Voedselcongres organiseren: checklist van plan tot congresdag

Een voedselcongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet sprekers, catering, dieetwensen, presentaties en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en programma, en werk daarna via uitnodigingen en aanmeldingen naar de praktische voorbereiding. In de laatste week controleer je vooral wat vaak te laat wordt geregeld: presentaties, naamkaartjes, route-informatie, verse producten en alle kabels voor beeld en geluid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers benaderen
2 personen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Bevestiging naar deelnemers sturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Presentaties verzamelen
Menukaarten ontwerpen
Route en parkeren delen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten controleren
2 personen
Registratiemateriaal inpakken
2 personen
Techniek en kabels inpakken
2 personen
Sprekersbriefing versturen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Zaal en entree inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Podiumruimte inrichten
3 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekerslounge inrichten
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet opnieuw aanvullen
3 personen
Dinerbuffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Laatste vragenronde begeleiden
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Restanten veilig koelen
2 personen
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Zaal opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten doneren of afvoeren
2 personen
Presentaties archiveren
Bedankbericht versturen
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 60
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Sprekerstafel
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Presentatieklikker
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelbakkenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 60
Naambadgehoudersaantal 60
Menukaartenaantal 12
Bewegwijzeringsbordenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag sprekers daarna om hun informatie en presentatie uiterlijk enkele dagen voor het congres aan te leveren, zodat je de volgorde en techniek kunt testen.
Verzamel dieetwensen direct via het aanmeldformulier en geef het definitieve aantal deelnemers op tijd door aan de catering. Controleer daarnaast of menukaarten en serveerbestek aansluiten op het diner en de pauzemomenten.
Plan de registratie apart van de inhoudelijke start. Zet de registratietafel klaar met naamkaartjes en registratiemateriaal en deel route- en parkeerinformatie uiterlijk in de bevestiging aan deelnemers.
Test beamer, projectiescherm, draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel en presentatieklikker vóór opening. Leg laptop, verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels bij elkaar; ontbrekende aansluitingen vallen anders pas bij de eerste spreker op.
Maak op de dag vóór het congres onderscheid tussen houdbare voorraad en verse producten. Zet koffiezetapparaten en waterkokers klaar, maar controleer verse producten nog een keer voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een voedselcongres organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en het benaderen van sprekers. Reserveer catering en techniek zodra de verwachte groepsgrootte en het programma voldoende duidelijk zijn.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een voedselcongres?: Stuur de uitnodiging ongeveer 6 tot 8 weken voor het congres. Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je dieetwensen, catering, naamkaartjes en zaalindeling kunt afronden.
Wanneer moeten sprekers hun presentatie aanleveren?: Vraag presentaties en sprekersinformatie uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vóór het congres op. Test daarna alle bestanden op de laptop en controleer of beeldverhouding, video en geluid werken.
Wat moet ik op de congresdag als eerste controleren?: Open de locatie minstens 2 uur vóór de ontvangst van deelnemers. Controleer eerst registratie, zaalopstelling, techniek en catering; zo houd je nog tijd over voor een ontbrekende kabel, presentatie of levering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.