Geluidsinstallatie uitschakelen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Sportmateriaal afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Vloeren vegen
2 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materiaal terugbrengen
2 personen
Koelboxen reinigen
Servies afwassen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
Uitslagen publiceren
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Publieksbankenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 4
Netpalenaantal 8
Volleyballenaantal 12
Balpompenaantal 3
Reserveventielenaantal 10
Veldmarkeringstapeaantal 8
Antislipmattenaantal 8
Fluitjesaantal 6
Scheidsrechtersstoelenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Scorebordstiftenaantal 12
Wedstrijdmappenaantal 6
Reservehesjesaantal 24
Handdoekenaantal 12
Koelelementenaantal 24
EHBO-koffer
IJscompressenaantal 12
Thermische dekensaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Laptop
Printer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiebekersaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Keukenweegschaal

Decoratie

Toernooibannersaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Teamnaambordjesaantal 24
Prijsbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 24
Podiumbordjesaantal 3

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat vast voordat je inschrijvingen opent. Bepaal hoeveel teams per poule spelen, hoeveel velden beschikbaar zijn en hoeveel minuten je per wedstrijd reserveert; zo kun je later een haalbaar schema maken.
Reserveer naast volleybalnetten en netpalen ook minimaal één balpomp, reserveventielen, veldmarkeringstape en scorebordstiften. Een lekke bal of lege stift legt anders direct een wedstrijd stil.
Plan de bezetting uiterlijk twee weken vooraf: leg scheidsrechters, een EHBO’er en vrijwilligers voor ontvangst, score en ombouw vast. Maak per taak een begintijd en wijs een vervanger aan.
Stuur route, starttijd, teamindeling en wedstrijdschema uiterlijk drie dagen voor het toernooi naar alle teams. Vermeld ook waar zij zich melden en wanneer zij aanwezig moeten zijn.
Controleer de locatie en weersverwachting 24 uur vooraf en loop de materiaal- en boodschappenlijst nog eenmaal na. Koel dranken tijdig, laad microfoons en laptop op en leg EHBO-koffer, ijscompressen en thermische dekens op een vaste, goed bereikbare plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een volleybaltoernooi organiseren?: Leg de datum en sportlocatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Begin daarna met de inschrijvingen en plan uiterlijk 2 weken voor de speeldag de vrijwilligers, scheidsrechters en EHBO.
Hoe maak ik een wedstrijdschema voor een volleybaltoernooi?: Bepaal eerst het aantal teams, velden en de beschikbare speeltijd. Reken per wedstrijd niet alleen de speeltijd, maar ook 5 tot 10 minuten voor wisselen, uitleg en het bijwerken van het scorebord.
Wat moet ik meenemen naar een volleybaltoernooi?: Neem naast netten, netpalen en volleyballen ook een balpomp, reserveventielen, fluitjes, scoreborden, stiften en wedstrijdmappen mee. Leg EHBO-materiaal, ijscompressen, reservehesjes en voldoende verlengkabels apart klaar.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema naar de teams sturen?: Stuur het definitieve schema uiterlijk 3 dagen voor het toernooi. Controleer eerst de teamgegevens en vermeld per team de meldtijd, het veld, de eerste wedstrijd en een contactpersoon voor wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.