Checklist voor een voedselverspillingsactie organiseren

Een voedselverspillingsactie vraagt om meer dan eten inzamelen en uitdelen. Je moet vooraf toestemming, donoren, transport, koeling en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, controle en gekoelde opslag van voedsel. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te plannen, van datum en aanmeldingen tot de inrichting van het uitgiftepunt en de afsluiting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Toestemming voor voedseluitgifte regelen
Voedseldonoren benaderen
2 personen
Transport voor reststromen reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Instructies voor voedselveiligheid maken
2 personen
Programma en routebordjes maken
2 personen
Donatieafspraken bevestigen
2 personen
Koelcapaciteit controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Voorraadkratten labelen
2 personen
Koelboxen en transportbakken reinigen
2 personen
Voedselontvangst voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Donaties ophalen
3 personen
Voedsel controleren en wegen
4 personen
Voedsel gekoeld opslaan
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
Keukenwerkplek inrichten
3 personen
Voorraad op soort sorteren
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Maaltijd bereiden
5 personen
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Uitleg over voedselverspilling geven
2 personen
Voedsel verdelen
5 personen
Hapjes serveren
3 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalstromen scheiden
2 personen
Voedselveiligheid controleren
2 personen
Restvoedsel verpakken
3 personen

Nazorg

Uitgiftepunt afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Materialen tellen en inpakken
2 personen
Koelboxen en bakken reinigen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Voedselopbrengst registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Partytentenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Digitale thermometersaantal 4
Weegschalenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Handmicrofoon

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Routebordjesaantal 10
Tafelkledenaantal 10
Naamstickersaantal 150

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de voedselstromen vóór je uitnodigingen verstuurt. Leg vast wanneer donaties worden opgehaald, waar ze binnenkomen en hoeveel koelruimte beschikbaar is; zonder die afspraken kan voedsel te lang ongekoeld blijven staan.
Maak uiterlijk een week vooraf een indeling voor vrijwilligers. Zet per tijdsblok mensen klaar voor ontvangst, wegen, sorteren, bereiden, uitgifte en schoonmaak, zodat niet iedereen tegelijk bij dezelfde werkplek nodig is.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en gebruik naamstickers of duidelijke labels op voorraadkratten. Noteer per soort wat het is en wanneer het binnenkwam, zodat de uitgifte geen zoekwerk wordt.
Controleer de koelcapaciteit en meet de temperatuur bij ontvangst met digitale thermometers. Reserveer daarnaast koelboxen en transportbakken voor reststromen; die worden vaak pas op de actiedag zelf geregeld.
Loop de route van ontvangst naar opslag, keuken en uitgiftepunt één keer met de routebordjes na. Zet tafels, uitgiftebenodigdheden en afvalbakken zo neer dat bezoekers niet door de keukenwerkplek of langs ongesorteerd voedsel hoeven te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een voedselverspillingsactie organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, toestemming en voedseldonoren. Plan de vrijwilligersindeling en dieetinventarisatie uiterlijk 1 week voor de actie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een voedselverspillingsactie?: Reken bij een kleine actie op minimaal 6 vrijwilligers: 2 voor ontvangst en controle, 2 voor voorbereiding en sorteren en 2 voor uitgifte. Voeg per extra uitgiftepunt ongeveer 2 vrijwilligers toe.
Hoe voorkom ik dat ingezameld voedsel te lang ongekoeld staat?: Plan ontvangst en transport in tijdsblokken van maximaal 30 minuten en zorg dat gekoeld voedsel direct naar koelboxen of koelingen gaat. Meet en noteer de temperatuur bij binnenkomst.
Wanneer moet ik uitnodigingen en dieetvragen versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en sluit de aanmelding 5 tot 7 dagen voor de actie. Dan heb je nog tijd om dieetwensen te verwerken en porties en vrijwilligers aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.