Checklist pour organiser un tournoi de volley-ball

Un tournoi de volley-ball demande plus qu’un terrain et quelques ballons. Il faut verrouiller la date, le lieu, le format des matchs et les inscriptions assez tôt pour pouvoir constituer les équipes et publier le programme. Le jour J, l’arbitrage, la sécurité, l’affichage des scores, l’accueil et la circulation du public doivent fonctionner sans improvisation. Cette checklist regroupe les 74 tâches et 57 fournitures du plan, dans l’ordre où elles sont généralement utiles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le lieu sportif
Vérifier les autorisations
Établir les règles du tournoi
2 personnes
Définir le format du concours
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
Traiter les inscriptions
Vérifier les coordonnées de l'équipe
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Finaliser les arbitres
Prévoir un secouriste
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Publier la composition des équipes
Confirmer la réservation
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Réserver des ballons
Commander les prix
Envoyer les indications d'accès
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les prix
Créer la playlist musicale
Imprimer les feuilles de score
Imprimer la liste des participants
Rassembler les numéros d’urgence

Événement

Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Marquer les terrains de sport
4 personnes
Monter les filets
4 personnes
Placer les chaises des arbitres
2 personnes
Installer les tables de score
2 personnes
Installer des bancs pour le public
3 personnes
Monter la table de catering
2 personnes
Installer le buffet de boissons
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Enregistrer les équipes
2 personnes
Expliquer les règles du tournoi
Encadrer le match d'ouverture
2 personnes
Arbitrer les matchs
4 personnes
Suivre les scores
4 personnes
Mettre à jour le stand
Remettre les balles en place
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Enregistrer les blessures
Annoncer les pauses
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
3 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Remercier les participants
Éteindre l'installation sonore

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter le matériel de sport
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Balayer les sols
2 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Nettoyer les glacières
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger le stock restant
Publier les résultats
Envoyer le message aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Bancs pour le publicqté 8
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Filets de volley-ballqté 4
Poteaux de filetqté 8
Ballons de volleyqté 12
Pompes à ballonsqté 3
Valves de rechangeqté 10
Ruban de balisageqté 8
Tapis antidérapantsqté 8
Siffletsqté 6
Chaises de juryqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Marqueurs pour le tableau de scoreqté 12
Dossiers de matchqté 6
Gilets de rechangeqté 24
Serviettesqté 12
Pains de glaceqté 24
Trousse de premiers secours
Poches de glaceqté 12
Couvertures thermiquesqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12
Ordinateur portable
Imprimante

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Gobelets à caféqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 12
Balance de cuisine

Décoration

Bannières du tournoiqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux avec le nom de l'équipeqté 24
Coupesqté 3
Rubans de médailleqté 24
Panneaux de scèneqté 3

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le terrain et vérifiez les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant le tournoi. Contrôlez aussi l’accès aux vestiaires, aux sanitaires et aux prises électriques avant de confirmer la réservation.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la compétition. Ce délai vous laisse le temps de vérifier les coordonnées des équipes, leurs besoins alimentaires et la composition définitive des poules.
Prévoyez un responsable par fonction le jour J : accueil, arbitrage, scores, matériel et premiers secours. Pour un tournoi d’une journée, comptez au minimum 1 arbitre par terrain et 1 personne dédiée au tableau des scores par match.
Testez chaque filet, poteau, ballon, pompe et tableau de score avant l’arrivée des joueurs. Gardez des valves de rechange, des marqueurs, du ruban de balisage et des pains de glace dans un bac facilement accessible.
Envoyez le programme et les indications d’accès 3 à 5 jours avant le tournoi. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez les prévisions météo ainsi que la liste des courses le matin précédent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, obtenir les autorisations, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions. Gardez les 10 à 14 derniers jours pour finaliser les équipes, les arbitres et le programme.
Combien d’arbitres faut-il pour un tournoi de volley-ball ?: Comptez 1 arbitre par terrain et prévoyez au moins 1 remplaçant pour couvrir les pauses ou les absences. Ajoutez une personne chargée des scores pour chaque match joué simultanément.
Quand fermer les inscriptions à un tournoi de volley-ball ?: Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant la date du tournoi. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les coordonnées, de recueillir les besoins alimentaires et de publier la composition des équipes.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez un secouriste ou une personne clairement désignée, une trousse de premiers secours, des poches de glace, des pains de glace et des couvertures thermiques. Vérifiez aussi les tapis antidérapants et laissez les zones de circulation dégagées avant l’ouverture.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.