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Lebensmittelkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Lebensmittelkongress steht und fällt mit sauberer Abstimmung: Programm, Referenten, Catering, Technik und Teilnehmerdaten müssen rechtzeitig zusammenpassen. Beginnen Sie mit Datum und Location, bevor Sie Einladungen verschicken. Danach folgen Anmeldung, Sprecherunterlagen und die genaue Erfassung von Ernährungswünschen. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, Präsentationen, Namensschilder, Speisekarten, Kabel und Registrierungsmaterial vollständig zu prüfen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Einladungen gestalten

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Sprecherinformationen sammeln

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm veröffentlichen

  • Bestätigung an Teilnehmer senden

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Speisekarten entwerfen

  • Route und Parken teilen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Frische Produkte prüfen

    2 Personen

  • Registrierungsmaterial einpacken

    2 Personen

  • Technik und Kabel einpacken

    2 Personen

  • Sprecherbriefing versenden

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    3 Personen

  • Saal und Eingang inspizieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Lautstärke testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Sprecherlounge einrichten

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungspresentation moderieren

    2 Personen

  • Sprecher technisch unterstützen

    2 Personen

  • Kaffeepause vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet wieder auffüllen

    3 Personen

  • Abendbuffet servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Podiumsdiskussion moderieren

    2 Personen

  • Letzte Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

    2 Personen

  • Reste sicher kühlen

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Raum aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste spenden oder entsorgen

    2 Personen

  • Präsentationen archivieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Anwesenheitsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongressstühleAnz. 60
  • TischeAnz. 12
  • Registrierungstisch
  • Rednertisch
  • HockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • Präsentationsklicker
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 2
  • FlipchartAnz. 2
  • Flipchart-MarkerAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • KühlwannenAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 60
  • NamensschildhalterAnz. 60
  • SpeisekartenAnz. 12
  • WegweiserAnz. 8
  • TischdekorationAnz. 12

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 8

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Legen Sie Programm und Referenten mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress fest. So bleibt genug Zeit, Sprecherinformationen einzusammeln und das Programm zu veröffentlichen.
  • Verschicken Sie die Einladungen erst, wenn Anmeldeformular, Ablauf und Veranstaltungsort feststehen. Planen Sie anschließend 2 bis 3 Wochen für Rückmeldungen und Nachfragen ein.
  • Erfassen Sie Ernährungswünsche nicht nur beim Catering, sondern verknüpfen Sie sie mit der Teilnehmerliste. Prüfen Sie die Angaben spätestens 5 Tage vor dem Kongress und geben Sie sie gesammelt an das Catering weiter.
  • Sammeln Sie Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn. Testen Sie Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Präsentationsklicker anschließend mit den tatsächlichen Dateien.
  • Packen Sie Registrierungsmaterial, Namensschilder, Technik und Kabel am Vortag in getrennte, beschriftete Kisten. Öffnen Sie die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass, damit Aufbau und Funktionstest nicht mit der Registrierung kollidieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Lebensmittelkongress organisieren?
Starten Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Für bekannte Referenten oder umfangreiches Catering sind 3 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll.
Wann sollte man die Einladungen für einen Lebensmittelkongress verschicken?
Verschicken Sie die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin, sobald Anmeldeformular, Programm und Route feststehen. Setzen Sie die Anmeldefrist ungefähr 2 Wochen vor dem Kongress.
Wie viele Tage vorher müssen Ernährungswünsche erfasst werden?
Prüfen und bündeln Sie Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung. So kann das Catering Sonderkost einplanen und die Speisekarten entsprechend vorbereiten.
Wann sollte die Technik für den Lebensmittelkongress getestet werden?
Sammeln Sie alle Präsentationen 48 Stunden vorher und testen Sie die Technik spätestens am Vortag mit den Originaldateien. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest von etwa 30 Minuten.

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